Per unire contatti duplicati in HubSpot, verifica prima che i record appartengano alla stessa persona, quindi annota i valori correnti e le relazioni con le aziende che vuoi conservare. Riesamina queste scelte prima di usare Merge e, successivamente, confronta con esse il contatto risultante. HubSpot specifica che i record non possono essere separati dopo l’unione, quindi una questione irrisolta sull’identità è un motivo per fermarsi.
Potresti vedere due volte un nome noto, con numeri di telefono diversi e colleghi assegnati differenti. Iniziamo decidendo che cosa dovrà vedere la prossima persona che aprirà quel contatto. La riduzione dell’elenco dei contatti può attendere finché queste decisioni non saranno chiare.
Perché contatti apparentemente uguali possono essere discordanti?
Un nome uguale lascia aperte diverse domande: se i record rappresentino la stessa persona, quali dati siano correnti e se alcune relazioni appartengano ad attività precedenti. Un cambio di datore di lavoro può spiegare un indirizzo diverso, ma deve essere confermato. Considera la coppia come una questione da indagare prima di scegliere il record da conservare.
Il collegamento tra le identità è incerto. Una casella condivisa o il centralino aziendale possono servire persone diverse. Se l’unica spiegazione è che i nomi si somigliano, chiedi al collega responsabile di effettuare una verifica attraverso un canale di contatto consolidato e, nel frattempo, lascia separati i record.
I valori utili si trovano in record diversi. Il titolare del contatto corrente potrebbe figurare su una scheda, mentre il numero di telefono approvato si trova sull’altra. Scegliere il record modificato più di recente elude la domanda su chi abbia cambiato il valore e perché.
Una vecchia relazione ha ancora una funzione. Un datore di lavoro precedente può spiegare un preventivo ancora pertinente. Conservare tale contesto e scegliere il datore di lavoro corrente sono decisioni distinte; il nome di una vecchia azienda nella cronologia non deve necessariamente corrispondere al record aziendale usato dai colleghi per le attività correnti.
Secondo la guida di HubSpot sulla cronologia delle proprietà, puoi esaminare le modifiche, le date e le fonti di un valore. Usa questa traccia per indagare su un conflitto, quindi concorda il valore corrente con il collega che conosce la relazione.
Esamina questa coppia fittizia prima di scegliere il record da conservare
In questo esempio inventato, il record A rappresenta la relazione lavorativa corrente e il record B contiene il numero di telefono diretto preferito. La persona ha confermato il collegamento tra l’indirizzo vecchio e quello corrente, nonché la validità del numero diretto. Queste conferme sono ipotesi dell’esercizio; non sono stati usati record di clienti né un account HubSpot attivo.
Chiama A il record del datore di lavoro corrente e B il record del datore di lavoro precedente. Il risultato previsto qui sotto è una decisione scritta, presa prima di qualsiasi operazione. Senza la conferma dell’identità indicata nell’esempio, fermati qui e lascia separata la coppia.
| Elemento | Record A | Record B | Risultato previsto |
|---|---|---|---|
| Indirizzo di lavoro corrente confermato | Indirizzo di lavoro precedente confermato | Usare l’indirizzo corrente per il contatto di lavoro | |
| Telefono | Vecchio numero dell’ufficio | Numero diretto preferito confermato | Scegliere il numero diretto di B |
| Titolare del contatto | Collega che gestisce la richiesta corrente | Precedente titolare del contatto | Conservare il titolare concordato di A |
| Azienda | Datore di lavoro corrente, contrassegnato come Primary | Datore di lavoro precedente, contrassegnato come Primary | Il datore di lavoro corrente è Primary; conservare il collegamento storico pertinente |
| Relazione con la trattativa | Richiesta corrente | Preventivo precedente | Esaminare entrambe le trattative distinte; non si propone di unirle |
Per unire i contatti duplicati in questo esempio, sceglieremmo A come record del contatto da conservare dopo l’unione. Questa scelta lascia comunque da risolvere il conflitto relativo al telefono. La guida di HubSpot all’unione descrive la selezione dei valori delle proprietà da conservare e le eccezioni alla normale preferenza per il valore principale, quindi esamina i campi necessari anziché presumere che ogni scelta segua A.
Un’associazione è un collegamento a un altro record, per esempio un’azienda o una trattativa. L’etichetta Primary in un’associazione con un’azienda identifica un ruolo all’interno di tali collegamenti. HubSpot specifica che, durante un’unione, ha la precedenza l’azienda contrassegnata come Primary nel record conservato; il collegamento all’altra azienda rimane, ma senza tale etichetta. Confronta l’etichetta effettiva con il risultato previsto.
Annota l’azienda associata prevista e il suo ruolo Primary. Apri il record dell’azienda e verifica il ruolo dell’azienda nelle associazioni del contatto; il solo nome dell’azienda non completa il controllo.
Come unire contatti duplicati dopo la verifica
Usa la procedura dal singolo record solo dopo aver definito l’identità, le scelte dei campi e i ruoli delle aziende, e dopo aver compreso che cosa comporta l’unione per le attività collegate. Chiedi all’amministratore responsabile di spiegare qualsiasi automazione attiva o riferimento esterno su cui fai affidamento. Se una dipendenza essenziale non è chiara, lascia la coppia in sospeso finché il collega responsabile non potrà spiegarla.
- Registra lo stato iniziale concordato. Conserva i riferimenti ai record originali e i valori previsti nell’archivio approvato dall’azienda. Se esegui un’esportazione, controlla che cosa contiene effettivamente il file. La guida di HubSpot all’esportazione distingue le proprietà e le associazioni dei record dalle esportazioni delle attività; un file è una prova utile per il confronto, non un piano di recupero completo.
- Verifica le autorizzazioni e le condizioni dell’account. La guida all’unione richiede l’autorizzazione Merge records o Super Admin. Se non la possiedi, chiedi di intervenire a qualcuno già autorizzato. HubSpot afferma che il comportamento dell’identificatore del contatto (ID) e dei workflow (automazioni) può dipendere dall’attivazione nell’account della beta pubblica Primary ID Preservation. Prima dell’unione, chiedi all’amministratore di documentare quale comportamento si applichi in questo caso e alle integrazioni che usano quell’ID contatto.
- Apri il contatto A, cioè il record che intendi conservare. La procedura manuale documentata da HubSpot consiste nell’aprire CRM > Contacts, aprire A, quindi scegliere Actions > Merge e selezionare B. In alcuni account appare More prima di CRM. Questa è la procedura dal singolo record, distinta dallo strumento di gestione dei duplicati.
- Confronta i valori effettivamente conservati. Usa Set properties to review per mostrare le proprietà pertinenti, quindi scegli Apply. Confronta l’email corrente, il telefono e il titolare selezionati con la tua decisione. Se un valore o un’associazione obbligatori richiedono un’altra modifica autorizzata, chiariscilo prima di procedere; non presumere che la finestra di dialogo abbia risolto il problema.
- Conferma solo la coppia esaminata. Ricontrolla i riferimenti ai record, quindi usa Merge quando il risultato scritto e le scelte visibili coincidono. Conserva la decisione scritta per il controllo successivo. Una coppia dubbia può rimanere separata.
Che cosa controllare nel contatto unificato?
Apri il contatto risultante e confrontalo con la stessa decisione scritta, iniziando dai campi che qualcuno userà per la prossima conversazione. Controlla separatamente ogni relazione pertinente e registra l’identificatore risultante. Lo scopo è verificare il record di lavoro previsto; l’esame degli elementi selezionati non può dimostrare che ogni parte della cronologia o ogni integrazione sia corretta.
Per la coppia fittizia, verifica l’email corrente, il telefono che userai e il titolare assegnato. Apri i collegamenti alle aziende e conferma che il datore di lavoro corrente abbia l’etichetta Primary. Esamina la richiesta e il preventivo distinti, insieme alle attività pertinenti che riconosci dalle rispettive cronologie, senza considerarli trattative duplicate.
Chiedi al collega responsabile di controllare il prossimo follow-up previsto e ogni riferimento al contatto usato da un’integrazione o da un report importante. Se qualcosa non coincide, sospendi le attività che dipendono da quel valore e indaga con l’amministratore. Un’esportazione o una traccia cronologica visibile non offre una funzione per separare i record uniti.
Quando il risultato coincide con la decisione concordata, ricostruisci il modo in cui questa coppia è entrata nel CRM. Un’importazione, un modulo di richiesta o un’integrazione potrebbero richiedere una regola più chiara su quando creare un nuovo contatto e quando aggiornarne uno esistente. Le nostre verifiche sulla pulizia dei dati CRM e sulle integrazioni iniziano dal canale di ingresso e dalle decisioni sui campi necessarie; le verifiche più ampie sulla qualità dei dati CRM riguardano problemi che vanno oltre questa singola coppia.
Che cosa misurare prima della prossima pulizia
Registra i controlli completati e le questioni ancora aperte, così da poterli confrontare quando esaminerai la prossima coppia sospetta. Annota separatamente la provenienza dei nuovi candidati. In questo modo, la persona responsabile del processo avrà elementi concreti da indagare, senza considerare la diminuzione del numero di contatti come prova di un risultato corretto.
- Decisioni irrisolte su campi o relazioni: registrale durante la verifica e controlla se le hai risolte tutte prima di usare il contatto.
- Controlli del risultato non superati: registra il valore, l’etichetta dell’azienda o il collegamento errati, quindi verifica la correzione.
- Nuove coppie sospette per canale di ingresso: confronta i nuovi candidati dopo modifiche a importazioni, moduli o integrazioni; indaga sul canale quando ricompaiono.
Se il contatto alimenta i report pubblicitari, chiedi come sono collegati gli identificatori di contatto, richiesta e vendita prima di fidarti di un totale modificato. Nella misurazione della pubblicità a pagamento tramite il CRM, controlliamo esplicitamente tali relazioni. La sola unione dei contatti non dimostra che gli eventi di conversione o la cronologia di acquisizione siano stati riconciliati.
Dove interveniamo noi
Partiamo dalla coppia sospetta, annotiamo i valori necessari al team e controlliamo quali moduli, importazioni o integrazioni usano quel contatto. Quindi ricostruiamo il canale che ha creato il duplicato. Se ti serve aiuto per esaminarlo, descrivilo in un breve brief; non inviare esportazioni di contatti né credenziali.
