Při sloučení duplicitních kontaktů v HubSpotu nejprve potvrďte, že záznamy patří stejné osobě, a poté si zapište aktuální hodnoty a vztahy k firmám, které chcete zachovat. Před použitím možnosti Merge tato rozhodnutí zkontrolujte a následně s nimi porovnejte výsledný kontakt. Podle dokumentace HubSpot nelze záznamy po sloučení znovu oddělit, takže nevyřešená otázka identity je důvodem k zastavení.
Můžete vidět dvakrát stejné známé jméno, ale s různými telefonními čísly a různými přiřazenými kolegy. Nejprve rozhodneme, co musí vidět další člověk, který kontakt otevře. Menší seznam kontaktů může počkat, dokud tato rozhodnutí nebudou jasná.
Proč se shodné kontakty mohou rozcházet?
Shodné jméno ponechává několik otevřených otázek: zda záznamy představují stejnou osobu, které údaje jsou aktuální a zda některé vztahy patří k dřívější práci. Změna zaměstnavatele může vysvětlovat odlišnou adresu, ale je nutné ji potvrdit. Než vyberete záznam, který se má zachovat, považujte dvojici za otázku k prošetření.
Propojení identit je nejisté. Sdílenou schránku nebo firemní ústřednu může používat více lidí. Pokud je vaším jediným vysvětlením podobnost jmen, požádejte odpovědného kolegu o ověření zavedeným komunikačním kanálem a mezitím ponechte záznamy oddělené.
Užitečné hodnoty jsou v různých záznamech. Aktuální vlastník kontaktu může být na jedné kartě, zatímco schválené telefonní číslo je na druhé. Výběrem naposledy upraveného záznamu obejdete otázku, kdo hodnotu změnil a proč.
Starý vztah má stále svůj účel. Předchozí zaměstnavatel může vysvětlovat nabídku, která zůstává relevantní. Zachování tohoto kontextu a volba aktuálního zaměstnavatele jsou dvě různá rozhodnutí. Starý název firmy v historii nemusí odpovídat záznamu firmy, který kolegové používají pro současnou práci.
Podle průvodce historií vlastností od HubSpotu můžete zkontrolovat změny, data a zdroje hodnoty. Pomocí této stopy prošetřete rozpor a poté se s kolegou, který vztah zná, dohodněte na aktuální hodnotě.
Před výběrem zachovaného záznamu zkontrolujte tuto fiktivní dvojici
V tomto smyšleném příkladu představuje záznam A aktuální profesní vztah a záznam B obsahuje upřednostňované přímé telefonní číslo. Osoba potvrdila souvislost mezi starou a aktuální adresou i to, že přímé číslo je stále správné. Tato potvrzení jsou předpoklady cvičení. Nebyly použity žádné zákaznické záznamy ani živý účet HubSpot.
Označme A jako záznam aktuálního zaměstnavatele a B jako záznam bývalého zaměstnavatele. Níže uvedená tabulka zaznamenává zamýšlený výsledek před jakoukoli operací. Bez potvrzení identity uvedeného v příkladu zde přestaňte a ponechte dvojici oddělenou.
| Položka | Záznam A | Záznam B | Zamýšlený výsledek |
|---|---|---|---|
| Potvrzená aktuální pracovní adresa | Potvrzená bývalá pracovní adresa | Pro pracovní kontakt použít aktuální adresu | |
| Telefon | Bývalé kancelářské číslo | Potvrzené upřednostňované přímé číslo | Vybrat přímé číslo z B |
| Vlastník kontaktu | Kolega vyřizující aktuální poptávku | Bývalý vlastník účtu | Zachovat dohodnutého vlastníka z A |
| Firma | Aktuální zaměstnavatel označený Primary | Bývalý zaměstnavatel označený Primary | Aktuální zaměstnavatel je Primary. Zachovat relevantní historickou vazbu |
| Vztah k obchodu | Aktuální poptávka | Dřívější nabídka | Prověřit oba samostatné obchody. Sloučení obchodů se nenavrhuje |
Při sloučení duplicitních kontaktů v tomto příkladu bychom zvolili A jako záznam kontaktu, který má po sloučení zůstat. Tato volba stále ponechává k vyřešení rozpor v telefonu. Průvodce sloučením od HubSpotu popisuje výběr zachovaných hodnot vlastností a výjimky z obvyklého upřednostnění primární hodnoty. Proto potřebná pole zkontrolujte a nepředpokládejte, že každá volba bude odpovídat A.
Přidružení je vazba na jiný záznam, například firmu nebo obchod. Označení Primary u přidružení firmy určuje roli v rámci těchto vazeb. HubSpot uvádí, že při sloučení má přednost firma označená Primary v záznamu, který zachováte. Druhá vazba na firmu zůstane bez tohoto označení. Zkontrolujte skutečné označení vůči zamýšlenému výsledku.
Zapište si zamýšlenou přidruženou firmu a její roli Primary. Otevřete záznam firmy a zkontrolujte roli u kontaktu. Samotné ověření názvu firmy ke kontrole nestačí.
Jak po kontrole provést sloučení duplicitních kontaktů
Postup z jednotlivého záznamu použijte až poté, co vyřešíte identitu, volby polí a role firem a budete vědět, co sloučení znamená pro propojenou práci. Požádejte odpovědného správce o vysvětlení aktivní automatizace nebo externí reference, na kterou spoléháte. Pokud je zásadní závislost nejasná, ponechte dvojici nevyřízenou, dokud ji odpovědný kolega nevysvětlí.
- Zaznamenejte dohodnutý výchozí stav. Původní reference záznamů a zamýšlené hodnoty uložte do úložiště schváleného firmou. Pokud exportujete, zkontrolujte, co soubor skutečně obsahuje. Průvodce exportem od HubSpotu odděluje vlastnosti a přidružení záznamů od exportů aktivit. Soubor je podklad pro porovnání, nikoli úplný plán obnovy.
- Zkontrolujte oprávnění a podmínky účtu. Průvodce sloučením vyžaduje oprávnění Merge records nebo Super Admin. Pokud je nemáte, požádejte o provedení úkonu někoho, kdo již oprávnění má. HubSpot uvádí, že chování identifikátoru kontaktu (ID) a workflow (automatizace) může záviset na tom, zda je v účtu aktivní veřejná beta verze Primary ID Preservation. Před sloučením požádejte správce, aby zdokumentoval chování platné zde a u integrací používajících dané ID kontaktu.
- Otevřete kontakt A, tedy záznam, který chcete zachovat. Zdokumentovaný ruční postup v HubSpotu je CRM > Contacts, otevřít A, následně Actions > Merge a vybrat B. Některé účty zobrazují před CRM položku More. Jde o postup z jednotlivého záznamu, oddělený od správce duplicit.
- Porovnejte skutečně zachované hodnoty. Pomocí Set properties to review zobrazte relevantní vlastnosti a poté zvolte Apply. Zkontrolujte vybraný aktuální e-mail, telefon a vlastníka proti svému rozhodnutí. Pokud požadovaná hodnota nebo přidružení potřebuje další úpravu oprávněnou osobou, vyjasněte ji před pokračováním. Nepředpokládejte, že ji dialog vyřešil.
- Potvrďte pouze zkontrolovanou dvojici. Znovu ověřte reference záznamů a možnost Merge použijte, až když se písemný výsledek shoduje s viditelnými volbami. Písemné rozhodnutí uchovejte pro následnou kontrolu. Pochybná dvojice může zůstat oddělená.
Co zkontrolovat u sloučeného kontaktu?
Otevřete výsledný kontakt a porovnejte jej se stejným písemným rozhodnutím. Začněte poli, která někdo použije při příštím rozhovoru. Každý relevantní vztah zkontrolujte samostatně a zaznamenejte výsledný identifikátor. Účelem je ověřit zamýšlený pracovní záznam. Kontrola vybraných položek nemůže prokázat správnost celé historie ani každé integrace.
U fiktivní dvojice zkontrolujte aktuální e-mail, telefon, který budete používat, a přiřazeného vlastníka. Otevřete vazby na firmy a ověřte, že aktuální zaměstnavatel nese označení Primary. Zkontrolujte samostatnou poptávku a nabídku i relevantní aktivity, které poznáváte z jejich historie, aniž byste je považovali za duplicitní obchody.
Požádejte odpovědného kolegu, aby zkontroloval další plánovaný následný krok a každou referenci kontaktu používanou důležitou integrací nebo sestavou. Pokud se něco neshoduje, pozastavte práci závislou na dané hodnotě a prošetřete věc se správcem. Export ani viditelná historie neposkytují operaci pro zrušení sloučení.
Jakmile výsledek odpovídá dohodnutému rozhodnutí, zjistěte, jak se tato dvojice dostala do CRM. Import, poptávkový formulář nebo integrace mohou potřebovat jasnější pravidlo, kdy vytvořit nový kontakt a kdy aktualizovat stávající. Naše čištění dat CRM a kontroly integrací začínají touto příchozí cestou a rozhodnutími o polích, která vyžaduje. Širší kontroly kvality dat CRM pokrývají problémy nad rámec této jednotlivé dvojice.
Co měřit před dalším čištěním
Zaznamenejte dokončené kontroly a stále otevřené otázky pro porovnání při kontrole další podezřelé dvojice. Samostatně si poznamenejte, odkud noví kandidáti přišli. Odpovědná osoba tak získá něco konkrétního k prošetření, aniž by pokles počtu kontaktů považovala za důkaz správného výsledku.
- Nevyřešená rozhodnutí o polích nebo vztazích: Zaznamenejte je během kontroly a ověřte, zda jste každé vyřešili před použitím kontaktu.
- Neúspěšné kontroly výsledku: Zapište nesprávnou hodnotu, označení firmy nebo vazbu a následně zkontrolujte opravu.
- Nové podezřelé dvojice podle příchozí cesty: Porovnejte nové kandidáty po změnách importů, formulářů nebo integrací. Pokud se opakují, prošetřete danou cestu.
Pokud kontakt poskytuje údaje reklamním sestavám, zjistěte před důvěrou ve změněný celkový počet, jak spolu souvisejí identifikátory kontaktu, poptávky a prodeje. Při měření placené reklamy prostřednictvím CRM tyto vztahy výslovně kontrolujeme. Samotné spojení kontaktů nedokazuje, že byly sesouhlaseny konverzní události nebo historie získání zákazníka.
Kde vám pomůžeme
Začínáme podezřelou dvojicí, zapisujeme hodnoty potřebné pro tým a kontrolujeme, které formuláře, importy nebo integrace kontakt používají. Poté sledujeme cestu, která duplicitu vytvořila. Pokud potřebujete pomoci s její kontrolou, popište ji v krátkém zadání. Neposílejte exporty kontaktů ani přihlašovací údaje.
