HubSpot-ში დუბლირებული კონტაქტების გაერთიანება დაიწყეთ იმის დადასტურებით, რომ ჩანაწერები ერთსა და იმავე პირს ეკუთვნის, შემდეგ კი ჩაიწერეთ შესანარჩუნებელი მიმდინარე მნიშვნელობები და კომპანიებთან კავშირები. Merge-ის გამოყენებამდე გადახედეთ ამ არჩევანს, შემდეგ კი მიღებული კონტაქტი მას შეადარეთ. HubSpot-ის დოკუმენტაციის თანახმად, ჩანაწერების განცალკევება შეუძლებელია, ამიტომ პიროვნების შესახებ გაურკვეველი საკითხი გაჩერების მიზეზია.
შეიძლება ნაცნობი სახელი ორჯერ ნახოთ, სხვადასხვა ტელეფონის ნომრითა და სხვადასხვა პასუხისმგებელი კოლეგით. თავდაპირველად ვწყვეტთ, რა უნდა დაინახოს შემდეგმა ადამიანმა, რომელიც ამ კონტაქტს გახსნის. კონტაქტების სიის შემცირება შეიძლება დაელოდოს, სანამ ეს გადაწყვეტილებები ნათელი გახდება.
რატომ შეიძლება დუბლირებული კონტაქტები განსხვავდებოდეს?
სახელის დამთხვევა რამდენიმე საკითხს ღიად ტოვებს: წარმოადგენს თუ არა ჩანაწერები ერთსა და იმავე პირს, რომელი მონაცემებია მიმდინარე და უკავშირდება თუ არა ზოგი კავშირი ადრინდელ სამუშაოს. დამსაქმებლის შეცვლამ შეიძლება სხვა მისამართი ახსნას, თუმცა ეს დადასტურებას საჭიროებს. შესანარჩუნებელი ჩანაწერის არჩევამდე წყვილი გამოსაკვლევ საკითხად მიიჩნიეთ.
პიროვნების კავშირი გაურკვეველია. საერთო საფოსტო ყუთი ან კომპანიის კომუტატორი შეიძლება სხვადასხვა ადამიანს ემსახურებოდეს. თუ ერთადერთი ახსნა მსგავსი სახელებია, პასუხისმგებელ კოლეგას სთხოვეთ დადგენილი საკონტაქტო არხით გადაამოწმოს, მანამდე კი ჩანაწერები განცალკევებული დატოვეთ.
სასარგებლო მნიშვნელობები სხვადასხვა ჩანაწერშია. ანგარიშის მიმდინარე მფლობელი შეიძლება ერთ ბარათზე იყოს, ხოლო დამტკიცებული ტელეფონის ნომერი მეორეზე. ბოლოს რედაქტირებული ჩანაწერის არჩევა გვერდს უვლის კითხვას, ვინ შეცვალა მნიშვნელობა და რატომ.
ძველ კავშირს კვლავ აქვს დანიშნულება. წინა დამსაქმებელმა შეიძლება ახსნას შეთავაზება, რომელიც კვლავ აქტუალურია. ამ კონტექსტის შენარჩუნება და მიმდინარე დამსაქმებლის არჩევა ცალკეული გადაწყვეტილებებია. ისტორიაში არსებული ძველი კომპანიის სახელი არ არის აუცილებელი შეესაბამებოდეს კომპანიის ჩანაწერს, რომელსაც კოლეგები მიმდინარე სამუშაოსთვის იყენებენ.
HubSpot-ის თვისებების ისტორიის სახელმძღვანელოს მიხედვით, შეგიძლიათ მნიშვნელობის ცვლილებები, თარიღები და წყაროები შეამოწმოთ. გამოიყენეთ ეს კვალი შეუსაბამობის გამოსაკვლევად, შემდეგ კი მიმდინარე მნიშვნელობა იმ კოლეგასთან შეათანხმეთ, რომელმაც ეს ურთიერთობა იცის.
შესანარჩუნებელი ჩანაწერის არჩევამდე შეამოწმეთ ეს გამოგონილი წყვილი
ამ გამოგონილ მაგალითში ჩანაწერი A მიმდინარე სამუშაო ურთიერთობას წარმოადგენს, ხოლო ჩანაწერი B სასურველ პირდაპირ ტელეფონის ნომერს შეიცავს. პირმა დაადასტურა ძველ და მიმდინარე მისამართებს შორის კავშირი და ისიც, რომ პირდაპირი ნომერი კვლავ სწორია. ეს დადასტურებები სავარჯიშოს დაშვებებია. მომხმარებელთა ჩანაწერები ან მოქმედი HubSpot ანგარიში არ გამოგვიყენებია.
A-ს მიმდინარე დამსაქმებლის ჩანაწერი ვუწოდოთ, B-ს კი ყოფილი დამსაქმებლის ჩანაწერი. ქვემოთ ნაჩვენები სასურველი შედეგი ნებისმიერი ოპერაციის შესრულებამდე წერილობითი გადაწყვეტილებაა. მაგალითში მოცემული პიროვნების დადასტურების გარეშე აქ შეჩერდით და წყვილი განცალკევებული დატოვეთ.
| ველი | მნიშვნელობები და არჩევანი |
|---|---|
| ელფოსტა | A: დადასტურებული მიმდინარე სამუშაო მისამართი; B: დადასტურებული ყოფილი სამუშაო მისამართი; შედეგი: სამუშაო კონტაქტისთვის მიმდინარე მისამართის გამოყენება |
| ტელეფონი | A: ყოფილი ოფისის ნომერი; B: დადასტურებული სასურველი პირდაპირი ნომერი; შედეგი: B-ს პირდაპირი ნომრის არჩევა |
| კონტაქტის მფლობელი | A: კოლეგა, რომელიც მიმდინარე მოთხოვნას ამუშავებს; B: ანგარიშის ყოფილი მფლობელი; შედეგი: A-ს შეთანხმებული მფლობელის შენარჩუნება |
| კომპანია | A: მიმდინარე დამსაქმებელი, მონიშნული Primary-დ; B: ყოფილი დამსაქმებელი, მონიშნული Primary-დ; შედეგი: მიმდინარე დამსაქმებელი არის Primary, შესაბამისი ისტორიული კავშირი კი რჩება |
| გარიგებასთან კავშირი | A: მიმდინარე მოთხოვნა; B: ადრინდელი შეთავაზება; შედეგი: ორივე განსხვავებული გარიგების შემოწმება, გარიგებების გაერთიანება არ იგეგმება |
ამ მაგალითში დუბლირებული კონტაქტების გასაერთიანებლად A-ს ავირჩევდით კონტაქტის ჩანაწერად, რომელიც გაერთიანების შემდეგ უნდა დარჩეს. ეს არჩევანი ტელეფონის შეუსაბამობას მაინც გადასაწყვეტად ტოვებს. HubSpot-ის გაერთიანების სახელმძღვანელო აღწერს შესანარჩუნებელი თვისებების მნიშვნელობების არჩევასა და მისი ჩვეული ძირითადი მნიშვნელობის უპირატესობის გამონაკლისებს. ამიტომ შეამოწმეთ საჭირო ველები და ნუ ჩათვლით, რომ ყველა არჩევანი A-ს მიჰყვება.
ასოციაცია არის სხვა ჩანაწერთან, მაგალითად კომპანიასთან ან გარიგებასთან კავშირი. კომპანიის ასოციაციაზე Primary იარლიყი ამ კავშირებში როლს განსაზღვრავს. HubSpot-ის დოკუმენტაციის თანახმად, გაერთიანებისას უპირატესობა ენიჭება შესანარჩუნებელ ჩანაწერში Primary-დ მონიშნულ კომპანიას. სხვა კომპანიის კავშირი ამ იარლიყის გარეშე რჩება. ფაქტობრივი იარლიყი სასურველ შედეგს შეადარეთ.
ჩაიწერეთ სასურველი დაკავშირებული კომპანია და მისი Primary როლი. გახსენით კომპანიის ჩანაწერი და შეამოწმეთ კომპანიის როლი კონტაქტის კავშირებში. მხოლოდ კომპანიის სახელი შემოწმებას არ ასრულებს.
როგორ გავაერთიანოთ დუბლირებული კონტაქტები შემოწმების შემდეგ
ცალკეული ჩანაწერიდან მოქმედება გამოიყენეთ მხოლოდ მას შემდეგ, რაც დაადგენთ პიროვნებას, ველების არჩევანსა და კომპანიების როლებს და გეცოდინებათ, რას ნიშნავს გაერთიანება დაკავშირებული სამუშაოსთვის. პასუხისმგებელ ადმინისტრატორს სთხოვეთ განმარტოს ნებისმიერი აქტიური ავტომატიზაცია ან გარე მითითება, რომელსაც ეყრდნობით. თუ არსებითი დამოკიდებულება გაურკვეველია, წყვილი მოლოდინის რეჟიმში დატოვეთ, სანამ პასუხისმგებელი კოლეგა მას არ განმარტავს.
- დააფიქსირეთ შეთანხმებული საწყისი მდგომარეობა. თავდაპირველი ჩანაწერების მითითებები და სასურველი მნიშვნელობები ბიზნესის მიერ დამტკიცებულ საცავში შეინახეთ. ექსპორტისას შეამოწმეთ, რას შეიცავს ფაილი. HubSpot-ის ექსპორტის სახელმძღვანელო ჩანაწერის თვისებებსა და ასოციაციებს აქტივობების ექსპორტისგან განასხვავებს. ფაილი შედარების მტკიცებულებაა და არა აღდგენის სრული გეგმა.
- შეამოწმეთ ნებართვა და ანგარიშის პირობები. გაერთიანების სახელმძღვანელო მოითხოვს Merge records ან Super Admin ნებართვას. თუ ის არ გაქვთ, მოქმედება უკვე უფლებამოსილ პირს სთხოვეთ. HubSpot-ის მიხედვით, კონტაქტის იდენტიფიკატორის (ID) და სამუშაო პროცესების (ავტომატიზაციის) ქცევა შეიძლება დამოკიდებული იყოს იმაზე, გააქტიურებულია თუ არა ანგარიშში Primary ID Preservation-ის საჯარო ბეტა-ვერსია. გაერთიანებამდე ადმინისტრატორს სთხოვეთ დააფიქსიროს, რა ქცევა ვრცელდება აქ და იმ ინტეგრაციებზე, რომლებიც ამ კონტაქტის ID-ს იყენებს.
- გახსენით კონტაქტი A, ჩანაწერი, რომლის შენარჩუნებაც გსურთ. HubSpot-ის დოკუმენტირებული ხელით შესასრულებელი გზაა CRM > Contacts, A-ს გახსნა, შემდეგ Actions > Merge და B-ს არჩევა. ზოგ ანგარიშში CRM-მდე More ჩანს. ეს ცალკეული ჩანაწერის გზაა და დუბლიკატების მენეჯერისგან განსხვავდება.
- შეადარეთ რეალურად შესანარჩუნებელი მნიშვნელობები. შესაბამისი თვისებების გამოსაჩენად გამოიყენეთ Set properties to review, შემდეგ Apply. არჩეული მიმდინარე ელფოსტა, ტელეფონი და მფლობელი თქვენს გადაწყვეტილებას შეადარეთ. თუ საჭირო მნიშვნელობას ან ასოციაციას სხვა უფლებამოსილი ცვლილება სჭირდება, გაგრძელებამდე გაარკვიეთ. ნუ ჩათვლით, რომ დიალოგმა საკითხი უკვე გადაწყვიტა.
- დაადასტურეთ მხოლოდ შემოწმებული წყვილი. კვლავ შეამოწმეთ ჩანაწერების მითითებები, შემდეგ გამოიყენეთ Merge, როცა წერილობითი შედეგი და ხილული არჩევანი ემთხვევა. წერილობითი გადაწყვეტილება შემდგომი შემოწმებისთვის შეინახეთ. საეჭვო წყვილი შეიძლება განცალკევებული დარჩეს.
რა უნდა შეამოწმოთ გაერთიანებულ კონტაქტში?
გახსენით მიღებული კონტაქტი და იმავე წერილობით გადაწყვეტილებას შეადარეთ. დაიწყეთ იმ ველებით, რომლებსაც ვინმე მომდევნო საუბრისთვის გამოიყენებს. თითოეული შესაბამისი კავშირი ცალკე შეამოწმეთ და მიღებული იდენტიფიკატორი ჩაიწერეთ. მიზანი სასურველი სამუშაო ჩანაწერის შემოწმებაა. შერჩეული ელემენტების დათვალიერება ვერ ადასტურებს, რომ მთელი ისტორია ან ყველა ინტეგრაცია სწორია.
გამოგონილი წყვილისთვის შეამოწმეთ მიმდინარე ელფოსტა, გამოსაყენებელი ტელეფონი და დანიშნული მფლობელი. გახსენით კომპანიების კავშირები და დაადასტურეთ, რომ მიმდინარე დამსაქმებელს Primary აქვს. შეამოწმეთ განსხვავებული მოთხოვნა და შეთავაზება, ასევე მათი ისტორიებიდან თქვენთვის ნაცნობი შესაბამისი აქტივობები, ისე, რომ ისინი დუბლირებულ გარიგებებად არ ჩათვალოთ.
პასუხისმგებელ კოლეგას სთხოვეთ შეამოწმოს შემდეგი დაგეგმილი შემდგომი მოქმედება და კონტაქტის ყველა მითითება, რომელსაც მნიშვნელოვანი ინტეგრაცია ან ანგარიში იყენებს. შეუსაბამობისას შეაჩერეთ ამ მნიშვნელობაზე დამოკიდებული სამუშაო და ადმინისტრატორთან ერთად გამოიკვლიეთ. ექსპორტი ან ხილული ისტორიის კვალი განცალკევების ოპერაციას არ უზრუნველყოფს.
როცა შედეგი შეთანხმებულ გადაწყვეტილებას დაემთხვევა, გამოიკვლიეთ, როგორ მოხვდა ეს წყვილი CRM-ში. იმპორტს, მოთხოვნის ფორმას ან ინტეგრაციას შეიძლება დასჭირდეს უფრო მკაფიო წესი, როდის შექმნას ახალი კონტაქტი და როდის განაახლოს არსებული. ჩვენი CRM მონაცემების გასუფთავებისა და ინტეგრაციების შემოწმება ამ შემომავალი გზითა და მისთვის საჭირო ველების გადაწყვეტილებებით იწყება. CRM მონაცემების ხარისხის უფრო ფართო შემოწმება ამ ცალკეული წყვილის მიღმა არსებულ საკითხებს მოიცავს.
რა გავზომოთ მომდევნო გასუფთავებამდე
დააფიქსირეთ დასრულებული შემოწმებები და კვლავ ღია კითხვები, რათა შემდეგი სავარაუდო წყვილის განხილვისას შეადაროთ. ცალკე ჩაინიშნეთ, საიდან მოვიდნენ ახალი კანდიდატები. ეს პროცესზე პასუხისმგებელ პირს გამოსაკვლევად კონკრეტულ მასალას აძლევს, თუმცა კონტაქტების რაოდენობის შემცირებას სწორი შედეგის მტკიცებულებად არ მიიჩნევს.
- გადაუჭრელი გადაწყვეტილებები ველებსა ან კავშირებზე: განხილვისას დააფიქსირეთ და კონტაქტის გამოყენებამდე შეამოწმეთ, გადაწყვიტეთ თუ არა თითოეული.
- შედეგის წარუმატებელი შემოწმებები: აღრიცხეთ არასწორი მნიშვნელობა, კომპანიის იარლიყი ან კავშირი, შემდეგ კი შესწორება შეამოწმეთ.
- ახალი სავარაუდო წყვილები შემომავალი გზის მიხედვით: იმპორტების, ფორმების ან ინტეგრაციების ცვლილების შემდეგ ახალი კანდიდატები შეადარეთ. განმეორებისას გზა გამოიკვლიეთ.
თუ კონტაქტი სარეკლამო ანგარიშებს აწვდის მონაცემებს, შეცვლილი ჯამის ნდობამდე იკითხეთ, როგორ უკავშირდება ერთმანეთს კონტაქტის, მოთხოვნისა და გაყიდვის იდენტიფიკატორები. CRM-ის მეშვეობით ფასიანი რეკლამის გაზომვისას ამ კავშირებს პირდაპირ ვამოწმებთ. მხოლოდ კონტაქტების გაერთიანება არ ადასტურებს, რომ კონვერსიის მოვლენები ან მოზიდვის ისტორია შეთანხმდა.
სად გეხმარებით
ვიწყებთ სავარაუდო წყვილით, ვიწერთ გუნდისთვის საჭირო მნიშვნელობებს და ვამოწმებთ, რომელი ფორმები, იმპორტები ან ინტეგრაციები იყენებს ამ კონტაქტს. შემდეგ ვიკვლევთ გზას, რომელმაც დუბლიკატი შექმნა. თუ ამ გზის შემოწმებაში დახმარება გჭირდებათ, აღწერეთ ის მოკლე ბრიფში. ნუ გამოგზავნით კონტაქტების ექსპორტს ან ავტორიზაციის მონაცემებს.
