Um doppelte Kontakte in HubSpot zusammenzuführen, bestätigen Sie zunächst, dass die Datensätze zur selben Person gehören. Notieren Sie anschließend die aktuellen Werte und Firmenbeziehungen, die Sie behalten möchten. Prüfen Sie diese Entscheidungen, bevor Sie Merge verwenden, und gleichen Sie den resultierenden Kontakt danach mit ihnen ab. Laut HubSpot können Datensätze nicht wieder getrennt werden. Eine ungeklärte Identitätsfrage ist daher ein Grund, den Vorgang abzubrechen.
Möglicherweise sehen Sie einen vertrauten Namen zweimal, jeweils mit unterschiedlichen Telefonnummern und zuständigen Personen. Wir entscheiden zuerst, was die nächste Person sehen muss, die diesen Kontakt öffnet. Eine kleinere Kontaktliste kann warten, bis diese Entscheidungen geklärt sind.
Warum können übereinstimmende Kontakte voneinander abweichen?
Ein übereinstimmender Name lässt mehrere Fragen offen: ob die Datensätze dieselbe Person darstellen, welche Angaben aktuell sind und ob manche Beziehungen zu früheren Vorgängen gehören. Ein Arbeitgeberwechsel kann eine andere Adresse erklären, muss aber bestätigt werden. Betrachten Sie das Paar als eine zu untersuchende Frage, bevor Sie den zu behaltenden Datensatz auswählen.
Die Identitätsverknüpfung ist unsicher. Ein gemeinsames Postfach oder die Telefonzentrale eines Unternehmens kann von verschiedenen Personen genutzt werden. Wenn Ihre einzige Erklärung darin besteht, dass die Namen ähnlich aussehen, bitten Sie die zuständige Person um eine Bestätigung über einen etablierten Kontaktweg und lassen Sie die Datensätze bis dahin getrennt.
Nützliche Werte befinden sich in verschiedenen Datensätzen. Die aktuell zuständige Person kann auf einer Karte stehen, während sich die bestätigte Telefonnummer auf der anderen befindet. Wenn Sie einfach den zuletzt bearbeiteten Datensatz wählen, bleibt ungeklärt, wer den Wert aus welchem Grund geändert hat.
Eine alte Beziehung erfüllt weiterhin einen Zweck. Ein früherer Arbeitgeber kann ein noch relevantes Angebot erklären. Diesen Kontext zu bewahren und den aktuellen Arbeitgeber auszuwählen, sind getrennte Entscheidungen. Ein alter Firmenname im Verlauf muss nicht dem Firmendatensatz entsprechen, den Kolleginnen und Kollegen für die aktuelle Arbeit verwenden.
Laut HubSpots Leitfaden zum Eigenschaftenverlauf können Sie Änderungen, Datumsangaben und Quellen eines Werts prüfen. Untersuchen Sie anhand dieses Verlaufs einen Konflikt und stimmen Sie den aktuellen Wert anschließend mit der Person ab, die die Beziehung kennt.
Prüfen Sie dieses fiktive Paar, bevor Sie den verbleibenden Datensatz wählen
In diesem erfundenen Beispiel steht Datensatz A für die aktuelle Arbeitsbeziehung, während Datensatz B die bevorzugte direkte Telefonnummer enthält. Die Person hat die Verbindung zwischen der alten und der aktuellen Adresse sowie die fortbestehende Richtigkeit der Direktnummer bestätigt. Diese Bestätigungen sind Annahmen der Übung. Es wurden weder Kundendatensätze noch ein aktiver HubSpot-Account verwendet.
Bezeichnen Sie A als Datensatz des aktuellen Arbeitgebers und B als Datensatz des früheren Arbeitgebers. Das nachstehende beabsichtigte Ergebnis ist eine schriftliche Entscheidung vor jedem Vorgang. Ohne die Identitätsbestätigung aus dem Beispiel brechen Sie hier ab und lassen das Paar getrennt.
| Element | Datensatz A | Datensatz B | Beabsichtigtes Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Bestätigte aktuelle Geschäftsadresse | Bestätigte frühere Geschäftsadresse | Aktuelle Adresse für den Arbeitskontakt verwenden | |
| Telefon | Frühere Büronummer | Bestätigte bevorzugte Direktnummer | Direktnummer von B auswählen |
| Kontaktinhaber | Für die aktuelle Anfrage zuständige Person | Früherer Account-Inhaber | Abgestimmten Inhaber von A beibehalten |
| Firma | Aktueller Arbeitgeber, als Primary gekennzeichnet | Früherer Arbeitgeber, als Primary gekennzeichnet | Aktueller Arbeitgeber ist Primary; relevante historische Verknüpfung beibehalten |
| Deal-Beziehung | Aktuelle Anfrage | Früheres Angebot | Beide unterschiedlichen Deals prüfen; keine Deal-Zusammenführung vorgesehen |
Um in diesem Beispiel doppelte Kontakte zusammenzuführen, würden wir A als den Kontaktdatensatz wählen, der nach der Zusammenführung bestehen bleiben soll. Dadurch bleibt der Konflikt bei der Telefonnummer dennoch zu klären. HubSpots Leitfaden zur Zusammenführung beschreibt die Auswahl beizubehaltender Eigenschaftswerte und Ausnahmen von der üblichen Bevorzugung des primären Werts. Prüfen Sie deshalb die benötigten Felder, statt anzunehmen, dass jede Auswahl A folgt.
Eine Zuordnung ist eine Verknüpfung mit einem anderen Datensatz, etwa einer Firma oder einem Deal. Die Kennzeichnung Primary bei einer Firmenzuordnung bezeichnet eine Rolle innerhalb dieser Verknüpfungen. Laut HubSpot hat die Firma Vorrang, die in dem von Ihnen beibehaltenen Datensatz als Primary gekennzeichnet ist. Die andere Firmenverknüpfung bleibt ohne diese Kennzeichnung bestehen. Gleichen Sie die tatsächliche Kennzeichnung mit dem beabsichtigten Ergebnis ab.
Notieren Sie die beabsichtigte verknüpfte Firma und deren Rolle als Primary. Öffnen Sie diesen Firmendatensatz und prüfen Sie die Rolle am Kontakt. Der Firmenname allein schließt die Prüfung nicht ab.
So können Sie nach der Prüfung doppelte Kontakte zusammenführen
Nutzen Sie den Weg über den einzelnen Datensatz erst, nachdem Sie Identität, Feldauswahl und Firmenrollen geklärt haben und wissen, was die Zusammenführung für verknüpfte Vorgänge bedeutet. Lassen Sie sich von der zuständigen Administration alle aktiven Automatisierungen oder externen Referenzen erklären, auf die Sie angewiesen sind. Ist eine wesentliche Abhängigkeit unklar, lassen Sie das Paar offen, bis die zuständige Person sie erklären kann.
- Halten Sie den abgestimmten Ausgangszustand fest. Bewahren Sie die ursprünglichen Datensatzreferenzen und Ihre beabsichtigten Werte im genehmigten Speicher des Unternehmens auf. Prüfen Sie bei einem Export, was die Datei tatsächlich enthält. HubSpots Exportleitfaden unterscheidet Datensatzeigenschaften und Zuordnungen von Aktivitätsexporten. Eine Datei ist ein Vergleichsnachweis, kein vollständiger Wiederherstellungsplan.
- Prüfen Sie Berechtigungen und Account-Bedingungen. Der Leitfaden zur Zusammenführung setzt die Berechtigung Merge records oder Super Admin voraus. Bitten Sie eine bereits autorisierte Person, den Vorgang auszuführen, wenn Ihnen diese Berechtigung fehlt. Laut HubSpot kann das Verhalten der Kontaktkennung (ID) und von Workflows (Automatisierung) davon abhängen, ob die öffentliche Beta Primary ID Preservation im Account aktiv ist. Bitten Sie die Administration vor der Zusammenführung zu dokumentieren, welches Verhalten hier und für Integrationen gilt, die diese Kontakt-ID verwenden.
- Öffnen Sie Kontakt A, also den Datensatz, den Sie behalten möchten. Der von HubSpot dokumentierte manuelle Weg lautet CRM > Contacts, A öffnen, anschließend Actions > Merge und B auswählen. In manchen Accounts wird vor CRM zunächst More angezeigt. Dies ist der Weg über den einzelnen Datensatz und nicht der Manager für Duplikate.
- Vergleichen Sie die tatsächlich beibehaltenen Werte. Nutzen Sie Set properties to review, um relevante Eigenschaften einzublenden, und anschließend Apply. Gleichen Sie die ausgewählte aktuelle E-Mail-Adresse, Telefonnummer und zuständige Person mit Ihrer Entscheidung ab. Wenn ein benötigter Wert oder eine Zuordnung eine weitere autorisierte Änderung erfordert, klären Sie dies vor dem Fortfahren. Gehen Sie nicht davon aus, dass der Dialog das Problem bereits gelöst hat.
- Bestätigen Sie nur das geprüfte Paar. Prüfen Sie die Datensatzreferenzen erneut und verwenden Sie Merge erst, wenn das schriftlich festgehaltene Ergebnis und die sichtbare Auswahl übereinstimmen. Halten Sie die schriftliche Entscheidung für die anschließende Prüfung bereit. Ein zweifelhaftes Paar kann getrennt bleiben.
Was sollten Sie am zusammengeführten Kontakt prüfen?
Öffnen Sie den resultierenden Kontakt und gleichen Sie ihn mit derselben schriftlichen Entscheidung ab. Beginnen Sie mit den Feldern, die jemand für das nächste Gespräch verwenden wird. Prüfen Sie jede relevante Beziehung einzeln und halten Sie die resultierende Kennung fest. Ziel ist es, den beabsichtigten Arbeitsdatensatz zu verifizieren. Die Prüfung ausgewählter Elemente kann nicht belegen, dass der gesamte Verlauf und jede Integration korrekt sind.
Prüfen Sie beim fiktiven Paar die aktuelle E-Mail-Adresse, die künftig verwendete Telefonnummer und die zugewiesene zuständige Person. Öffnen Sie die Firmenverknüpfungen und bestätigen Sie, dass der aktuelle Arbeitgeber als Primary gekennzeichnet ist. Prüfen Sie die unterschiedlichen Vorgänge Anfrage und Angebot sowie relevante Aktivitäten, die Sie aus deren Verläufen kennen, ohne sie als doppelte Deals zu behandeln.
Bitten Sie die zuständige Person, die nächste geplante Folgeaktivität und jede von einer wichtigen Integration oder einem wichtigen Bericht verwendete Kontaktreferenz zu prüfen. Wenn etwas abweicht, pausieren Sie alle Arbeiten, die von diesem Wert abhängen, und untersuchen Sie den Fall gemeinsam mit der Administration. Ein Export oder ein sichtbarer Verlauf bietet keine Funktion zum Trennen zusammengeführter Datensätze.
Sobald das Ergebnis der abgestimmten Entscheidung entspricht, verfolgen Sie zurück, wie dieses Paar in das CRM gelangt ist. Für einen Import, ein Anfrageformular oder eine Integration ist möglicherweise eine klarere Regel dazu nötig, wann ein neuer Kontakt angelegt und wann ein vorhandener aktualisiert wird. Unsere CRM-Datenbereinigung und Integrationsprüfungen beginnen bei diesem Eingangsweg und den dafür nötigen Feldentscheidungen. Die umfassenderen Prüfungen der CRM-Datenqualität behandeln Probleme, die über dieses einzelne Paar hinausgehen.
Was Sie vor der nächsten Bereinigung messen sollten
Halten Sie die abgeschlossenen Prüfungen und noch offenen Fragen fest, damit Sie diese beim nächsten verdächtigen Paar vergleichen können. Notieren Sie separat, woher neue Kandidaten stammen. Dadurch erhält die für den Prozess verantwortliche Person konkrete Ansatzpunkte für Untersuchungen, ohne einen Rückgang der Kontaktzahl als Beleg für ein korrektes Ergebnis zu betrachten.
- Ungeklärte Feld- oder Beziehungsentscheidungen: Erfassen Sie diese während der Prüfung und kontrollieren Sie, ob Sie jede Frage geklärt haben, bevor Sie den Kontakt verwenden.
- Fehlgeschlagene Ergebnisprüfungen: Protokollieren Sie den falschen Wert, die falsche Firmenkennzeichnung oder Verknüpfung und prüfen Sie anschließend Ihre Korrektur.
- Neue verdächtige Paare nach Eingangsweg: Vergleichen Sie neue Kandidaten nach Änderungen an Importen, Formularen oder Integrationen. Untersuchen Sie den Weg, wenn sie erneut auftreten.
Wenn der Kontakt in Werbeberichte einfließt, klären Sie die Beziehung zwischen Kontakt-, Anfrage- und Verkaufskennungen, bevor Sie einer geänderten Gesamtsumme vertrauen. Bei der Messung bezahlter Werbung über das CRM prüfen wir diese Beziehungen ausdrücklich. Allein das Zusammenführen von Kontakten ist kein Beleg dafür, dass Conversion-Ereignisse oder die Akquisitionshistorie abgeglichen wurden.
Wo wir Sie unterstützen
Wir beginnen mit dem verdächtigen Paar, notieren die vom Team benötigten Werte und prüfen, welche Formulare, Importe oder Integrationen diesen Kontakt verwenden. Anschließend verfolgen wir den Weg zurück, auf dem das Duplikat entstanden ist. Wenn Sie Hilfe bei der Prüfung dieses Wegs benötigen, beschreiben Sie ihn in einem kurzen Briefing. Senden Sie keine Kontaktexporte oder Zugangsdaten.
