Щоб об’єднати дублікати контактів у HubSpot, спочатку підтвердьте, що записи належать тій самій особі, а потім занотуйте поточні значення та зв’язки з компаніями, які потрібно зберегти. Перегляньте цей вибір перед використанням функції Merge, а після операції порівняйте з ним отриманий контакт. HubSpot зазначає, що записи неможливо роз’єднати, тому нерозв’язане питання ідентичності є причиною зупинитися.
Ви можете двічі бачити знайоме ім’я з різними номерами телефону та різними призначеними колегами. Спочатку ми визначимо, що має побачити наступна людина, яка відкриє цей контакт. Скорочення списку контактів може зачекати, доки ці рішення не стануть зрозумілими.
Чому контакти з однаковими даними можуть відрізнятися?
Однакове ім’я залишає кілька відкритих питань: чи представляють записи ту саму особу, які відомості є поточними та чи стосуються деякі зв’язки попередньої роботи. Зміна роботодавця може пояснити іншу адресу, але це потрібно підтвердити. Розглядайте пару як питання, яке слід дослідити, перш ніж вибирати запис для збереження.
Не підтверджено, що записи стосуються тієї самої особи. Спільною поштовою скринькою або номером комутатора компанії можуть користуватися різні люди. Якщо ваше єдине пояснення полягає в подібності імен, попросіть відповідального колегу провести перевірку через усталений канал зв’язку, а тим часом залиште записи окремими.
Корисні значення містяться в різних записах. Поточного власника контакту може бути зазначено в одній картці, а підтверджений номер телефону в іншій. Вибір запису, відредагованого останнім, залишає без відповіді питання про те, хто змінив значення й чому.
Старий зв’язок досі має значення. Попередній роботодавець може пояснювати цінову пропозицію, яка залишається актуальною. Збереження цього контексту та вибір поточного роботодавця є окремими рішеннями. Стара назва компанії в історії не обов’язково відповідає запису компанії, який колеги використовують у поточній роботі.
Згідно з посібником HubSpot з історії властивостей, ви можете перевірити зміни значення, дати та джерела. Використовуйте цей журнал, щоб дослідити суперечність, а потім узгодьте поточне значення з колегою, який знає цей зв’язок.
Перевірте вигадану пару перед об’єднанням дублікатів контактів
У цьому вигаданому прикладі запис A представляє поточні робочі відносини, а запис B містить бажаний прямий номер телефону. Людина підтвердила зв’язок між старою та поточною адресами, а також актуальність прямого номера. Ці підтвердження є припущеннями вправи. Жодні записи клієнтів або активний обліковий запис HubSpot не використовувалися.
Назвімо A записом поточного роботодавця, а B записом колишнього роботодавця. Наведений нижче очікуваний результат є письмовим рішенням, прийнятим до будь-якої операції. Без підтвердження особи, передбаченого в прикладі, зупиніться на цьому етапі й залиште пару окремою.
| Елемент | Запис A | Запис B | Очікуваний результат |
|---|---|---|---|
| Електронна пошта | Підтверджена поточна робоча адреса | Підтверджена колишня робоча адреса | Використовувати поточну адресу для робочого контакту |
| Телефон | Колишній офісний номер | Підтверджений бажаний прямий номер | Вибрати прямий номер із B |
| Власник контакту | Колега, який опрацьовує поточний запит | Колишній власник облікового запису | Зберегти узгодженого власника з A |
| Компанія | Поточний роботодавець із міткою Primary | Колишній роботодавець із міткою Primary | Поточний роботодавець є компанією з міткою Primary; зберегти доречний історичний зв’язок |
| Зв’язок з угодою | Поточний запит | Попередня цінова пропозиція | Перевірити обидві окремі угоди; їх об’єднання не пропонується |
Щоб об’єднати дублікати контактів у цьому прикладі, ми вибрали б A як запис контакту, що має залишитися після об’єднання. Однак цей вибір не розв’язує суперечність щодо телефону. Посібник HubSpot з об’єднання описує вибір значень властивостей, які зберігаються, і винятки зі звичайної переваги основного значення. Тому перевіряйте потрібні поля, а не припускайте, що кожен вибір наслідує A.
Асоціація є зв’язком з іншим записом, наприклад компанією чи угодою. Мітка Primary в асоціації з компанією визначає роль у межах таких зв’язків. HubSpot зазначає, що під час об’єднання пріоритет має компанія з міткою Primary в записі, який ви зберігаєте. Зв’язок з іншою компанією залишається без цієї мітки. Порівняйте фактичну мітку з очікуваним результатом.
Запишіть очікувану пов’язану компанію та її роль Primary. Відкрийте запис цієї компанії та перевірте роль цієї компанії у зв’язках контакту. Самої назви компанії недостатньо для завершення перевірки.
Як виконати об’єднання дублікатів контактів після перевірки
Використовуйте шлях через окремий запис лише після того, як визначили особу, вибір полів і ролі компаній, а також з’ясували наслідки об’єднання для пов’язаних процесів. Попросіть відповідального адміністратора пояснити всі активні автоматизації або зовнішні посилання, на які ви покладаєтеся. Якщо важлива залежність незрозуміла, залиште пару в стані очікування, доки відповідальний колега її не пояснить.
- Зафіксуйте узгоджений початковий стан. Зберігайте посилання на початкові записи та очікувані значення в схваленому компанією сховищі. Якщо ви експортуєте дані, перевірте фактичний вміст файлу. Посібник HubSpot з експорту відокремлює властивості й асоціації записів від експорту дій. Файл є матеріалом для порівняння, а не повним планом відновлення.
- Перевірте дозволи та умови облікового запису. Посібник з об’єднання вимагає дозволу Merge records або ролі Super Admin. Якщо у вас немає такого дозволу, попросіть виконати дію вже уповноважену особу. HubSpot повідомляє, що поведінка ідентифікатора контакту (ID) та workflow (автоматизації) може залежати від того, чи активована в обліковому записі загальнодоступна бета-версія Primary ID Preservation. Перед об’єднанням попросіть адміністратора задокументувати, яка поведінка застосовується тут і в інтеграціях, що використовують цей ID контакту.
- Відкрийте контакт A, тобто запис, який потрібно зберегти. Задокументований HubSpot ручний шлях: CRM > Contacts, відкрити A, а потім вибрати Actions > Merge та вибрати B. У деяких облікових записах перед CRM відображається More. Це шлях через окремий запис, який відрізняється від менеджера дублікатів.
- Порівняйте фактично збережені значення. Скористайтеся функцією Set properties to review, щоб показати потрібні властивості, а потім виберіть Apply. Порівняйте вибрані поточну адресу електронної пошти, телефон і власника зі своїм рішенням. Якщо необхідне значення або асоціація потребує іншого авторизованого редагування, з’ясуйте це перед продовженням. Не припускайте, що діалогове вікно вже розв’язало питання.
- Підтвердьте лише перевірену пару. Ще раз перевірте посилання на записи, а потім скористайтеся функцією Merge, коли письмовий результат і видимий вибір збігаються. Збережіть письмове рішення для подальшої перевірки. Сумнівну пару можна залишити окремою.
Що потрібно перевірити в об’єднаному контакті?
Відкрийте отриманий контакт і порівняйте його з тим самим письмовим рішенням, починаючи з полів, які хтось використовуватиме під час наступної розмови. Перевірте кожен доречний зв’язок окремо та запишіть отриманий ідентифікатор. Мета полягає в перевірці очікуваного робочого запису. Перегляд вибраних елементів не може довести, що кожен фрагмент історії або кожна інтеграція є правильними.
Для вигаданої пари перевірте поточну адресу електронної пошти, номер телефону, який використовуватимете, і призначеного власника. Відкрийте зв’язки з компаніями та підтвердьте, що поточний роботодавець має мітку Primary. Перевірте окремі запит і цінову пропозицію, а також доречні дії, які ви впізнаєте в їхній історії, не вважаючи їх дублікатами угод.
Попросіть відповідального колегу перевірити наступну заплановану дію й кожне посилання на контакт, яке використовує важлива інтеграція або звіт. Якщо щось не збігається, призупиніть роботу, що залежить від цього значення, і дослідіть проблему разом з адміністратором. Експорт або видимий журнал історії не надають операції роз’єднання.
Коли результат відповідатиме узгодженому рішенню, простежте, як ця пара потрапила до CRM. Для імпорту, форми запиту або інтеграції може знадобитися чіткіше правило щодо того, коли створювати новий контакт, а коли оновлювати наявний. Наші перевірки очищення даних CRM та інтеграцій починаються із цього вхідного шляху та потрібних для нього рішень щодо полів. Ширші перевірки якості даних CRM охоплюють проблеми за межами цієї окремої пари.
Що вимірювати перед наступним очищенням
Запишіть виконані перевірки й питання, які залишаються відкритими, щоб порівняти їх під час перегляду наступної підозрілої пари. Окремо занотуйте, звідки надійшли нові кандидати. Це дасть відповідальній за процес людині конкретний матеріал для дослідження, не перетворюючи зменшення кількості контактів на доказ правильного результату.
- Нерозв’язані рішення щодо полів або зв’язків: записуйте їх під час перевірки та з’ясовуйте, чи кожне з них було розв’язано до використання контакту.
- Невдалі перевірки результату: зафіксуйте неправильне значення, мітку компанії або зв’язок, а потім перевірте виправлення.
- Нові підозрілі пари за вхідним шляхом: порівнюйте нових кандидатів після змін в імпорті, формах або інтеграціях. Якщо вони з’являються знову, дослідіть цей шлях.
Якщо контакт передає дані до рекламних звітів, перш ніж довіряти зміненому підсумку, запитайте, як пов’язані ідентифікатори контакту, запиту та продажу. Під час вимірювання платної реклами через CRM ми явно перевіряємо ці зв’язки. Саме лише об’єднання контактів не є доказом узгодження подій конверсії або історії залучення.
Як ми долучаємося
Ми починаємо з підозрілої пари, записуємо потрібні команді значення та перевіряємо, які форми, імпорти або інтеграції використовують цей контакт. Потім простежуємо шлях, що створив дублікат. Якщо вам потрібна допомога з перевіркою цього шляху, опишіть його в короткому брифі. Не надсилайте експортовані контакти або облікові дані.
