Om dubbele contacten samen te voegen in HubSpot, bevestigt u eerst dat de records bij dezelfde persoon horen. Noteer daarna de actuele waarden en bedrijfsrelaties die u wilt behouden. Beoordeel die keuzes voordat u Samenvoegen gebruikt en vergelijk het resulterende contact daar naderhand mee. HubSpot vermeldt dat records niet kunnen worden gesplitst nadat ze zijn samengevoegd. Een onbeantwoorde identiteitsvraag is dus een reden om te stoppen.
Mogelijk ziet u een bekende naam twee keer, met verschillende telefoonnummers en verschillende toegewezen collega’s. We bepalen eerst wat de volgende persoon die dit contact opent, moet zien. Een kleinere contactenlijst kan wachten totdat die beslissingen duidelijk zijn.
Waarom kunnen overeenkomende contacten van elkaar verschillen?
Een overeenkomende naam laat meerdere vragen open: of de records dezelfde persoon vertegenwoordigen, welke gegevens actueel zijn en of sommige relaties bij eerder werk horen. Een verandering van werkgever kan een ander adres verklaren, maar moet worden bevestigd. Behandel het paar als een vraag die u moet onderzoeken voordat u het te behouden record kiest.
De identiteitskoppeling is onzeker. Een gedeelde inbox of algemeen bedrijfsnummer kan door verschillende mensen worden gebruikt. Als uw enige verklaring is dat de namen op elkaar lijken, vraagt u de verantwoordelijke collega om dit via een bestaand contactkanaal te verifiëren. Houd de records intussen gescheiden.
Bruikbare waarden staan in verschillende records. De huidige accounteigenaar kan op de ene kaart staan, terwijl het goedgekeurde telefoonnummer op de andere staat. Als u het laatst bewerkte record kiest, slaat u de vraag over wie de waarde heeft gewijzigd en waarom.
Een oude relatie heeft nog een functie. Een vorige werkgever kan een nog relevante offerte verklaren. Die context behouden en de huidige werkgever kiezen, zijn afzonderlijke beslissingen. Een oude bedrijfsnaam in de geschiedenis hoeft niet het bedrijfsrecord aan te duiden dat collega’s voor lopend werk gebruiken.
Volgens de handleiding van HubSpot over de eigenschapsgeschiedenis kunt u de wijzigingen, datums en bronnen van een waarde bekijken. Gebruik dat spoor om een conflict te onderzoeken en spreek daarna met de collega die de relatie kent af wat de actuele waarde is.
Beoordeel dit fictieve paar voordat u kiest welk record blijft
In dit verzonnen voorbeeld vertegenwoordigt record A de huidige werkrelatie en bevat record B het gewenste rechtstreekse telefoonnummer. De persoon heeft het verband tussen het oude en het huidige adres bevestigd, evenals het feit dat het rechtstreekse nummer nog klopt. Die bevestigingen zijn aannames van de oefening; er zijn geen klantrecords of actief HubSpot-account gebruikt.
Noem A het record van de huidige werkgever en B het record van de voormalige werkgever. De onderstaande tabel legt het beoogde resultaat vast vóór enige handeling. Zonder de identiteitsbevestiging uit het voorbeeld stopt u hier en laat u het paar gescheiden.
| Item | Record A | Record B | Beoogd resultaat |
|---|---|---|---|
| Bevestigd huidig werkadres | Bevestigd voormalig werkadres | Gebruik het huidige adres voor het werkcontact | |
| Telefoon | Voormalig kantoornummer | Bevestigd gewenst rechtstreeks nummer | Kies het rechtstreekse nummer van B |
| Contacteigenaar | Collega die de huidige aanvraag behandelt | Voormalige accounteigenaar | Behoud de afgesproken eigenaar van A |
| Bedrijf | Huidige werkgever, gelabeld als Primary | Voormalige werkgever, gelabeld als Primary | De huidige werkgever is Primary; behoud de relevante historische koppeling |
| Dealrelatie | Huidige aanvraag | Eerdere offerte | Controleer beide afzonderlijke deals; er wordt geen samenvoeging van deals voorgesteld |
Om in dit voorbeeld dubbele contacten samen te voegen, zouden we A kiezen als het contactrecord dat na het samenvoegen moet blijven. Bij die keuze moet het conflict rond het telefoonnummer nog steeds worden opgelost. De samenvoeghandleiding van HubSpot beschrijft het kiezen van te behouden eigenschapswaarden en uitzonderingen op de gebruikelijke voorkeur voor primaire waarden. Controleer daarom de benodigde velden en neem niet aan dat elke keuze A volgt.
Een koppeling is een link naar een ander record, zoals een bedrijf of deal. Het label Primary bij een bedrijfskoppeling geeft een rol binnen die koppelingen aan. HubSpot vermeldt dat het bedrijf met het label Primary in het record dat u behoudt, voorrang krijgt bij het samenvoegen. De andere bedrijfskoppeling blijft bestaan zonder dat label. Vergelijk het daadwerkelijke label met het beoogde resultaat.
Noteer het beoogde gekoppelde bedrijf en de rol Primary daarvan. Open dat bedrijfsrecord en controleer de rol bij het contact; alleen de bedrijfsnaam controleren is niet voldoende.
Dubbele contacten samenvoegen na de beoordeling
Gebruik de route via het individuele record pas nadat u overeenstemming hebt bereikt over de identiteit, veldkeuzes en bedrijfsrollen, en weet wat het samenvoegen voor gekoppeld werk betekent. Laat de verantwoordelijke beheerder uitleg geven over actieve automatisering of externe verwijzingen waarvan u afhankelijk bent. Als een essentiële afhankelijkheid onduidelijk is, laat u het paar in behandeling totdat de verantwoordelijke collega deze kan uitleggen.
- Leg de afgesproken beginsituatie vast. Bewaar de oorspronkelijke recordverwijzingen en de beoogde waarden in de goedgekeurde opslag van het bedrijf. Als u exporteert, controleert u wat het bestand werkelijk bevat. De exporthandleiding van HubSpot onderscheidt recordeigenschappen en koppelingen van exports van activiteiten. Een bestand is bewijs ter vergelijking, geen volledig herstelplan.
- Controleer de machtigings- en accountvoorwaarden. Volgens de samenvoeghandleiding is de machtiging Merge records of Super Admin vereist. Vraag iemand die al bevoegd is om de handeling uit te voeren als u die machtiging niet hebt. HubSpot geeft aan dat het gedrag van de contactidentifier (ID) en workflows (automatisering) kan afhangen van de vraag of de openbare bèta Primary ID Preservation actief is in het account. Vraag de beheerder vóór het samenvoegen om vast te leggen welk gedrag hier van toepassing is en welk gedrag geldt voor integraties die dat contact-ID gebruiken.
- Open contact A, het record dat u wilt behouden. De gedocumenteerde handmatige route van HubSpot is CRM > Contacts, A openen, daarna Actions > Merge en B selecteren. In sommige accounts staat More vóór CRM. Dit is de route via een individueel record en staat los van de duplicatenmanager.
- Vergelijk de waarden die daadwerkelijk worden behouden. Gebruik Set properties to review om relevante eigenschappen te tonen en kies daarna Apply. Vergelijk het geselecteerde actuele e-mailadres, telefoonnummer en de eigenaar met uw beslissing. Als voor een vereiste waarde of koppeling nog een andere bevoegde bewerking nodig is, verduidelijkt u dat voordat u doorgaat. Neem niet aan dat het dialoogvenster dit heeft opgelost.
- Bevestig uitsluitend het beoordeelde paar. Controleer de recordverwijzingen nogmaals en gebruik daarna Merge wanneer het schriftelijke resultaat en de zichtbare keuzes overeenkomen. Houd de schriftelijke beslissing beschikbaar voor de controle achteraf. Een twijfelachtig paar kan gescheiden blijven.
Wat moet u controleren bij het gecombineerde contact?
Open het resulterende contact en vergelijk het met dezelfde schriftelijke beslissing. Begin met de velden die iemand voor het volgende gesprek zal gebruiken. Controleer elke relevante relatie afzonderlijk en noteer de resulterende identifier. Het doel is het beoogde werkrecord te verifiëren. Door geselecteerde onderdelen te inspecteren, kunt u niet vaststellen dat elk deel van de geschiedenis of elke integratie klopt.
Controleer voor het fictieve paar het actuele e-mailadres, het telefoonnummer dat u zult gebruiken en de toegewezen eigenaar. Open de bedrijfskoppelingen en bevestig dat de huidige werkgever Primary is. Controleer de afzonderlijke aanvraag en offerte, plus relevante activiteiten die u uit hun geschiedenis herkent, zonder ze als dubbele deals te behandelen.
Vraag de verantwoordelijke collega om de volgende geplande opvolging en elke contactverwijzing van een belangrijke integratie of rapportage te controleren. Als iets afwijkt, pauzeert u werk dat van die waarde afhankelijk is en onderzoekt u de kwestie met de beheerder. Een export of zichtbaar geschiedenisspoor biedt geen mogelijkheid om het samenvoegen ongedaan te maken.
Zodra het resultaat overeenkomt met de afgesproken beslissing, onderzoekt u hoe dit paar in het CRM is terechtgekomen. Een import, aanvraagformulier of integratie heeft mogelijk een duidelijkere regel nodig voor wanneer een nieuw contact wordt aangemaakt en wanneer een bestaand contact wordt bijgewerkt. Onze opschoning van CRM-gegevens en integratiecontroles beginnen bij die inkomende route en de daarvoor benodigde veldbeslissingen. De bredere controles van de CRM-gegevenskwaliteit behandelen problemen die verder gaan dan dit individuele paar.
Wat meet u vóór de volgende opschoning?
Leg de uitgevoerde controles en nog openstaande vragen vast, zodat u ze kunt vergelijken wanneer u het volgende vermoedelijke paar beoordeelt. Noteer afzonderlijk waar nieuwe kandidaten vandaan kwamen. Zo heeft de procesverantwoordelijke iets concreets om te onderzoeken, zonder een daling van het aantal contacten als bewijs van een correct resultaat te beschouwen.
- Onopgeloste beslissingen over velden of relaties: leg ze tijdens de beoordeling vast en controleer of u elke beslissing hebt opgelost voordat u het contact gebruikt.
- Mislukte resultaatcontroles: registreer de verkeerde waarde, het verkeerde bedrijfslabel of de verkeerde koppeling en controleer daarna uw correctie.
- Nieuwe vermoedelijke paren per inkomende route: vergelijk nieuwe kandidaten na wijzigingen in imports, formulieren of integraties; onderzoek de route wanneer ze terugkeren.
Als het contact advertentierapportages voedt, vraagt u hoe identifiers van contacten, aanvragen en verkopen met elkaar samenhangen voordat u een gewijzigd totaal vertrouwt. Bij meting van betaalde advertenties via het CRM controleren we die relaties expliciet. Alleen contacten combineren is geen bewijs dat conversiegebeurtenissen of acquisitiegeschiedenis met elkaar in overeenstemming zijn gebracht.
Waar wij van pas komen
We beginnen met het vermoedelijke paar, noteren de waarden die het team nodig heeft en controleren welke formulieren, imports of integraties dat contact gebruiken. Daarna traceren we de route die het duplicaat heeft aangemaakt. Hebt u hulp nodig bij de beoordeling van die route, beschrijf deze dan in een korte briefing. Stuur geen exportbestanden met contacten of inloggegevens.
