Pour fusionner les contacts en double dans HubSpot, confirmez d’abord que les fiches concernent la même personne, puis notez les valeurs actuelles et les relations avec les entreprises que vous souhaitez conserver. Examinez ces choix avant d’utiliser Merge, puis comparez le contact obtenu avec ceux-ci. HubSpot indique qu’une fusion de fiches ne peut pas être annulée. Une question d’identité non résolue doit donc vous conduire à arrêter la procédure.
Vous voyez peut-être deux fois un nom familier, avec des numéros de téléphone et des responsables différents. Nous commençons par déterminer ce que doit voir la prochaine personne qui ouvrira ce contact. La réduction de la liste de contacts peut attendre que ces décisions soient claires.
Pourquoi des contacts correspondants peuvent-ils être différents?
Un nom identique laisse plusieurs questions ouvertes: les fiches représentent-elles la même personne, quelles informations sont actuelles et si certaines relations relèvent de travaux antérieurs? Un changement d’employeur peut expliquer une adresse différente, mais il doit être confirmé. Considérez la paire comme une question à examiner avant de choisir la fiche à conserver.
Le lien d’identité est incertain. Une boîte de réception partagée ou le standard d’une entreprise peut servir à plusieurs personnes. Si votre seule explication est la ressemblance des noms, demandez à la personne responsable d’effectuer une vérification par un canal de contact établi et conservez les fiches séparées dans l’intervalle.
Les valeurs utiles se trouvent dans des fiches différentes. Le propriétaire actuel du contact peut figurer sur une fiche tandis que le numéro de téléphone approuvé se trouve sur l’autre. Choisir la fiche modifiée le plus récemment ne permet pas de savoir qui a changé la valeur ni pourquoi.
Une ancienne relation reste utile. Un ancien employeur peut expliquer un devis qui demeure pertinent. Conserver ce contexte et choisir l’employeur actuel sont deux décisions distinctes. Un ancien nom d’entreprise dans l’historique ne doit pas nécessairement correspondre à la fiche d’entreprise utilisée par vos collègues pour le travail en cours.
D’après le guide HubSpot sur l’historique des propriétés, vous pouvez examiner les modifications, les dates et les sources d’une valeur. Utilisez cet historique pour étudier un conflit, puis convenez de la valeur actuelle avec la personne qui connaît la relation.
Examinez cette paire fictive avant de choisir la fiche à conserver
Dans cet exemple inventé, la fiche A représente la relation de travail actuelle et la fiche B contient le numéro de téléphone direct à privilégier. La personne a confirmé le lien entre l’ancienne adresse et l’adresse actuelle, ainsi que la validité du numéro direct. Ces confirmations sont des hypothèses propres à l’exercice. Aucune donnée client ni aucun compte HubSpot actif n’a été utilisé.
Appelons A la fiche de l’employeur actuel et B la fiche de l’ancien employeur. Le résultat prévu ci-dessous est une décision écrite prise avant toute opération. Sans la confirmation d’identité donnée dans l’exemple, arrêtez-vous ici et conservez les deux fiches séparées.
| Élément | Fiche A | Fiche B | Résultat prévu |
|---|---|---|---|
| Adresse professionnelle actuelle confirmée | Ancienne adresse professionnelle confirmée | Utiliser l’adresse actuelle pour le contact de travail | |
| Téléphone | Ancien numéro de bureau | Numéro direct préféré confirmé | Choisir le numéro direct de B |
| Propriétaire du contact | Personne chargée de la demande actuelle | Ancien responsable du compte | Conserver le propriétaire convenu pour A |
| Entreprise | Employeur actuel, libellé Primary | Ancien employeur, libellé Primary | L’employeur actuel est Primary; conserver le lien historique pertinent |
| Relation avec une transaction | Demande actuelle | Devis antérieur | Examiner les deux transactions distinctes; aucune fusion de transactions n’est proposée |
Pour fusionner les contacts en double dans cet exemple, nous choisirions A comme fiche de contact à conserver après la fusion. Ce choix ne résout pas le conflit concernant le téléphone. Le guide de HubSpot sur la fusion décrit la sélection des valeurs de propriétés conservées et les exceptions à sa préférence habituelle pour la valeur principale. Examinez donc les champs nécessaires au lieu de supposer que chaque choix suivra A.
Une association est un lien vers une autre fiche, par exemple une entreprise ou une transaction. Le libellé Primary d’une association d’entreprise indique un rôle au sein de ces liens. HubSpot précise que l’entreprise portant le libellé Primary dans la fiche conservée est prioritaire lors d’une fusion; l’autre lien d’entreprise subsiste sans ce libellé. Comparez le libellé réel avec le résultat prévu.
Notez l’entreprise à associer et son rôle Primary prévus. Ouvrez la fiche de cette entreprise et vérifiez le rôle de cette entreprise dans les associations du contact. Le nom de l’entreprise ne suffit pas à terminer le contrôle.
Comment fusionner les contacts en double après l’examen
N’utilisez la procédure depuis une fiche individuelle qu’après avoir réglé les questions d’identité, de choix des champs et de rôles des entreprises, et lorsque vous connaissez les conséquences de la fusion sur les travaux associés. Demandez à l’administrateur responsable d’expliquer toute automatisation active ou référence externe dont vous dépendez. Si une dépendance essentielle reste incertaine, laissez la paire en attente jusqu’à ce que la personne responsable puisse l’expliquer.
- Consignez l’état initial convenu. Conservez les références des fiches d’origine et les valeurs prévues dans l’espace de stockage approuvé par l’entreprise. Si vous effectuez un export, examinez le contenu réel du fichier. Le guide d’exportation de HubSpot distingue les propriétés et les associations des fiches des exports d’activités. Un fichier constitue un élément de comparaison, pas un plan de récupération complet.
- Vérifiez les autorisations et les conditions du compte. Le guide de fusion exige l’autorisation Merge records ou Super Admin. Si vous ne la possédez pas, demandez à une personne déjà autorisée d’agir. Selon HubSpot, le comportement de l’identifiant du contact (ID) et des workflows (automatisation) peut dépendre de l’activation de la version bêta publique Primary ID Preservation dans le compte. Avant la fusion, demandez à l’administrateur de consigner le comportement applicable ici et dans les intégrations qui utilisent cet ID de contact.
- Ouvrez le contact A, c’est-à-dire la fiche que vous souhaitez conserver. La procédure manuelle documentée par HubSpot consiste à accéder à CRM > Contacts, à ouvrir A, puis à choisir Actions > Merge et à sélectionner B. Certains comptes affichent More avant CRM. Il s’agit de la procédure depuis une fiche individuelle, distincte du gestionnaire des doublons.
- Comparez les valeurs réellement conservées. Utilisez Set properties to review pour afficher les propriétés pertinentes, puis Apply. Comparez l’adresse e-mail actuelle, le téléphone et le propriétaire sélectionnés avec votre décision. Si une valeur ou une association requise nécessite une autre modification autorisée, clarifiez ce point avant de continuer. Ne supposez pas que la boîte de dialogue l’a résolu.
- Confirmez uniquement la paire examinée. Vérifiez à nouveau les références des fiches, puis utilisez Merge lorsque le résultat écrit et les choix visibles concordent. Gardez la décision écrite à disposition pour le contrôle ultérieur. Une paire douteuse peut rester séparée.
Que devez-vous vérifier sur le contact fusionné?
Ouvrez le contact obtenu et comparez-le à la même décision écrite, en commençant par les champs qui serviront lors de la prochaine conversation. Vérifiez chaque relation pertinente séparément et consignez l’identifiant obtenu. Le but est de vérifier la fiche de travail prévue. L’examen de certains éléments ne peut pas établir que l’intégralité de l’historique ou chaque intégration est correcte.
Pour la paire fictive, vérifiez l’adresse e-mail actuelle, le téléphone que vous utiliserez et le propriétaire attribué. Ouvrez les liens vers les entreprises et confirmez que l’employeur actuel porte le libellé Primary. Examinez séparément la demande et le devis, ainsi que les activités pertinentes que vous reconnaissez dans leurs historiques, sans les traiter comme des transactions en double.
Demandez à la personne responsable de vérifier le prochain suivi prévu et chaque référence de contact utilisée par une intégration ou un rapport important. Si un élément ne correspond pas, suspendez les travaux qui dépendent de cette valeur et étudiez le problème avec l’administrateur. Un export ou un historique visible ne permet pas d’annuler une fusion.
Lorsque le résultat correspond à la décision convenue, recherchez comment cette paire est entrée dans le CRM. Un import, un formulaire de demande ou une intégration peut nécessiter une règle plus claire pour déterminer quand créer un contact et quand mettre à jour un contact existant. Nos contrôles du nettoyage des données CRM et des intégrations commencent par ce parcours entrant et les choix de valeurs nécessaires. Les contrôles plus larges de la qualité des données CRM couvrent les problèmes qui dépassent cette paire individuelle.
Que mesurer avant le prochain nettoyage
Consignez les contrôles effectués et les questions encore ouvertes afin de les comparer lors de l’examen de la prochaine paire suspecte. Notez séparément l’origine des nouveaux candidats. La personne responsable du processus disposera ainsi d’éléments concrets à étudier, sans considérer une baisse du nombre de contacts comme la preuve d’un résultat correct.
- Décisions non résolues concernant les champs ou les relations: consignez-les pendant l’examen et vérifiez que vous avez résolu chacune d’elles avant d’utiliser le contact.
- Échecs des contrôles du résultat: enregistrez la valeur, le libellé d’entreprise ou le lien incorrect, puis contrôlez votre correction.
- Nouvelles paires suspectes par parcours entrant: comparez les nouveaux candidats après des changements apportés aux imports, aux formulaires ou aux intégrations; étudiez le parcours lorsqu’ils réapparaissent.
Si le contact alimente des rapports publicitaires, demandez comment les identifiants des contacts, des demandes et des ventes sont liés avant de vous fier à un total modifié. Dans le cadre de la mesure de la publicité payante au moyen du CRM, nous vérifions explicitement ces relations. La simple fusion de contacts ne prouve pas que les événements de conversion ou l’historique d’acquisition ont été rapprochés.
Notre intervention
Nous commençons par la paire suspecte, notons les valeurs dont l’équipe a besoin et vérifions quels formulaires, imports ou intégrations utilisent ce contact. Nous retraçons ensuite le parcours qui a créé le doublon. Si vous souhaitez obtenir de l’aide pour examiner ce parcours, décrivez-le dans un court brief. N’envoyez ni exports de contacts ni identifiants de connexion.
