Para fundir contactos duplicados no HubSpot, confirme primeiro que os registos pertencem à mesma pessoa e, depois, anote os valores atuais e as relações com empresas que pretende manter. Reveja essas escolhas antes de utilizar Merge e compare posteriormente o contacto resultante com elas. O HubSpot documenta que não é possível separar registos fundidos, pelo que uma dúvida por resolver sobre a identidade é motivo para parar.
Poderá estar a ver duas vezes um nome conhecido, com números de telefone diferentes e colegas diferentes atribuídos. Começamos por decidir o que a próxima pessoa que abrir esse contacto precisa de ver. Uma lista de contactos mais pequena pode esperar até essas decisões estarem claras.
Porque podem divergir contactos que parecem corresponder?
Um nome igual deixa várias questões em aberto: se os registos representam a mesma pessoa, que dados estão atuais e se algumas relações pertencem a trabalho anterior. Uma mudança de empregador pode explicar um endereço diferente, mas é necessário confirmá-la. Trate o par como uma questão a investigar antes de escolher o registo que ficará.
A ligação de identidade é incerta. Uma caixa de entrada partilhada ou o número geral de uma empresa pode servir pessoas diferentes. Se a sua única explicação for a semelhança dos nomes, peça ao colega responsável que confirme através de um meio de contacto estabelecido e, entretanto, mantenha os registos separados.
Os valores úteis estão em registos diferentes. O atual proprietário da conta pode constar de um cartão, enquanto o número de telefone aprovado consta do outro. Escolher o registo editado mais recentemente ignora a questão de quem alterou o valor e porquê.
Uma relação antiga ainda tem uma finalidade. Um empregador anterior pode explicar um orçamento que continua a ser relevante. Manter esse contexto e escolher o empregador atual são decisões distintas; um nome de empresa antigo no histórico não tem de corresponder ao registo de empresa que os colegas utilizam para o trabalho atual.
Segundo o guia do histórico de propriedades do HubSpot, pode consultar as alterações, datas e origens de um valor. Utilize esse rasto para investigar um conflito e, depois, acorde o valor atual com o colega que conhece a relação.
Reveja este par fictício antes de escolher o registo que fica
Neste exemplo inventado, o registo A representa a relação de trabalho atual e o registo B contém o número de telefone direto preferido. A pessoa confirmou a ligação entre os endereços antigo e atual, bem como que o número direto continua correto. Essas confirmações são pressupostos do exercício; não foram utilizados registos de clientes nem uma conta HubSpot ativa.
Designamos A como o registo do empregador atual e B como o registo do empregador anterior. A tabela abaixo regista o resultado pretendido antes de qualquer operação. Sem a confirmação de identidade do exemplo, pare aqui e mantenha o par separado.
| Elemento | Registo A | Registo B | Resultado pretendido |
|---|---|---|---|
| Endereço profissional atual confirmado | Endereço profissional anterior confirmado | Utilizar o endereço atual para o contacto de trabalho | |
| Telefone | Antigo número do escritório | Número direto preferido confirmado | Escolher o número direto de B |
| Proprietário do contacto | Colega que trata do pedido atual | Antigo proprietário da conta | Manter o proprietário acordado de A |
| Empresa | Empregador atual, com o rótulo Primary | Empregador anterior, com o rótulo Primary | O empregador atual é Primary; manter a ligação histórica relevante |
| Relação com o negócio | Pedido atual | Orçamento anterior | Analisar os dois negócios distintos; não se propõe qualquer fusão de negócios |
Para fundir contactos duplicados neste exemplo, escolheríamos A como o registo de contacto que deve permanecer após a fusão. Essa escolha ainda deixa por resolver o conflito relativo ao telefone. O guia de fusão do HubSpot descreve a escolha dos valores de propriedade a manter e as exceções à preferência habitual pelo valor principal. Por isso, examine os campos necessários em vez de partir do princípio de que todas as escolhas seguem A.
Uma associação é uma ligação a outro registo, como uma empresa ou um negócio. O rótulo Primary numa associação a uma empresa identifica uma função entre essas ligações. O HubSpot documenta que a empresa com o rótulo Primary no registo mantido tem prioridade durante uma fusão; a outra ligação à empresa permanece sem esse rótulo. Compare o rótulo efetivo com o resultado pretendido.
Anote a empresa associada pretendida e a respetiva função Primary. Abra o registo dessa empresa e verifique a função no contacto; o nome da empresa, por si só, não conclui a verificação.
Como fundir contactos duplicados após a revisão
Utilize o percurso através do registo individual apenas depois de resolver a identidade, as escolhas de campos e as funções das empresas, e de saber o que a fusão significa para o trabalho associado. Peça ao administrador responsável que explique qualquer automatização ativa ou referência externa de que depende. Se uma dependência essencial não for clara, mantenha o par pendente até o colega responsável conseguir explicá-la.
- Registe o estado inicial acordado. Guarde as referências originais dos registos e os valores pretendidos no sistema de armazenamento aprovado pela empresa. Se exportar, verifique o que o ficheiro realmente contém. O guia de exportação do HubSpot distingue as propriedades e associações dos registos das exportações de atividades; um ficheiro é uma prova para comparação, não um plano completo de recuperação.
- Verifique as condições de permissão e da conta. O guia de fusão exige a permissão Merge records ou Super Admin. Se não a tiver, peça a alguém já autorizado para executar a ação. O HubSpot indica que o comportamento do identificador do contacto (ID) e do workflow (automatização) pode depender de a versão beta pública Primary ID Preservation estar ativa na conta. Antes da fusão, peça ao administrador que documente o comportamento aplicável neste caso e nas integrações que utilizam esse ID do contacto.
- Abra o contacto A, o registo que pretende manter. O percurso manual documentado pelo HubSpot é CRM > Contacts, abrir A, depois Actions > Merge e selecionar B. Algumas contas apresentam More antes de CRM. Este é o percurso através do registo individual, distinto do gestor de duplicados.
- Compare os valores efetivamente mantidos. Utilize Set properties to review para apresentar as propriedades relevantes e, depois, Apply. Compare o e-mail atual, o telefone e o proprietário selecionados com a sua decisão. Se um valor ou associação necessário exigir outra edição autorizada, esclareça-o antes de prosseguir; não parta do princípio de que a caixa de diálogo o resolveu.
- Confirme apenas o par revisto. Volte a verificar as referências dos registos e utilize Merge quando o resultado escrito e as escolhas visíveis coincidirem. Mantenha a decisão escrita disponível para a verificação posterior. Um par duvidoso pode permanecer separado.
O que deve verificar no contacto combinado?
Abra o contacto resultante e compare-o com a mesma decisão escrita, começando pelos campos que alguém utilizará na próxima conversa. Verifique separadamente cada relação relevante e registe o identificador resultante. O objetivo é confirmar o registo de trabalho pretendido; a inspeção de elementos selecionados não permite demonstrar que todo o histórico ou todas as integrações estão corretos.
Para o par fictício, verifique o e-mail atual, o telefone que utilizará e o proprietário atribuído. Abra as ligações às empresas e confirme que o empregador atual tem o rótulo Primary. Examine o pedido e o orçamento distintos, além das atividades relevantes que reconheça nos respetivos históricos, sem os tratar como negócios duplicados.
Peça ao colega responsável que verifique a próxima ação de acompanhamento planeada e cada referência ao contacto utilizada por uma integração ou relatório importante. Se algo não coincidir, suspenda o trabalho que depende desse valor e investigue com o administrador. Uma exportação ou um rasto de histórico visível não permite anular a fusão.
Quando o resultado coincidir com a decisão acordada, investigue como este par entrou no CRM. Uma importação, um formulário de pedido ou uma integração pode precisar de uma regra mais clara para decidir quando cria um novo contacto e quando atualiza um existente. As nossas verificações de limpeza de dados e integrações do CRM começam por esse percurso de entrada e pelas decisões de campos de que necessita; as verificações mais abrangentes da qualidade dos dados do CRM abrangem problemas que vão além deste par individual.
O que medir antes da próxima limpeza
Registe as verificações concluídas e as questões ainda em aberto para as comparar quando analisar o próximo par suspeito. Mantenha uma nota separada sobre a origem dos novos candidatos. Assim, a pessoa responsável pelo processo terá algo concreto para investigar, sem tratar uma redução do número de contactos como prova de um resultado correto.
- Decisões por resolver sobre campos ou relações: registe-as durante a revisão e verifique se resolveu cada uma antes de utilizar o contacto.
- Verificações do resultado falhadas: registe o valor, o rótulo da empresa ou a ligação incorretos e, depois, verifique a correção.
- Novos pares suspeitos por percurso de entrada: compare novos candidatos após alterações a importações, formulários ou integrações; investigue o percurso quando voltarem a surgir.
Se o contacto alimentar relatórios de publicidade, pergunte como se relacionam os identificadores de contactos, pedidos e vendas antes de confiar num total alterado. Na medição de publicidade paga através do CRM, verificamos explicitamente essas relações. Combinar contactos, por si só, não demonstra que os eventos de conversão ou o histórico de aquisição foram reconciliados.
Onde intervimos
Começamos pelo par suspeito, anotamos os valores de que a equipa necessita e verificamos que formulários, importações ou integrações utilizam esse contacto. Depois, seguimos o percurso que criou o duplicado. Se precisar de ajuda para rever esse percurso, descreva-o num breve pedido; não envie exportações de contactos nem credenciais.
