Για τη συγχώνευση διπλότυπων επαφών στο HubSpot, επιβεβαιώστε πρώτα ότι οι εγγραφές ανήκουν στο ίδιο άτομο και κατόπιν καταγράψτε τις τρέχουσες τιμές και τις σχέσεις με εταιρείες που θέλετε να διατηρήσετε. Εξετάστε αυτές τις επιλογές πριν χρησιμοποιήσετε το Merge και κατόπιν ελέγξτε την επαφή που προκύπτει σε σύγκριση με αυτές. Το HubSpot τεκμηριώνει ότι οι εγγραφές δεν μπορούν να διαχωριστούν μετά τη συγχώνευση, επομένως μια ανεπίλυτη αμφιβολία για την ταυτότητα αποτελεί λόγο διακοπής.
Μπορεί να βλέπετε δύο φορές ένα γνώριμο όνομα, με διαφορετικούς αριθμούς τηλεφώνου και διαφορετικούς αρμόδιους συναδέλφους. Ξεκινάμε αποφασίζοντας τι χρειάζεται να δει το επόμενο άτομο που θα ανοίξει αυτή την επαφή. Η μείωση της λίστας επαφών μπορεί να περιμένει μέχρι να αποσαφηνιστούν αυτές οι αποφάσεις.
Γιατί μπορεί να διαφέρουν οι επαφές που φαίνεται να ταιριάζουν;
Ένα όνομα που ταιριάζει αφήνει ανοιχτά αρκετά ερωτήματα: αν οι εγγραφές αντιπροσωπεύουν το ίδιο άτομο, ποια στοιχεία είναι τρέχοντα και αν ορισμένες σχέσεις συνδέονται με προηγούμενη εργασία. Μια αλλαγή εργοδότη μπορεί να εξηγεί μια διαφορετική διεύθυνση, αλλά χρειάζεται επιβεβαίωση. Αντιμετωπίστε το ζεύγος ως ερώτημα προς διερεύνηση πριν επιλέξετε την εγγραφή που θα διατηρηθεί.
Η σύνδεση ταυτότητας είναι αβέβαιη. Ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο ή το τηλεφωνικό κέντρο μιας εταιρείας μπορεί να εξυπηρετεί διαφορετικά άτομα. Αν η μόνη εξήγησή σας είναι ότι τα ονόματα μοιάζουν, ζητήστε από τον αρμόδιο συνάδελφο να κάνει επαλήθευση μέσω ενός καθιερωμένου καναλιού επικοινωνίας και στο μεταξύ αφήστε τις εγγραφές χωριστές.
Χρήσιμες τιμές βρίσκονται σε διαφορετικές εγγραφές. Ο τρέχων κάτοχος λογαριασμού μπορεί να βρίσκεται στη μία κάρτα, ενώ ο εγκεκριμένος αριθμός τηλεφώνου στην άλλη. Η επιλογή της εγγραφής που τροποποιήθηκε πιο πρόσφατα παρακάμπτει το ερώτημα ποιος άλλαξε την τιμή και γιατί.
Μια παλιά σχέση εξακολουθεί να εξυπηρετεί κάποιον σκοπό. Ένας προηγούμενος εργοδότης μπορεί να εξηγεί μια προσφορά που παραμένει σχετική. Η διατήρηση αυτού του πλαισίου και η επιλογή του τρέχοντος εργοδότη είναι ξεχωριστές αποφάσεις. Ένα παλιό όνομα εταιρείας στο ιστορικό δεν χρειάζεται να αντιστοιχεί στην εγγραφή εταιρείας που χρησιμοποιούν οι συνάδελφοι για την τρέχουσα εργασία.
Σύμφωνα με τον οδηγό ιστορικού ιδιοτήτων του HubSpot, μπορείτε να εξετάσετε τις αλλαγές, τις ημερομηνίες και τις πηγές μιας τιμής. Χρησιμοποιήστε αυτό το ίχνος για να διερευνήσετε μια διένεξη και κατόπιν συμφωνήστε την τρέχουσα τιμή με τον συνάδελφο που γνωρίζει τη σχέση.
Εξετάστε αυτό το φανταστικό ζεύγος πριν επιλέξετε ποια εγγραφή θα παραμείνει
Σε αυτό το επινοημένο παράδειγμα, η εγγραφή A αντιπροσωπεύει την τρέχουσα επαγγελματική σχέση και η εγγραφή B περιέχει τον προτιμώμενο απευθείας αριθμό τηλεφώνου. Το άτομο έχει επιβεβαιώσει τη σύνδεση μεταξύ της παλιάς και της τρέχουσας διεύθυνσης, καθώς και ότι ο απευθείας αριθμός παραμένει σωστός. Αυτές οι επιβεβαιώσεις αποτελούν παραδοχές της άσκησης. Δεν χρησιμοποιήθηκαν εγγραφές πελατών ή ενεργός λογαριασμός HubSpot.
Αποκαλούμε την A εγγραφή τρέχοντος εργοδότη και τη B εγγραφή προηγούμενου εργοδότη. Ο παρακάτω πίνακας καταγράφει το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα πριν από οποιαδήποτε ενέργεια. Χωρίς την επιβεβαίωση ταυτότητας του παραδείγματος, σταματήστε εδώ και αφήστε το ζεύγος χωριστό.
| Στοιχείο | Εγγραφή A | Εγγραφή B | Επιδιωκόμενο αποτέλεσμα |
|---|---|---|---|
| Επιβεβαιωμένη τρέχουσα επαγγελματική διεύθυνση | Επιβεβαιωμένη προηγούμενη επαγγελματική διεύθυνση | Χρησιμοποιήστε την τρέχουσα διεύθυνση για την επαφή εργασίας | |
| Τηλέφωνο | Προηγούμενος αριθμός γραφείου | Επιβεβαιωμένος προτιμώμενος απευθείας αριθμός | Επιλέξτε τον απευθείας αριθμό της B |
| Κάτοχος επαφής | Συνάδελφος που χειρίζεται το τρέχον αίτημα | Προηγούμενος κάτοχος λογαριασμού | Διατηρήστε τον συμφωνημένο κάτοχο της A |
| Εταιρεία | Τρέχων εργοδότης, με ετικέτα Primary | Προηγούμενος εργοδότης, με ετικέτα Primary | Ο τρέχων εργοδότης είναι Primary. Διατηρήστε τη σχετική ιστορική σύνδεση |
| Σχέση συμφωνίας | Τρέχον αίτημα | Προηγούμενη προσφορά | Εξετάστε και τις δύο διακριτές συμφωνίες. Δεν προτείνεται συγχώνευση συμφωνιών |
Για τη συγχώνευση διπλότυπων επαφών σε αυτό το παράδειγμα, θα επιλέγαμε την A ως την εγγραφή επαφής που πρέπει να παραμείνει μετά τη συγχώνευση. Αυτή η επιλογή εξακολουθεί να αφήνει ανεπίλυτη τη διένεξη του τηλεφώνου. Ο οδηγός συγχώνευσης του HubSpot περιγράφει την επιλογή των τιμών ιδιοτήτων που διατηρούνται και τις εξαιρέσεις από τη συνήθη προτίμησή του για την κύρια τιμή, επομένως εξετάστε τα πεδία που χρειάζεστε αντί να υποθέσετε ότι κάθε επιλογή ακολουθεί την A.
Μια συσχέτιση είναι ένας σύνδεσμος με άλλη εγγραφή, όπως μια εταιρεία ή μια συμφωνία. Η ετικέτα Primary σε μια συσχέτιση εταιρείας προσδιορίζει έναν ρόλο μέσα σε αυτές τις συνδέσεις. Το HubSpot τεκμηριώνει ότι η εταιρεία με ετικέτα Primary στην εγγραφή που διατηρείτε έχει προτεραιότητα κατά τη συγχώνευση. Η άλλη σύνδεση εταιρείας παραμένει χωρίς αυτή την ετικέτα. Ελέγξτε την πραγματική ετικέτα σε σχέση με το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα.
Καταγράψτε την επιδιωκόμενη συνδεδεμένη εταιρεία και τον ρόλο Primary που έχει. Ανοίξτε την εγγραφή αυτής της εταιρείας και ελέγξτε τον ρόλο στην επαφή. Το όνομα της εταιρείας από μόνο του δεν ολοκληρώνει τον έλεγχο.
Πώς γίνεται η συγχώνευση διπλότυπων επαφών μετά τον έλεγχο
Χρησιμοποιήστε τη διαδικασία από τη μεμονωμένη εγγραφή μόνο αφού διευθετήσετε την ταυτότητα, τις επιλογές πεδίων και τους ρόλους εταιρειών και γνωρίζετε τι σημαίνει η συγχώνευση για τη συνδεδεμένη εργασία. Ζητήστε από τον αρμόδιο διαχειριστή να εξηγήσει οποιονδήποτε ενεργό αυτοματισμό ή εξωτερική αναφορά στην οποία βασίζεστε. Αν μια ουσιώδης εξάρτηση είναι ασαφής, αφήστε το ζεύγος σε εκκρεμότητα μέχρι να μπορέσει να την εξηγήσει ο αρμόδιος συνάδελφος.
- Καταγράψτε τη συμφωνημένη αρχική κατάσταση. Διατηρήστε τις αναφορές των αρχικών εγγραφών και τις επιδιωκόμενες τιμές σας στον εγκεκριμένο χώρο αποθήκευσης της επιχείρησης. Αν κάνετε εξαγωγή, εξετάστε τι περιέχει πραγματικά το αρχείο. Ο οδηγός εξαγωγής του HubSpot διαχωρίζει τις ιδιότητες και τις συσχετίσεις εγγραφών από τις εξαγωγές δραστηριοτήτων. Ένα αρχείο αποτελεί τεκμήριο για σύγκριση, όχι ολοκληρωμένο σχέδιο ανάκτησης.
- Ελέγξτε τα δικαιώματα και τις συνθήκες του λογαριασμού. Ο οδηγός συγχώνευσης απαιτεί το δικαίωμα Merge records ή Super Admin. Αν δεν το έχετε, ζητήστε να ενεργήσει κάποιος που είναι ήδη εξουσιοδοτημένος. Το HubSpot αναφέρει ότι η συμπεριφορά του αναγνωριστικού επαφής (ID) και του workflow (αυτοματισμού) μπορεί να εξαρτάται από το αν είναι ενεργή στον λογαριασμό η δημόσια έκδοση beta Primary ID Preservation. Πριν από τη συγχώνευση, ζητήστε από τον διαχειριστή να καταγράψει ποια συμπεριφορά ισχύει εδώ και για τις ενσωματώσεις που χρησιμοποιούν αυτό το αναγνωριστικό επαφής.
- Ανοίξτε την επαφή A, την εγγραφή που σκοπεύετε να διατηρήσετε. Η τεκμηριωμένη μη αυτόματη διαδικασία του HubSpot είναι CRM > Contacts, άνοιγμα της A, κατόπιν Actions > Merge και επιλογή της B. Μερικοί λογαριασμοί εμφανίζουν το More πριν από το CRM. Αυτή είναι η διαδικασία από τη μεμονωμένη εγγραφή, ξεχωριστή από τη διαχείριση διπλότυπων.
- Συγκρίνετε τις τιμές που πραγματικά διατηρούνται. Χρησιμοποιήστε το Set properties to review για να εμφανίσετε τις σχετικές ιδιότητες και κατόπιν το Apply. Εξετάστε το επιλεγμένο τρέχον email, τηλέφωνο και κάτοχο σε σύγκριση με την απόφασή σας. Αν μια απαιτούμενη τιμή ή συσχέτιση χρειάζεται άλλη εξουσιοδοτημένη επεξεργασία, διευκρινίστε το πριν προχωρήσετε. Μην υποθέσετε ότι το παράθυρο διαλόγου το έχει επιλύσει.
- Επιβεβαιώστε μόνο το ζεύγος που εξετάστηκε. Ελέγξτε ξανά τις αναφορές των εγγραφών και κατόπιν χρησιμοποιήστε το Merge όταν συμφωνούν το γραπτό αποτέλεσμα και οι ορατές επιλογές. Διατηρήστε διαθέσιμη τη γραπτή απόφαση για τον επόμενο έλεγχο. Ένα αμφίβολο ζεύγος μπορεί να παραμείνει χωριστό.
Τι πρέπει να ελέγξετε στη συνδυασμένη επαφή;
Ανοίξτε την επαφή που προκύπτει και συγκρίνετέ την με την ίδια γραπτή απόφαση, αρχίζοντας από τα πεδία που θα χρησιμοποιήσει κάποιος στην επόμενη συνομιλία. Ελέγξτε ξεχωριστά κάθε σχετική σχέση και καταγράψτε το αναγνωριστικό που προκύπτει. Σκοπός είναι η επαλήθευση της επιδιωκόμενης εγγραφής εργασίας. Η εξέταση επιλεγμένων στοιχείων δεν μπορεί να αποδείξει ότι κάθε τμήμα του ιστορικού ή κάθε ενσωμάτωση είναι σωστά.
Για το φανταστικό ζεύγος, ελέγξτε το τρέχον email, το τηλέφωνο που θα χρησιμοποιήσετε και τον εκχωρημένο κάτοχο. Ανοίξτε τις συνδέσεις εταιρειών και επιβεβαιώστε ότι ο τρέχων εργοδότης φέρει την ετικέτα Primary. Εξετάστε το διακριτό αίτημα και τη διακριτή προσφορά, μαζί με σχετικές δραστηριότητες που αναγνωρίζετε από το ιστορικό τους, χωρίς να τα θεωρείτε διπλότυπες συμφωνίες.
Ζητήστε από τον αρμόδιο συνάδελφο να ελέγξει την επόμενη προγραμματισμένη επικοινωνία και κάθε αναφορά επαφής που χρησιμοποιείται από μια σημαντική ενσωμάτωση ή αναφορά. Αν κάτι δεν συμφωνεί, διακόψτε την εργασία που εξαρτάται από αυτή την τιμή και διερευνήστε το με τον διαχειριστή. Μια εξαγωγή ή ένα ορατό ίχνος ιστορικού δεν παρέχει λειτουργία διαχωρισμού μετά τη συγχώνευση.
Μόλις το αποτέλεσμα συμφωνεί με τη συμφωνημένη απόφαση, εντοπίστε πώς εισήλθε αυτό το ζεύγος στο CRM. Μια εισαγωγή, μια φόρμα αιτήματος ή μια ενσωμάτωση μπορεί να χρειάζεται σαφέστερο κανόνα για το πότε δημιουργεί νέα επαφή και πότε ενημερώνει μια υπάρχουσα. Οι έλεγχοι καθαρισμού δεδομένων CRM και ενσωματώσεων ξεκινούν από αυτή την εισερχόμενη διαδρομή και τις αποφάσεις πεδίων που χρειάζεται. Οι ευρύτεροι έλεγχοι ποιότητας δεδομένων CRM καλύπτουν ζητήματα πέρα από αυτό το μεμονωμένο ζεύγος.
Τι να μετρήσετε πριν από τον επόμενο καθαρισμό
Καταγράψτε τους ελέγχους που ολοκληρώσατε και τα ερωτήματα που παραμένουν ανοιχτά, ώστε να τα συγκρίνετε όταν εξετάσετε το επόμενο ύποπτο ζεύγος. Κρατήστε ξεχωριστή σημείωση για την προέλευση των νέων υποψηφίων. Έτσι, ο υπεύθυνος της διαδικασίας έχει κάτι συγκεκριμένο να διερευνήσει, χωρίς να θεωρεί τη μείωση του αριθμού επαφών απόδειξη σωστού αποτελέσματος.
- Ανεπίλυτες αποφάσεις πεδίων ή σχέσεων: καταγράψτε τις κατά τον έλεγχο και εξετάστε αν επιλύσατε καθεμία πριν χρησιμοποιήσετε την επαφή.
- Αποτυχημένοι έλεγχοι αποτελέσματος: καταγράψτε τη λανθασμένη τιμή, ετικέτα εταιρείας ή σύνδεση και κατόπιν ελέγξτε τη διόρθωσή σας.
- Νέα ύποπτα ζεύγη ανά εισερχόμενη διαδρομή: συγκρίνετε νέους υποψηφίους μετά από αλλαγές σε εισαγωγές, φόρμες ή ενσωματώσεις. Διερευνήστε τη διαδρομή όταν επανεμφανίζονται.
Αν η επαφή τροφοδοτεί αναφορές διαφήμισης, ρωτήστε πώς σχετίζονται τα αναγνωριστικά επαφής, αιτήματος και πώλησης πριν εμπιστευτείτε ένα αλλαγμένο σύνολο. Στη μέτρηση πληρωμένης διαφήμισης μέσω του CRM, ελέγχουμε ρητά αυτές τις σχέσεις. Ο συνδυασμός επαφών από μόνος του δεν αποδεικνύει ότι τα συμβάντα μετατροπής ή το ιστορικό απόκτησης έχουν αντιστοιχιστεί σωστά.
Πώς μπορούμε να βοηθήσουμε
Ξεκινάμε με το ύποπτο ζεύγος, καταγράφουμε τις τιμές που χρειάζεται η ομάδα και ελέγχουμε ποιες φόρμες, εισαγωγές ή ενσωματώσεις χρησιμοποιούν αυτή την επαφή. Κατόπιν εντοπίζουμε τη διαδρομή που δημιούργησε το διπλότυπο. Αν χρειάζεστε βοήθεια για να εξετάσετε αυτή τη διαδρομή, περιγράψτε την σε ένα σύντομο brief. Μην στείλετε εξαγωγές επαφών ή διαπιστευτήρια.
