HubSpot’ta yinelenen kişileri birleştirme işleminden önce kayıtların aynı kişiye ait olduğunu doğrulayın, ardından korumak istediğiniz güncel değerleri ve şirket ilişkilerini yazın. Merge seçeneğini kullanmadan önce bu tercihleri inceleyin ve sonrasında ortaya çıkan kişiyi bunlarla karşılaştırın. HubSpot belgelerine göre kayıtların birleştirilmesi geri alınamaz. Bu nedenle, çözümlenmemiş bir kimlik sorusu durmanız için nedendir.
Tanıdık bir adı, farklı telefon numaralarıyla ve farklı çalışma arkadaşlarına atanmış şekilde iki kez görüyor olabilirsiniz. Önce bu kişiyi açacak bir sonraki çalışanın ne görmesi gerektiğine karar veriyoruz. Kişi listesini küçültmek, bu kararlar netleşene kadar bekleyebilir.
Eşleşen kişiler neden farklı olabilir?
Eşleşen bir ad birkaç soruyu yanıtsız bırakır: Kayıtlar aynı kişiyi mi temsil ediyor, hangi bilgiler güncel ve bazı ilişkiler daha önceki çalışmalara mı ait? İşveren değişikliği farklı bir adresi açıklayabilir ancak bunun doğrulanması gerekir. Hangi kaydın korunacağını seçmeden önce çifti araştırılacak bir soru olarak ele alın.
Kimlik bağlantısı belirsizdir. Ortak bir gelen kutusunu veya şirket santralini farklı kişiler kullanabilir. Tek açıklamanız adların birbirine benzemesiyse sorumlu çalışma arkadaşınızdan yerleşik bir iletişim kanalı üzerinden doğrulama yapmasını isteyin ve bu sırada kayıtları ayrı tutun.
Yararlı değerler farklı kayıtlardadır. Güncel hesap sahibi bir kartta, onaylanmış telefon numarası ise diğerinde olabilir. En son düzenlenen kaydı seçmek, değeri kimin neden değiştirdiği sorusunu atlar.
Eski bir ilişkinin hala amacı vardır. Önceki işveren, hala geçerli olan bir fiyat teklifini açıklayabilir. Bu bağlamı korumak ve güncel işvereni seçmek ayrı kararlardır. Geçmişteki eski şirket adı, çalışma arkadaşlarının güncel işlerde kullandığı şirket kaydına karşılık gelmek zorunda değildir.
HubSpot’un özellik geçmişi kılavuzuna göre bir değerin değişikliklerini, tarihlerini ve kaynaklarını inceleyebilirsiniz. Bir uyuşmazlığı araştırmak için bu izi kullanın, ardından güncel değeri ilişkiyi bilen çalışma arkadaşınızla kararlaştırın.
Hangi kaydın kalacağını seçmeden önce bu kurgusal çifti inceleyin
Bu kurgusal örnekte A kaydı güncel çalışma ilişkisini temsil eder, B kaydı ise tercih edilen doğrudan telefon numarasını içerir. Kişi, eski ve güncel adresler arasındaki bağlantıyı ve doğrudan numaranın hala doğru olduğunu onaylamıştır. Bu onaylar alıştırmanın varsayımlarıdır. Hiçbir müşteri kaydı veya aktif HubSpot hesabı kullanılmamıştır.
A’yı güncel işveren kaydı, B’yi ise eski işveren kaydı olarak adlandıralım. Aşağıdaki amaçlanan sonuç, herhangi bir işlemden önce verilmiş yazılı bir karardır. Örnekteki kimlik doğrulaması olmadan burada durun ve çifti ayrı tutun.
| Alan | Değerler ve seçim |
|---|---|
| E-posta | A: Doğrulanmış güncel iş adresi; B: Doğrulanmış eski iş adresi; Sonuç: Çalışılan kişi için güncel adresi kullanın |
| Telefon | A: Eski ofis numarası; B: Doğrulanmış tercih edilen doğrudan numara; Sonuç: B’nin doğrudan numarasını seçin |
| Kişi sahibi | A: Güncel taleple ilgilenen çalışma arkadaşı; B: Eski hesap sahibi; Sonuç: A’nın kararlaştırılmış sahibini koruyun |
| Şirket | A: Primary etiketli güncel işveren; B: Primary etiketli eski işveren; Sonuç: Güncel işveren Primary olur, ilgili geçmiş bağlantısı korunur |
| Anlaşma ilişkisi | A: Güncel talep; B: Daha eski fiyat teklifi; Sonuç: İki ayrı anlaşmayı da inceleyin, anlaşma birleştirmesi önerilmez |
Bu örnekte yinelenen kişileri birleştirmek için birleştirme sonrasında kalması gereken kişi kaydı olarak A’yı seçerdik. Bu tercih, telefon uyuşmazlığının yine de çözümlenmesini gerektirir. HubSpot’un birleştirme kılavuzu, korunacak özellik değerlerinin seçimini ve genel olarak birincil değeri tercih etme kuralının istisnalarını açıklar. Bu nedenle, her tercihin A’yı izleyeceğini varsaymak yerine ihtiyacınız olan alanları inceleyin.
İlişkilendirme, şirket veya anlaşma gibi başka bir kayda olan bağlantıdır. Şirket ilişkilendirmesindeki Primary etiketi bu bağlantılar içindeki bir rolü tanımlar. HubSpot belgelerine göre birleştirme sırasında koruduğunuz kayıtta Primary olarak etiketlenen şirket öncelik kazanır. Diğer şirket bağlantısı bu etiket olmadan kalır. Gerçek etiketi amaçlanan sonuçla karşılaştırın.
Amaçlanan bağlantılı şirketi ve onun Primary rolünü yazın. Bu şirket kaydını açın ve şirketin kişi bağlantıları içindeki rolünü kontrol edin. Yalnızca şirket adı, kontrolü tamamlamaz.
İncelemeden sonra yinelenen kişiler nasıl birleştirilir?
Tekil kayıt yöntemini yalnızca kimliği, alan tercihlerini ve şirket rollerini kesinleştirdikten ve birleştirmenin bağlantılı işler için ne anlama geldiğini öğrendikten sonra kullanın. Sorumlu yöneticiden, bağlı olduğunuz etkin otomasyonları veya dış referansları açıklamasını isteyin. Temel bir bağımlılık net değilse sorumlu çalışma arkadaşınız bunu açıklayana kadar çifti beklemede bırakın.
- Kararlaştırılmış başlangıç durumunu kaydedin. Özgün kayıt referanslarını ve amaçlanan değerlerinizi işletmenin onaylanmış depolama alanında tutun. Dışa aktarım yaparsanız dosyanın gerçekte ne içerdiğini inceleyin. HubSpot’un dışa aktarma kılavuzu, kayıt özellikleri ile ilişkilendirmelerini etkinlik dışa aktarımlarından ayırır. Dosya, karşılaştırma için kanıttır; eksiksiz bir kurtarma planı değildir.
- İzin ve hesap koşullarını kontrol edin. Birleştirme kılavuzu Merge records veya Super Admin izni gerektirir. Bu izniniz yoksa halihazırda yetkili birinden işlemi yapmasını isteyin. HubSpot, kişi tanımlayıcısının (ID) ve iş akışlarının (otomasyonların) davranışının, hesapta Primary ID Preservation genel beta sürümünün etkin olup olmadığına bağlı olabileceğini belirtir. Birleştirmeden önce yöneticiden burada ve bu kişi kimliğini kullanan entegrasyonlarda hangi davranışın geçerli olduğunu belgelemesini isteyin.
- Korumak istediğiniz kayıt olan A kişisini açın. HubSpot’un belgelediği manuel yol, CRM > Contacts üzerinden A’yı açmak, ardından Actions > Merge yolunu izlemek ve B’yi seçmektir. Bazı hesaplarda CRM’den önce More görünür. Bu, yinelenenler yöneticisinden ayrı olan tekil kayıt yöntemidir.
- Gerçekte korunacak değerleri karşılaştırın. İlgili özellikleri göstermek için Set properties to review seçeneğini ve ardından Apply seçeneğini kullanın. Seçilmiş güncel e-posta, telefon ve kişi sahibi değerlerini kararınızla karşılaştırın. Gerekli bir değer veya ilişkilendirme başka bir yetkili düzenleme gerektiriyorsa devam etmeden önce bunu netleştirin. İletişim kutusunun sorunu çözdüğünü varsaymayın.
- Yalnızca incelenen çifti onaylayın. Kayıt referanslarını yeniden kontrol edin, ardından yazılı sonuç ile görünür tercihler eşleştiğinde Merge seçeneğini kullanın. Yazılı kararı sonraki kontrol için erişilebilir tutun. Şüpheli bir çift ayrı kalabilir.
Birleştirilmiş kişide neleri kontrol etmelisiniz?
Ortaya çıkan kişiyi açın ve bir sonraki görüşmede kullanılacak alanlardan başlayarak aynı yazılı kararla karşılaştırın. İlgili her ilişkiyi ayrı ayrı kontrol edin ve ortaya çıkan tanımlayıcıyı kaydedin. Amaç, hedeflenen çalışma kaydını doğrulamaktır. Seçili öğeleri incelemek, geçmişin her parçasının veya her entegrasyonun doğru olduğunu kanıtlayamaz.
Kurgusal çift için güncel e-postayı, kullanacağınız telefonu ve atanmış sahibi kontrol edin. Şirket bağlantılarını açın ve güncel işverenin Primary etiketini taşıdığını doğrulayın. Farklı talebi ve fiyat teklifini, ayrıca geçmişlerinden tanıdığınız ilgili etkinlikleri yinelenen anlaşmalar olarak değerlendirmeden inceleyin.
Sorumlu çalışma arkadaşınızdan planlanan bir sonraki takibi ve önemli bir entegrasyonun veya raporun kullandığı her kişi referansını kontrol etmesini isteyin. Bir şey uyuşmazsa o değere bağlı çalışmayı duraklatın ve yöneticiyle birlikte araştırın. Dışa aktarım veya görünür geçmiş izi, birleştirmeyi geri alma işlemi sağlamaz.
Sonuç kararlaştırılmış tercihle eşleştiğinde bu çiftin CRM’e nasıl girdiğini izleyin. Bir içe aktarım, talep formu veya entegrasyon, ne zaman yeni bir kişi oluşturacağına ve ne zaman mevcut kişiyi güncelleyeceğine ilişkin daha net bir kurala ihtiyaç duyabilir. CRM veri temizleme ve entegrasyon kontrollerimiz, bu gelen rotayla ve onun gerektirdiği alan kararlarıyla başlar. Daha kapsamlı CRM veri kalitesi kontrolleri, bu tekil çiftin ötesindeki sorunları kapsar.
Bir sonraki temizlemeden önce neleri ölçmelisiniz?
Tamamladığınız kontrolleri ve hala yanıtlanmamış soruları, bir sonraki şüpheli çifti incelerken karşılaştırmak üzere kaydedin. Yeni adayların nereden geldiğini ayrı olarak not edin. Bu, süreçten sorumlu kişiye araştırabileceği somut bir konu verir ve kişi sayısındaki düşüşü doğru sonucun kanıtı olarak görmez.
- Çözümlenmemiş alan veya ilişki kararları: Bunları inceleme sırasında kaydedin ve kişiyi kullanmadan önce her birini çözüp çözmediğinizi kontrol edin.
- Başarısız sonuç kontrolleri: Yanlış değeri, şirket etiketini veya bağlantıyı kaydedin, ardından düzeltmenizi kontrol edin.
- Gelen rotaya göre yeni şüpheli çiftler: İçe aktarımlarda, formlarda veya entegrasyonlarda yapılan değişikliklerden sonra yeni adayları karşılaştırın. Tekrarlanmaları halinde rotayı araştırın.
Kişi reklam raporlarını besliyorsa değişen toplama güvenmeden önce kişi, talep ve satış tanımlayıcılarının birbiriyle nasıl ilişkili olduğunu sorun. CRM üzerinden ücretli reklam ölçümünde bu ilişkileri açıkça kontrol ederiz. Kişileri tek başına birleştirmek, dönüşüm etkinliklerinin veya edinme geçmişinin uzlaştırıldığının kanıtı değildir.
Sürece nerede dahil oluyoruz?
Şüpheli çiftle başlar, ekibin ihtiyaç duyduğu değerleri yazar ve bu kişiyi hangi formların, içe aktarımların veya entegrasyonların kullandığını kontrol ederiz. Ardından yinelenen kaydı oluşturan rotayı izleriz. Bu rotayı incelemek için yardıma ihtiyacınız varsa kısa bir brief içinde açıklayın. Kişi dışa aktarımlarını veya kimlik bilgilerini göndermeyin.
