Päällekkäisten yhteystietojen yhdistäminen HubSpotissa alkaa varmistamalla, että tietueet kuuluvat samalle henkilölle. Kirjaa sitten säilytettävät nykyiset arvot ja yrityssuhteet. Tarkista valinnat ennen Merge-toimintoa ja vertaa syntynyttä yhteystietoa niihin jälkikäteen. HubSpotin ohjeiden mukaan tietueita ei voi erottaa yhdistämisen jälkeen, joten ratkaisematon henkilöllisyyskysymys on syy pysähtyä.
Saatat nähdä tutun nimen kahdesti, mutta puhelinnumerot ja vastuuhenkilöt ovat eri. Aloitamme päättämällä, mitä yhteystiedon seuraavaksi avaavan henkilön pitää nähdä. Lyhyempi yhteystietoluettelo saa odottaa, kunnes nämä päätökset ovat selvät.
Miksi vastaavat yhteystiedot voivat olla ristiriidassa?
Sama nimi jättää avoimeksi useita kysymyksiä: edustavatko tietueet samaa henkilöä, mitkä tiedot ovat nykyisiä ja liittyvätkö jotkin suhteet aiempaan työhön. Työnantajan vaihtuminen voi selittää eri osoitteen, mutta se pitää vahvistaa. Käsittele paria tutkittavana kysymyksenä ennen säilytettävän tietueen valintaa.
Henkilöllisyyksien yhteys on epävarma. Yhteinen postilaatikko tai yrityksen puhelinvaihde voi palvella eri ihmisiä. Jos ainoa perustelu on nimien samankaltaisuus, pyydä vastuullista kollegaa varmistamaan asia vakiintuneen yhteydenottotavan kautta ja pidä tietueet siihen asti erillään.
Hyödylliset arvot ovat eri tietueissa. Nykyinen yhteystiedon omistaja voi olla toisessa kortissa ja hyväksytty puhelinnumero toisessa. Viimeksi muokatun tietueen valitseminen sivuuttaa kysymykset siitä, kuka muutti arvoa ja miksi.
Vanhalla suhteella on yhä tarkoitus. Aiempi työnantaja voi selittää edelleen olennaisen tarjouksen. Tämän taustan säilyttäminen ja nykyisen työnantajan valitseminen ovat eri päätöksiä. Historiassa oleva vanha yrityksen nimi ei välttämättä vastaa yritystietuetta, jota kollegat käyttävät nykyisessä työssä.
HubSpotin ominaisuushistoriaa koskevan oppaan mukaan voit tarkastella arvon muutoksia, päivämääriä ja lähteitä. Tutki ristiriitaa tämän jäljen avulla ja sovi sitten nykyisestä arvosta suhteen tuntevan kollegan kanssa.
Tarkista tämä kuvitteellinen pari ennen säilytettävän tietueen valintaa
Tässä keksityssä esimerkissä tietue A kuvaa nykyistä ammatillista yhteydenpitoa ja tietue B sisältää ensisijaisen suoran puhelinnumeron. Henkilö on vahvistanut vanhan ja nykyisen osoitteen välisen yhteyden sekä suoran numeron olevan edelleen oikea. Nämä vahvistukset ovat harjoituksen oletuksia. Asiakastietueita tai aktiivista HubSpot-tiliä ei käytetty.
Kutsutaan A:ta nykyisen työnantajan tietueeksi ja B:tä entisen työnantajan tietueeksi. Alla olevaan taulukkoon kirjataan tavoitetulos ennen mitään toimenpidettä. Ilman esimerkin henkilöllisyysvahvistusta pysähdy tähän ja pidä pari erillään.
| Kohta | Tietue A | Tietue B | Tavoitetulos |
|---|---|---|---|
| Sähköposti | Vahvistettu nykyinen työosoite | Vahvistettu entinen työosoite | Käytä nykyistä osoitetta työyhteystiedossa |
| Puhelin | Entinen toimistonumero | Vahvistettu ensisijainen suora numero | Valitse B:n suora numero |
| Yhteystiedon omistaja | Nykyistä tiedustelua hoitava kollega | Entinen asiakasvastaava | Säilytä A:n sovittu omistaja |
| Yritys | Nykyinen työnantaja, merkintänä Primary | Entinen työnantaja, merkintänä Primary | Nykyinen työnantaja on Primary. Säilytä olennainen historiallinen linkki |
| Kauppasuhde | Nykyinen tiedustelu | Aiempi tarjous | Tarkista molemmat erilliset kaupat. Kauppoja ei ehdoteta yhdistettäviksi |
Tässä esimerkissä valitsisimme A:n päällekkäisten yhteystietojen yhdistämisen jälkeen säilyväksi tietueeksi. Valinta ei vielä ratkaise puhelinnumeroiden ristiriitaa. HubSpotin yhdistämisopas kuvaa säilytettävien ominaisuusarvojen valinnan ja poikkeukset tavalliseen ensisijaisen arvon suosimiseen. Tarkista siis tarvitsemasi kentät äläkä oleta kaikkien valintojen seuraavan A:ta.
Liitos on linkki toiseen tietueeseen, kuten yritykseen tai kauppaan. Yritysliitoksen Primary-merkintä osoittaa yhden näiden linkkien rooleista. HubSpotin mukaan säilytettävässä tietueessa Primary-merkinnän saanut yritys on yhdistämisessä etusijalla. Toinen yrityslinkki säilyy ilman tätä merkintää. Vertaa todellista merkintää tavoitetulokseen.
Kirjaa tavoiteltu linkitetty yritys ja sen Primary-rooli. Avaa yritystietue ja tarkista yhteystiedon rooli. Pelkkä yrityksen nimi ei riitä tarkistukseksi.
Näin yhdistät päällekkäiset yhteystiedot tarkistuksen jälkeen
Käytä yksittäisen tietueen reittiä vasta, kun henkilöllisyys, kenttävalinnat ja yritysroolit on ratkaistu ja tiedät, mitä yhdistäminen merkitsee siihen liittyvälle työlle. Pyydä vastuullista järjestelmänvalvojaa selittämään käyttämäsi aktiivinen automaatio tai ulkoinen viite. Jos olennainen riippuvuus on epäselvä, jätä pari odottamaan, kunnes vastuullinen kollega voi selittää sen.
- Kirjaa sovittu lähtötilanne. Säilytä alkuperäiset tietueviitteet ja tavoitearvot yrityksen hyväksymässä tallennuspaikassa. Jos viet tietoja, tarkista tiedoston todellinen sisältö. HubSpotin vientiopas erottaa tietueominaisuudet ja liitokset toimintojen viennistä. Tiedosto on vertailuaineistoa, ei täydellinen palautussuunnitelma.
- Tarkista käyttöoikeudet ja tilin olosuhteet. Yhdistämisopas edellyttää Merge records- tai Super Admin -oikeutta. Jos oikeus puuttuu, pyydä jo valtuutettua henkilöä toimimaan. HubSpotin mukaan yhteystiedon tunnisteen (ID) ja workflow-toimintojen (automaation) käyttäytyminen voi riippua siitä, onko tilillä käytössä julkinen Primary ID Preservation -beeta. Pyydä järjestelmänvalvojaa ennen yhdistämistä dokumentoimaan, mikä käyttäytyminen koskee tätä tilannetta ja kyseistä yhteystieto-ID:tä käyttäviä integraatioita.
- Avaa yhteystieto A eli säilytettävä tietue. HubSpotin dokumentoitu manuaalinen reitti on CRM > Contacts, avaa A, valitse Actions > Merge ja sitten B. Joillakin tileillä More näkyy ennen CRM-valintaa. Tämä yksittäisen tietueen reitti on erillinen kaksoiskappaleiden hallinnasta.
- Vertaa todella säilytettäviä arvoja. Tuo olennaiset ominaisuudet näkyviin valinnalla Set properties to review ja valitse sitten Apply. Vertaa valittua nykyistä sähköpostia, puhelinta ja omistajaa päätökseesi. Jos vaadittu arvo tai liitos tarvitsee valtuutetun henkilön muun muokkauksen, selvitä asia ennen jatkamista. Älä oleta valintaikkunan ratkaisseen sitä.
- Vahvista vain tarkistettu pari. Tarkista tietueviitteet uudelleen ja käytä Merge-toimintoa vasta, kun kirjallinen tulos ja näkyvät valinnat vastaavat toisiaan. Säilytä kirjallinen päätös jälkitarkistusta varten. Epävarma pari voi jäädä erilleen.
Mitä yhdistetystä yhteystiedosta pitää tarkistaa?
Avaa syntynyt yhteystieto ja vertaa sitä samaan kirjalliseen päätökseen. Aloita kentistä, joita käytetään seuraavassa keskustelussa. Tarkista jokainen olennainen suhde erikseen ja kirjaa syntynyt tunniste. Tarkoitus on varmistaa suunniteltu työtietue. Valittujen kohtien tarkistus ei voi osoittaa koko historian tai kaikkien integraatioiden olevan oikein.
Tarkista kuvitteellisesta parista nykyinen sähköposti, käytettävä puhelinnumero ja määritetty omistaja. Avaa yrityslinkit ja varmista, että nykyisellä työnantajalla on Primary-merkintä. Tarkista erillinen tiedustelu ja tarjous sekä historiasta tunnistamasi olennaiset toiminnot käsittelemättä niitä päällekkäisinä kauppoina.
Pyydä vastuullista kollegaa tarkistamaan seuraava suunniteltu yhteydenotto sekä jokainen tärkeän integraation tai raportin käyttämä yhteystietoviite. Jos jokin ei vastaa sovittua, keskeytä kyseisestä arvosta riippuva työ ja tutki asiaa järjestelmänvalvojan kanssa. Vienti tai näkyvä historiajälki ei mahdollista yhdistämisen perumista.
Kun tulos vastaa sovittua päätöstä, selvitä, miten pari päätyi CRM-järjestelmään. Tuonti, tiedustelulomake tai integraatio voi tarvita selkeämmän säännön siitä, milloin se luo uuden yhteystiedon ja milloin se päivittää olemassa olevaa. CRM-tietojen siivouksemme ja integraatiotarkistuksemme alkavat tästä saapumisreitistä ja sen edellyttämistä kenttäpäätöksistä. Laajemmat CRM-tietojen laatutarkistukset kattavat tämän yksittäisen parin ulkopuoliset ongelmat.
Mitä mitataan ennen seuraavaa siivousta?
Kirjaa suoritetut tarkistukset ja avoimet kysymykset vertailua varten, kun tarkistat seuraavan epäillyn parin. Merkitse erikseen, mistä uudet ehdokkaat tulivat. Näin prosessista vastaava henkilö saa konkreettista tutkittavaa ilman, että yhteystietojen määrän vähenemistä pidetään todisteena oikeasta tuloksesta.
- Ratkaisemattomat kenttä- tai suhdepäätökset: Kirjaa ne tarkistuksen aikana ja tarkista, ratkaisitko jokaisen ennen yhteystiedon käyttöä.
- Epäonnistuneet tulostarkistukset: Kirjaa väärä arvo, yritysmerkintä tai linkki ja tarkista sitten korjaus.
- Uudet epäillyt parit saapumisreiteittäin: Vertaa uusia ehdokkaita tuontien, lomakkeiden tai integraatioiden muutosten jälkeen. Tutki reittiä, jos niitä ilmenee uudelleen.
Jos yhteystieto syöttää tietoja mainosraportteihin, selvitä yhteystiedon, tiedustelun ja myynnin tunnisteiden suhteet ennen muuttuneeseen kokonaismäärään luottamista. Maksullisen mainonnan mittaamisessa CRM:n kautta tarkistamme nämä suhteet erikseen. Pelkkä yhteystietojen yhdistäminen ei osoita, että konversiotapahtumat tai hankintahistoria olisi täsmäytetty.
Missä me autamme
Aloitamme epäillystä parista, kirjaamme tiimin tarvitsemat arvot ja tarkistamme, mitkä lomakkeet, tuonnit tai integraatiot käyttävät yhteystietoa. Sen jälkeen jäljitämme kaksoiskappaleen luoneen reitin. Jos tarvitset apua reitin tarkistamiseen, kuvaile se lyhyessä toimeksiannossa. Älä lähetä yhteystietovientejä tai kirjautumistietoja.
