For at flette dublerede kontakter i HubSpot skal du først bekræfte, at posterne tilhører den samme person, og derefter skrive de aktuelle værdier og virksomhedsrelationer ned, som du vil bevare. Gennemgå valgene, før du bruger Merge, og kontrollér bagefter den resulterende kontakt i forhold til dem. HubSpot dokumenterer, at poster ikke kan opdeles igen, så et uafklaret spørgsmål om identitet er en grund til at stoppe.
Du ser måske det samme velkendte navn to gange med forskellige telefonnumre og forskellige tilknyttede kolleger. Vi begynder med at beslutte, hvad den næste person, der åbner kontakten, skal kunne se. En kortere kontaktliste kan vente, til disse beslutninger er klare.
Hvorfor kan matchende kontakter indeholde forskellige oplysninger?
Et matchende navn efterlader flere ubesvarede spørgsmål: om posterne repræsenterer den samme person, hvilke oplysninger der er aktuelle, og om nogle relationer hører til tidligere arbejde. Et jobskifte kan forklare en anden adresse, men det skal bekræftes. Behandl parret som et spørgsmål, der skal undersøges, før du vælger den post, der skal bevares.
Identitetsforbindelsen er usikker. En fælles indbakke eller en virksomheds hovednummer kan betjene forskellige personer. Hvis din eneste forklaring er, at navnene ligner hinanden, skal du bede den ansvarlige kollega om at bekræfte identiteten via en etableret kontaktvej og imens lade posterne forblive adskilt.
Nyttige værdier findes i forskellige poster. Den aktuelle kontaktejer kan stå på det ene kort, mens det godkendte telefonnummer står på det andet. Hvis du vælger den senest redigerede post, springer du spørgsmålet over om, hvem der ændrede værdien og hvorfor.
En gammel relation har stadig et formål. En tidligere arbejdsgiver kan forklare et tilbud, der fortsat er relevant. At bevare denne kontekst og vælge den aktuelle arbejdsgiver er separate beslutninger. Et gammelt virksomhedsnavn i historikken behøver ikke svare til den virksomhedspost, kollegerne bruger til det aktuelle arbejde.
Ifølge HubSpots vejledning om egenskabshistorik kan du undersøge en værdis ændringer, datoer og kilder. Brug dette spor til at undersøge en konflikt, og aftal derefter den aktuelle værdi med den kollega, som kender relationen.
Gennemgå dette fiktive par, før du vælger den post, der bevares
I dette opdigtede eksempel repræsenterer post A den aktuelle samarbejdsrelation, mens post B indeholder det foretrukne direkte telefonnummer. Personen har bekræftet forbindelsen mellem den gamle og den aktuelle adresse, og at det direkte nummer stadig er korrekt. Disse bekræftelser er øvelsens forudsætninger. Der er ikke anvendt kundeposter eller en aktiv HubSpot-konto.
Kald A posten for den aktuelle arbejdsgiver og B posten for den tidligere arbejdsgiver. Tabellen nedenfor registrerer det tilsigtede resultat før nogen handling. Uden identitetsbekræftelsen i eksemplet skal du stoppe her og lade parret forblive adskilt.
| Punkt | Post A | Post B | Tilsigtet resultat |
|---|---|---|---|
| Bekræftet aktuel arbejdsadresse | Bekræftet tidligere arbejdsadresse | Brug den aktuelle adresse til arbejdskontakten | |
| Telefon | Tidligere kontornummer | Bekræftet foretrukket direkte nummer | Vælg B’s direkte nummer |
| Kontaktejer | Kollega, der håndterer den aktuelle forespørgsel | Tidligere kontoejer | Bevar A’s aftalte ejer |
| Virksomhed | Aktuel arbejdsgiver, mærket Primary | Tidligere arbejdsgiver, mærket Primary | Den aktuelle arbejdsgiver er Primary. Bevar det relevante historiske link |
| Dealrelation | Aktuel forespørgsel | Tidligere tilbud | Undersøg begge særskilte deals. Der foreslås ingen fletning af deals |
For at flette dublerede kontakter i dette eksempel ville vi vælge A som den kontaktpost, der skal bevares efter fletningen. Dette valg efterlader stadig telefonkonflikten, som skal løses. HubSpots vejledning om fletning beskriver valg af bevarede egenskabsværdier og undtagelser fra den sædvanlige præference for primære værdier. Undersøg derfor de nødvendige felter i stedet for at antage, at alle valg følger A.
En tilknytning er et link til en anden post, såsom en virksomhed eller deal. Mærket Primary på en virksomhedstilknytning identificerer en rolle blandt disse links. HubSpot dokumenterer, at virksomheden med mærket Primary på den post, du bevarer, har forrang under en fletning. Det andet virksomhedslink bevares uden dette mærke. Kontrollér det faktiske mærke i forhold til det tilsigtede resultat.
Skriv den tilsigtede tilknyttede virksomhed og dens Primary-rolle ned. Åbn virksomhedsposten, og kontrollér rollen på kontakten. Virksomhedsnavnet alene fuldfører ikke kontrollen.
Sådan fletter du dublerede kontakter efter gennemgangen
Brug kun ruten via den enkelte post, efter at du har afklaret identiteten, feltvalgene og virksomhedsrollerne, og du ved, hvad fletningen betyder for tilknyttet arbejde. Få den ansvarlige administrator til at forklare eventuel aktiv automatisering eller ekstern reference, som du er afhængig af. Hvis en vigtig afhængighed er uklar, skal parret forblive afventende, indtil den ansvarlige kollega kan forklare den.
- Registrer den aftalte starttilstand. Opbevar de oprindelige postreferencer og de tilsigtede værdier i virksomhedens godkendte lager. Hvis du eksporterer, skal du undersøge, hvad filen faktisk indeholder. HubSpots eksportvejledning skelner mellem postegenskaber og tilknytninger på den ene side og aktivitetseksporter på den anden. En fil er dokumentation til sammenligning, ikke en fuldstændig gendannelsesplan.
- Kontrollér tilladelser og kontoforhold. Vejledningen om fletning kræver tilladelsen Merge records eller Super Admin. Bed en person, der allerede har tilladelse, om at udføre handlingen, hvis du mangler den. HubSpot oplyser, at kontaktidentifikatorens (ID) og workflowets (automationens) adfærd kan afhænge af, om den offentlige beta Primary ID Preservation er aktiv på kontoen. Før fletningen skal du bede administratoren dokumentere, hvilken adfærd der gælder her og for integrationer, som bruger dette kontakt-ID.
- Åbn kontakt A, den post, du vil bevare. HubSpots dokumenterede manuelle rute er CRM > Contacts, åbn A, og vælg derefter Actions > Merge og B. Nogle konti viser More før CRM. Dette er ruten via den enkelte post og er adskilt fra dubletadministratoren.
- Sammenlign de værdier, der faktisk bevares. Brug Set properties to review til at vise relevante egenskaber, og vælg derefter Apply. Kontrollér den valgte aktuelle e-mail, telefon og ejer i forhold til din beslutning. Hvis en påkrævet værdi eller tilknytning kræver endnu en autoriseret redigering, skal du afklare det, før du fortsætter. Antag ikke, at dialogboksen har løst det.
- Bekræft kun det gennemgåede par. Kontrollér postreferencerne igen, og brug derefter Merge, når det skriftlige resultat og de synlige valg stemmer overens. Bevar den skriftlige beslutning til den efterfølgende kontrol. Et tvivlsomt par kan forblive adskilt.
Hvad skal du kontrollere på den kombinerede kontakt?
Åbn den resulterende kontakt, og sammenlign den med den samme skriftlige beslutning. Begynd med de felter, som nogen vil bruge ved den næste samtale. Kontrollér hver relevant relation separat, og registrer den resulterende identifikator. Formålet er at bekræfte den tilsigtede arbejdspost. En undersøgelse af udvalgte punkter kan ikke fastslå, at hele historikken eller alle integrationer er korrekte.
For det fiktive par skal du kontrollere den aktuelle e-mail, det telefonnummer, du vil bruge, og den tildelte ejer. Åbn virksomhedslinkene, og bekræft, at den aktuelle arbejdsgiver har mærket Primary. Undersøg den særskilte forespørgsel og det særskilte tilbud samt relevante aktiviteter, du genkender fra deres historik, uden at behandle dem som dublerede deals.
Bed den ansvarlige kollega om at kontrollere den næste planlagte opfølgning og hver kontaktreference, som bruges af en vigtig integration eller rapport. Hvis noget ikke stemmer, skal du sætte arbejde, der afhænger af denne værdi, på pause og undersøge sagen sammen med administratoren. En eksport eller et synligt historikspor giver ikke mulighed for at ophæve fletningen.
Når resultatet stemmer overens med den aftalte beslutning, skal du spore, hvordan parret kom ind i CRM-systemet. En import, en forespørgselsformular eller en integration kan have brug for en tydeligere regel for, hvornår der oprettes en ny kontakt, og hvornår en eksisterende opdateres. Vores oprydning af CRM-data og kontrol af integrationer begynder med denne indgående rute og de feltbeslutninger, den kræver. De bredere kontroller af CRM-datakvalitet dækker problemer ud over dette enkelte par.
Hvad skal måles før den næste oprydning?
Registrer de kontroller, du har gennemført, og de spørgsmål, der stadig er åbne, så du kan sammenligne dem, når du gennemgår det næste mistænkte par. Notér separat, hvor nye kandidater kom fra. Det giver den procesansvarlige noget konkret at undersøge uden at behandle et fald i antallet af kontakter som bevis på et korrekt resultat.
- Uafklarede beslutninger om felter eller relationer: Registrer dem under gennemgangen, og kontrollér, om du løste hver enkelt, før kontakten blev brugt.
- Mislykkede resultatkontroller: Registrer den forkerte værdi, virksomhedsmærkning eller det forkerte link, og kontrollér derefter din rettelse.
- Nye mistænkte par efter indgående rute: Sammenlign nye kandidater efter ændringer af importer, formularer eller integrationer. Undersøg ruten, hvis de opstår igen.
Hvis kontakten leverer data til annonceringsrapporter, skal du spørge, hvordan identifikatorerne for kontakt, forespørgsel og salg hænger sammen, før du stoler på et ændret totalantal. I måling af betalt annoncering gennem CRM kontrollerer vi udtrykkeligt disse relationer. Sammenlægning af kontakter er ikke i sig selv dokumentation for, at konverteringshændelser eller anskaffelseshistorik er blevet afstemt.
Her kommer vi ind i billedet
Vi begynder med det mistænkte par, skriver de værdier ned, som teamet har brug for, og kontrollerer, hvilke formularer, importer eller integrationer der bruger kontakten. Derefter sporer vi den rute, som skabte dubletten. Hvis du har brug for hjælp til at gennemgå ruten, kan du beskrive den i en kort brief. Send ikke kontakteksporter eller loginoplysninger.
