Чтобы объединить дубликаты контактов в HubSpot, сначала подтвердите, что записи относятся к одному человеку, а затем запишите текущие значения и связи с компаниями, которые нужно сохранить. Проверьте этот выбор до использования Merge, а после объединения сопоставьте с ним получившийся контакт. В документации HubSpot указано, что разделить объединенные записи нельзя, поэтому при неразрешенном вопросе о личности нужно остановиться.
Вы можете дважды видеть знакомое имя, но с разными номерами телефонов и разными назначенными коллегами. Сначала мы определяем, что должен увидеть следующий человек, открывший этот контакт. Уменьшение списка контактов может подождать, пока эти решения не станут ясны.
Почему совпадающие контакты могут различаться?
Совпадение имени оставляет открытыми несколько вопросов: относятся ли записи к одному человеку, какие данные актуальны и относятся ли некоторые связи к более ранней работе. Смена работодателя может объяснить другой адрес, но это нужно подтвердить. Считайте пару вопросом, который необходимо изучить до выбора сохраняемой записи.
Не подтверждено, что записи относятся к одному человеку. Общим почтовым ящиком или корпоративным коммутатором могут пользоваться разные люди. Если единственное объяснение заключается в похожих именах, попросите ответственного коллегу провести проверку через установленный канал связи, а пока оставьте записи раздельными.
Полезные значения находятся в разных записях. Текущий ответственный за аккаунт может быть указан в одной карточке, а подтвержденный номер телефона в другой. Выбор последней измененной записи не отвечает на вопросы о том, кто изменил значение и почему.
Старая связь по-прежнему нужна. Предыдущий работодатель может объяснять все еще актуальное коммерческое предложение. Сохранить этот контекст и выбрать текущего работодателя нужно по отдельности. Старое название компании в истории не обязательно соответствует записи компании, которую коллеги используют для текущей работы.
Согласно руководству HubSpot по истории свойств, можно изучить изменения значения, даты и источники. Используйте эту последовательность для исследования расхождения, а затем согласуйте текущее значение с коллегой, который знаком с этими деловыми отношениями.
Проверьте вымышленную пару перед выбором сохраняемой записи
В этом вымышленном примере запись A представляет текущие деловые отношения, а запись B содержит предпочтительный прямой номер телефона. Человек подтвердил связь между старым и текущим адресами, а также актуальность прямого номера. Эти подтверждения являются допущениями упражнения. Записи клиентов и действующий аккаунт HubSpot не использовались.
Будем называть A записью текущего работодателя, а B записью прежнего работодателя. Желаемый результат ниже представляет собой письменное решение до выполнения любой операции. Без приведенного в примере подтверждения личности остановитесь здесь и оставьте пару раздельной.
| Элемент | Запись A | Запись B | Желаемый результат |
|---|---|---|---|
| Электронная почта | Подтвержденный текущий рабочий адрес | Подтвержденный прежний рабочий адрес | Использовать текущий адрес для рабочего контакта |
| Телефон | Прежний офисный номер | Подтвержденный предпочтительный прямой номер | Выбрать прямой номер из B |
| Владелец контакта | Коллега, работающий с текущим запросом | Прежний ответственный за аккаунт | Сохранить согласованного владельца из A |
| Компания | Текущий работодатель с меткой Primary | Прежний работодатель с меткой Primary | Текущий работодатель получает роль Primary, а значимая историческая связь сохраняется |
| Связь со сделкой | Текущий запрос | Более раннее коммерческое предложение | Проверить обе отдельные сделки, не предлагая их объединить |
Чтобы объединить дубликаты контактов в этом примере, мы выбрали бы A как запись контакта, которая должна сохраниться после объединения. При этом конфликт номеров телефона все равно нужно разрешить. В руководстве HubSpot по объединению описан выбор сохраняемых значений свойств и исключения из обычного предпочтения основного значения. Поэтому проверяйте нужные поля, а не предполагайте, что каждый выбор будет соответствовать A.
Ассоциация является связью с другой записью, например с компанией или сделкой. Метка Primary у ассоциации с компанией определяет роль среди этих связей. Согласно документации HubSpot, при объединении приоритет получает компания с меткой Primary в сохраняемой записи. Связь с другой компанией остается, но без этой метки. Сопоставьте фактическую метку с желаемым результатом.
Запишите нужную связанную компанию и ее роль Primary. Откройте запись этой компании и проверьте роль этой компании в связях контакта. Одного названия компании для полной проверки недостаточно.
Как объединить дубликаты контактов после проверки
Используйте способ через отдельную запись только после того, как определите личность, выбор полей и роли компаний, а также поймете последствия объединения для связанной работы. Попросите ответственного администратора объяснить работу любой активной автоматизации или внешней ссылки, от которой вы зависите. Если важная зависимость непонятна, оставьте пару в ожидании, пока ответственный коллега ее не объяснит.
- Зафиксируйте согласованное исходное состояние. Сохраните исходные ссылки на записи и желаемые значения в одобренном компанией хранилище. При экспорте проверьте, что именно содержит файл. Руководство HubSpot по экспорту отделяет свойства и ассоциации записей от экспорта действий. Файл служит доказательством для сравнения, а не полным планом восстановления.
- Проверьте разрешения и условия аккаунта. Согласно руководству по объединению, требуется разрешение Merge records или Super Admin. Если его нет, попросите выполнить действие уже авторизованного сотрудника. HubSpot указывает, что поведение идентификатора контакта (ID) и рабочих процессов (автоматизации) может зависеть от активности в аккаунте общедоступной бета-функции Primary ID Preservation. До объединения попросите администратора документально зафиксировать, какое поведение применяется здесь и в интеграциях, использующих этот идентификатор контакта.
- Откройте контакт A, то есть запись, которую намерены сохранить. Документированный HubSpot ручной путь: CRM > Contacts, открыть A, затем Actions > Merge и выбрать B. В некоторых аккаунтах перед CRM отображается More. Это способ через отдельную запись, не связанный с менеджером дубликатов.
- Сравните фактически сохраняемые значения. Используйте Set properties to review, чтобы показать нужные свойства, а затем Apply. Сопоставьте выбранные текущие адрес электронной почты, телефон и владельца со своим решением. Если для нужного значения или ассоциации требуется другое авторизованное изменение, проясните это до продолжения. Не предполагайте, что диалоговое окно уже разрешило вопрос.
- Подтвердите только проверенную пару. Еще раз проверьте ссылки на записи, затем используйте Merge, когда письменный результат совпадет с видимым выбором. Сохраните письменное решение для последующей проверки. Сомнительную пару можно оставить раздельной.
Что проверить в объединенном контакте?
Откройте получившийся контакт и сопоставьте его с тем же письменным решением, начиная с полей, которые будут использоваться в следующем разговоре. Проверяйте каждую значимую связь отдельно и запишите получившийся идентификатор. Цель состоит в проверке нужной рабочей записи. Проверка выбранных элементов не доказывает правильность всей истории или каждой интеграции.
Для вымышленной пары проверьте текущий адрес электронной почты, номер телефона, который будете использовать, и назначенного владельца. Откройте связи с компаниями и подтвердите, что текущий работодатель имеет метку Primary. Проверьте отдельные запрос и коммерческое предложение, а также знакомые вам значимые действия из их историй, не считая их дубликатами сделок.
Попросите ответственного коллегу проверить следующее запланированное действие и каждую ссылку на контакт, используемую важной интеграцией или отчетом. При расхождении приостановите работу, зависящую от этого значения, и проведите расследование вместе с администратором. Экспорт или видимая история не позволяют разделить объединенные записи.
Когда результат совпадет с согласованным решением, проследите, как эта пара попала в CRM. Для импорта, формы запроса или интеграции может требоваться более четкое правило о том, когда создавать новый контакт, а когда обновлять существующий. Наши проверки очистки данных CRM и интеграций начинаются с этого входящего маршрута и необходимых ему решений по полям. Более широкие проверки качества данных CRM охватывают вопросы, выходящие за рамки этой отдельной пары.
Что измерить перед следующей очисткой
Зафиксируйте выполненные проверки и все еще открытые вопросы, чтобы сравнить их при рассмотрении следующей предполагаемой пары. Отдельно отмечайте, откуда появились новые кандидаты. Это дает ответственному за процесс конкретный материал для проверки. При этом сокращение числа контактов не служит доказательством правильного результата.
- Нерешенные вопросы выбора полей или связей: фиксируйте их во время проверки и выясняйте, решили ли вы каждый из них до использования контакта.
- Неудачные проверки результата: записывайте неверное значение, метку компании или связь, а затем проверяйте исправление.
- Новые предполагаемые пары по входящему маршруту: сравнивайте новых кандидатов после изменений в импорте, формах или интеграциях. Если они появляются снова, исследуйте маршрут.
Если контакт передает данные в рекламные отчеты, прежде чем доверять изменившемуся итогу, выясните, как соотносятся идентификаторы контакта, запроса и продажи. При измерении платной рекламы через CRM мы явно проверяем эти связи. Само объединение контактов не доказывает, что события конверсии или история привлечения были согласованы.
Где мы подключаемся
Мы начинаем с предполагаемой пары, записываем нужные команде значения и проверяем, какие формы, импорты или интеграции используют этот контакт. Затем отслеживаем маршрут, создавший дубликат. Если вам нужна помощь с проверкой этого маршрута, опишите его в кратком брифе. Не отправляйте экспорты контактов или учетные данные.
