A duplikált névjegyek egyesítése a HubSpotban azzal kezdődik, hogy megerősíti: a rekordok ugyanahhoz a személyhez tartoznak. Ezután írja le a megtartani kívánt aktuális értékeket és cégkapcsolatokat. A Merge használata előtt tekintse át ezeket a döntéseket, majd utólag hasonlítsa össze velük a létrejött névjegyet. A HubSpot dokumentációja szerint a rekordok egyesítése nem vonható vissza, ezért ha a személyazonosság kérdése nincs tisztázva, álljon meg.
Előfordulhat, hogy kétszer lát egy ismerős nevet, eltérő telefonszámokkal és eltérő felelős kollégákkal. Először azt döntjük el, mit kell látnia annak, aki legközelebb megnyitja ezt a névjegyet. A névjegyzék csökkentése várhat addig, amíg ezek a döntések egyértelművé nem válnak.
Miért térhetnek el az egyezőnek látszó névjegyek?
Az egyező név több kérdést nyitva hagy: a rekordok ugyanazt a személyt képviselik-e, mely adatok aktuálisak, és egyes kapcsolatok korábbi munkához tartoznak-e. A munkáltatóváltás megmagyarázhat egy eltérő címet, de ezt meg kell erősíteni. Az összevonandó rekordpárt kivizsgálandó kérdésként kezelje, mielőtt kiválasztaná a megtartandó rekordot.
A személyazonossági kapcsolat bizonytalan. Közös postafiókot vagy vállalati központi telefonszámot több ember is használhat. Ha az egyetlen magyarázat az, hogy a nevek hasonlítanak, kérje meg a felelős kollégát, hogy egy bevett kapcsolattartási csatornán ellenőrizze az azonosságot, addig pedig hagyja külön a rekordokat.
A hasznos értékek különböző rekordokon találhatók. Az aktuális fióktulajdonos az egyik kártyán, a jóváhagyott telefonszám pedig a másikon szerepelhet. A legutóbb szerkesztett rekord kiválasztása figyelmen kívül hagyja azt a kérdést, hogy ki és miért módosította az értéket.
Egy régi kapcsolatnak továbbra is van szerepe. Egy korábbi munkáltató megmagyarázhat egy továbbra is releváns árajánlatot. Ennek az összefüggésnek a megőrzése és az aktuális munkáltató kiválasztása két külön döntés. Az előzményekben szereplő régi cégnévnek nem kell megfelelnie annak a cégrekordnak, amelyet a kollégák az aktuális munkához használnak.
A HubSpot tulajdonságelőzményekről szóló útmutatója szerint megvizsgálhatja egy érték változásait, dátumait és forrásait. E nyomvonal alapján vizsgálja ki az eltérést, majd állapodjon meg az aktuális értékről a kapcsolatot ismerő kollégával.
A megmaradó rekord kiválasztása előtt vizsgálja meg ezt a fiktív párt
Ebben a kitalált példában az A rekord képviseli az aktuális munkakapcsolatot, a B rekord pedig az előnyben részesített közvetlen telefonszámot tartalmazza. A személy megerősítette a régi és az aktuális cím közötti kapcsolatot, valamint azt, hogy a közvetlen szám továbbra is helyes. Ezek a megerősítések a gyakorlat feltételezései. Nem használtunk ügyfélrekordokat vagy élő HubSpot-fiókot.
Az A rekordot nevezzük az aktuális munkáltató rekordjának, a B rekordot pedig a korábbi munkáltató rekordjának. Az alábbi táblázat bármilyen művelet előtt rögzíti a tervezett eredményt. A példában szereplő személyazonossági megerősítés nélkül itt álljon meg, és hagyja külön a párt.
| Elem | A rekord | B rekord | Tervezett eredmény |
|---|---|---|---|
| Megerősített aktuális munkahelyi cím | Megerősített korábbi munkahelyi cím | Az aktuális címet használja a munkakapcsolathoz | |
| Telefon | Korábbi irodai szám | Megerősített, előnyben részesített közvetlen szám | A B rekord közvetlen számát válassza |
| Névjegy tulajdonosa | Az aktuális érdeklődést kezelő kolléga | Korábbi fióktulajdonos | Tartsa meg az A rekord egyeztetett tulajdonosát |
| Cég | Aktuális munkáltató, Primary címkével | Korábbi munkáltató, Primary címkével | Az aktuális munkáltató a Primary; őrizze meg a releváns történeti kapcsolatot |
| Ügyletkapcsolat | Aktuális érdeklődés | Korábbi árajánlat | Vizsgálja meg külön mindkét eltérő ügyletet; nem javasoljuk az ügyletek egyesítését |
Ebben a példában a duplikált névjegyek egyesítéséhez az A névjegyrekordot választanánk, hogy az maradjon meg az egyesítés után. Ez a választás azonban még nem oldja meg a telefonszámmal kapcsolatos eltérést. A HubSpot egyesítési útmutatója ismerteti a megtartandó tulajdonságértékek kiválasztását és a fő érték szokásos előnyben részesítése alóli kivételeket. Ezért vizsgálja meg a szükséges mezőket, és ne feltételezze, hogy minden választás az A rekordot követi.
A társítás egy másik rekordra, például cégre vagy ügyletre mutató kapcsolat. A cégtársítás Primary címkéje egy szerepet azonosít ezeken a kapcsolatokon belül. A HubSpot dokumentációja szerint az egyesítés során az Ön által megtartott rekordon Primary címkével ellátott cég élvez elsőbbséget. A másik cégkapcsolat e címke nélkül marad meg. Ellenőrizze a tényleges címkét a tervezett eredményhez képest.
Írja le a tervezett kapcsolt céget és annak Primary szerepét. Nyissa meg az adott cég rekordját, és ellenőrizze a névjegyen betöltött szerepet. A cégnév önmagában nem teszi teljessé az ellenőrzést.
Hogyan történjen a duplikált névjegyek egyesítése az ellenőrzés után?
Csak akkor használja az egyedi rekordból induló eljárást, ha már tisztázta a személyazonosságot, a mezőválasztásokat és a cégek szerepeit, továbbá tudja, mit jelent az egyesítés a kapcsolódó munkára nézve. Kérje meg a felelős rendszergazdát, hogy ismertessen minden olyan aktív automatizálást vagy külső hivatkozást, amelyre támaszkodik. Ha egy alapvető függőség nem világos, hagyja függőben a párt, amíg a felelős kolléga meg nem tudja magyarázni.
- Rögzítse az egyeztetett kiindulási állapotot. Őrizze meg az eredeti rekordhivatkozásokat és a tervezett értékeket a vállalkozás jóváhagyott tárhelyén. Exportáláskor vizsgálja meg, mit tartalmaz ténylegesen a fájl. A HubSpot exportálási útmutatója elkülöníti a rekordtulajdonságokat és társításokat a tevékenységek exportjától. Egy fájl összehasonlítási bizonyíték, nem teljes helyreállítási terv.
- Ellenőrizze a jogosultságokat és a fiók feltételeit. Az egyesítési útmutató Merge records vagy Super Admin jogosultságot ír elő. Ha Önnek nincs ilyen jogosultsága, kérjen meg egy már felhatalmazott személyt az eljárás elvégzésére. A HubSpot szerint a névjegy-azonosító (ID) és a workflow (automatizálás) viselkedése attól függhet, hogy a Primary ID Preservation nyilvános béta aktív-e a fiókban. Az egyesítés előtt kérje meg a rendszergazdát, hogy dokumentálja az itt, valamint az adott névjegy-azonosítót használó integrációknál érvényes viselkedést.
- Nyissa meg az A névjegyet, vagyis a megtartani kívánt rekordot. A HubSpot által dokumentált manuális eljárás: CRM > Contacts, az A rekord megnyitása, majd Actions > Merge és a B rekord kiválasztása. Egyes fiókokban a More jelenik meg a CRM előtt. Ez az egyedi rekordból induló eljárás, amely elkülönül a duplikátumkezelőtől.
- Hasonlítsa össze a ténylegesen megtartandó értékeket. A releváns tulajdonságok megjelenítéséhez használja a Set properties to review, majd az Apply lehetőséget. Ellenőrizze a kiválasztott aktuális e-mail-címet, telefonszámot és tulajdonost a döntéséhez képest. Ha egy szükséges érték vagy társítás másik engedélyezett szerkesztést igényel, ezt tisztázza a folytatás előtt. Ne feltételezze, hogy a párbeszédablak megoldotta.
- Csak az ellenőrzött párt erősítse meg. Ellenőrizze újra a rekordhivatkozásokat, majd akkor használja a Merge lehetőséget, ha az írásos eredmény és a látható választások egyeznek. Tartsa elérhetően az írásos döntést az utólagos ellenőrzéshez. Egy kétséges pár külön maradhat.
Mit ellenőrizzen az egyesített névjegyen?
Nyissa meg a létrejött névjegyet, és hasonlítsa össze ugyanazzal az írásos döntéssel, kezdve azokkal a mezőkkel, amelyeket valaki a következő beszélgetéshez használni fog. Minden releváns kapcsolatot külön ellenőrizzen, és rögzítse a létrejött azonosítót. A cél a tervezett munkarekord ellenőrzése. Kiválasztott elemek vizsgálata nem bizonyíthatja, hogy az előzmények minden része és minden integráció helyes.
A fiktív párnál ellenőrizze az aktuális e-mail-címet, a használni kívánt telefonszámot és a hozzárendelt tulajdonost. Nyissa meg a cégkapcsolatokat, és erősítse meg, hogy az aktuális munkáltató viseli a Primary címkét. Vizsgálja meg a különálló érdeklődést és árajánlatot, valamint az előzményeikből felismert releváns tevékenységeket, de ne kezelje őket duplikált ügyletekként.
Kérje meg a felelős kollégát a következő tervezett kapcsolatfelvétel, valamint minden fontos integráció vagy jelentés által használt névjegyhivatkozás ellenőrzésére. Ha valami eltér, szüneteltesse az adott értéktől függő munkát, és vizsgálja ki a rendszergazdával. Egy export vagy látható előzménynyomvonal nem kínál az egyesítést visszavonó műveletet.
Miután az eredmény egyezik az elfogadott döntéssel, kövesse nyomon, hogyan került ez a pár a CRM rendszerbe. Egy import, érdeklődési űrlap vagy integráció világosabb szabályt igényelhet arra vonatkozóan, hogy mikor hozzon létre új névjegyet, és mikor frissítsen egy meglévőt. CRM-adattisztítási és integrációs ellenőrzéseink ebből a bejövő útvonalból és az ahhoz szükséges meződöntésekből indulnak ki. A szélesebb körű CRM-adatminőségi ellenőrzések az ezen az egyedi páron túlmutató problémákat fedik le.
Mit mérjen a következő adattisztítás előtt?
Rögzítse az elvégzett ellenőrzéseket és a továbbra is nyitott kérdéseket, hogy összehasonlíthassa őket a következő gyanús pár vizsgálatakor. Külön jegyezze fel, honnan érkeztek az új jelöltek. Így a folyamat felelőse konkrét dolgot vizsgálhat ki anélkül, hogy a névjegyek számának csökkenését a helyes eredmény bizonyítékának tekintené.
- Megoldatlan mező- vagy kapcsolatdöntések: rögzítse őket az ellenőrzés során, és a névjegy használata előtt ellenőrizze, hogy mindegyiket megoldotta-e.
- Sikertelen eredményellenőrzések: naplózza a hibás értéket, cégcímkét vagy kapcsolatot, majd ellenőrizze a javítást.
- Új gyanús párok bejövő útvonalanként: importok, űrlapok vagy integrációk módosítása után hasonlítsa össze az új jelölteket. Ismételt megjelenésükkor vizsgálja ki az útvonalat.
Ha a névjegy hirdetési jelentéseket táplál, egy módosult összesítés elfogadása előtt kérdezze meg, hogyan kapcsolódnak egymáshoz a névjegy, az érdeklődés és az értékesítés azonosítói. A fizetett hirdetések CRM rendszeren keresztüli mérésében kifejezetten ellenőrizzük ezeket a kapcsolatokat. A névjegyek egyesítése önmagában nem bizonyítja, hogy egyeztették a konverziós eseményeket vagy az ügyfélszerzési előzményeket.
Hol kapcsolódunk be?
A gyanús párral kezdünk, leírjuk a csapat számára szükséges értékeket, és ellenőrizzük, mely űrlapok, importok vagy integrációk használják az adott névjegyet. Ezután nyomon követjük a duplikátumot létrehozó útvonalat. Ha segítségre van szüksége az útvonal felülvizsgálatához, írja le egy rövid briefben. Ne küldjön névjegyexportot vagy hitelesítő adatokat.
