Pentru îmbinarea contactelor duplicate în HubSpot, confirmați mai întâi că înregistrările aparțin aceleiași persoane, apoi notați valorile curente și relațiile cu firmele pe care doriți să le păstrați. Revedeți aceste alegeri înainte de a folosi Merge și comparați apoi contactul rezultat cu ele. HubSpot precizează că înregistrările nu pot fi separate după îmbinare, așadar orice incertitudine privind identitatea este un motiv să vă opriți.
Este posibil să vedeți de două ori un nume cunoscut, cu numere de telefon diferite și colegi responsabili diferiți. Începem prin a decide ce trebuie să vadă următoarea persoană care deschide contactul respectiv. Reducerea listei de contacte poate aștepta până când aceste decizii sunt clare.
De ce pot exista diferențe între contactele care par identice?
Coincidența numelui lasă deschise mai multe întrebări: dacă înregistrările reprezintă aceeași persoană, care date sunt curente și dacă unele relații aparțin unor activități anterioare. Schimbarea angajatorului poate explica o adresă diferită, dar trebuie confirmată. Tratați perechea ca pe o întrebare de investigat înainte de a alege înregistrarea care va rămâne.
Legătura de identitate este incertă. O căsuță poștală comună sau centrala unei firme poate deservi persoane diferite. Dacă singura explicație este că numele seamănă, cereți-i colegului responsabil să verifice printr-un canal de contact consacrat și păstrați între timp înregistrările separate.
Valorile utile se află în înregistrări diferite. Proprietarul actual al contului poate apărea pe o fișă, iar numărul de telefon aprobat pe cealaltă. Alegerea înregistrării editate cel mai recent ocolește întrebarea cine a schimbat valoarea și de ce.
O relație veche are încă un scop. Un angajator anterior poate explica o ofertă care rămâne relevantă. Păstrarea acestui context și alegerea angajatorului actual sunt decizii separate; numele unei firme vechi din istoric nu trebuie să corespundă înregistrării firmei folosite de colegi pentru activitatea curentă.
Conform ghidului HubSpot despre istoricul proprietăților, puteți examina modificările, datele și sursele unei valori. Folosiți acest traseu pentru a investiga un conflict, apoi stabiliți valoarea curentă împreună cu colegul care cunoaște relația.
Analizați această pereche fictivă înainte de a alege înregistrarea care rămâne
În acest exemplu inventat, înregistrarea A reprezintă relația de lucru curentă, iar înregistrarea B conține numărul de telefon direct preferat. Persoana a confirmat legătura dintre adresa veche și cea curentă, precum și faptul că numărul direct este încă valabil. Aceste confirmări sunt ipoteze ale exercițiului; nu au fost folosite înregistrări ale clienților sau un cont HubSpot activ.
Vom numi A înregistrarea angajatorului actual și B înregistrarea fostului angajator. Tabelul de mai jos consemnează rezultatul dorit înaintea oricărei operațiuni. Fără confirmarea identității din exemplu, opriți-vă aici și păstrați perechea separată.
| Element | Înregistrarea A | Înregistrarea B | Rezultatul dorit |
|---|---|---|---|
| Adresă profesională curentă confirmată | Adresă profesională anterioară confirmată | Folosiți adresa curentă pentru contactul de lucru | |
| Telefon | Fostul număr de birou | Număr direct preferat confirmat | Alegeți numărul direct din B |
| Proprietarul contactului | Colegul care gestionează solicitarea curentă | Fostul proprietar al contului | Păstrați proprietarul convenit din A |
| Firmă | Angajatorul actual, etichetat Primary | Fostul angajator, etichetat Primary | Angajatorul actual este Primary; păstrați legătura istorică relevantă |
| Relația cu tranzacția | Solicitarea curentă | Oferta anterioară | Examinați separat ambele tranzacții distincte; nu se propune îmbinarea lor |
Pentru îmbinarea contactelor duplicate din acest exemplu, am alege A drept înregistrarea de contact care trebuie să rămână după îmbinare. Această alegere nu rezolvă însă conflictul privind telefonul. Ghidul HubSpot despre îmbinare descrie selectarea valorilor proprietăților care se păstrează și excepțiile de la preferința obișnuită pentru valoarea principală, așadar examinați câmpurile necesare în loc să presupuneți că fiecare alegere urmează înregistrarea A.
O asociere este o legătură cu altă înregistrare, precum o firmă sau o tranzacție. Eticheta Primary a unei asocieri cu o firmă identifică un rol în cadrul acestor legături. HubSpot precizează că firma etichetată Primary în înregistrarea păstrată are prioritate în timpul îmbinării; cealaltă legătură cu firma rămâne fără această etichetă. Verificați eticheta efectivă în raport cu rezultatul dorit.
Notați firma asociată dorită și rolul său Primary. Deschideți înregistrarea firmei și verificați rolul firmei în contact; doar numele firmei nu finalizează verificarea.
Cum se face îmbinarea contactelor duplicate după analiză
Folosiți metoda din înregistrarea individuală numai după ce ați stabilit identitatea, alegerea câmpurilor și rolurile firmelor și după ce înțelegeți ce înseamnă îmbinarea pentru activitatea asociată. Cereți-i administratorului responsabil să explice orice automatizare activă sau referință externă pe care vă bazați. Dacă o dependență esențială este neclară, lăsați perechea în așteptare până când colegul responsabil o poate explica.
- Înregistrați starea inițială convenită. Păstrați referințele înregistrărilor originale și valorile dorite în spațiul de stocare aprobat al organizației. Dacă exportați, verificați ce conține efectiv fișierul. Ghidul HubSpot privind exportul separă proprietățile și asocierile înregistrărilor de exporturile activităților; un fișier este o dovadă pentru comparație, nu un plan complet de recuperare.
- Verificați permisiunile și condițiile contului. Ghidul de îmbinare impune permisiunea Merge records sau Super Admin. Dacă nu o aveți, cereți unei persoane deja autorizate să acționeze. HubSpot afirmă că comportamentul identificatorului contactului (ID) și al fluxului de lucru (automatizării) poate depinde de activarea în cont a versiunii beta publice Primary ID Preservation. Înainte de îmbinare, cereți administratorului să documenteze comportamentul aplicabil aici și integrărilor care folosesc acel ID al contactului.
- Deschideți contactul A, înregistrarea pe care intenționați să o păstrați. Metoda manuală documentată de HubSpot este CRM > Contacts, deschiderea înregistrării A, apoi Actions > Merge și selectarea înregistrării B. Unele conturi afișează More înainte de CRM. Aceasta este metoda din înregistrarea individuală, separată de managerul de duplicate.
- Comparați valorile efectiv păstrate. Folosiți Set properties to review pentru a afișa proprietățile relevante, apoi Apply. Verificați adresa de e-mail curentă, telefonul și proprietarul selectate în raport cu decizia dumneavoastră. Dacă o valoare sau o asociere necesară impune o altă editare autorizată, clarificați acest lucru înainte de a continua; nu presupuneți că dialogul a rezolvat problema.
- Confirmați numai perechea analizată. Verificați din nou referințele înregistrărilor, apoi folosiți Merge când rezultatul scris și opțiunile vizibile coincid. Păstrați decizia scrisă disponibilă pentru verificarea ulterioară. O pereche îndoielnică poate rămâne separată.
Ce trebuie verificat în contactul combinat?
Deschideți contactul rezultat și comparați-l cu aceeași decizie scrisă, începând cu câmpurile pe care cineva le va folosi în conversația următoare. Verificați separat fiecare relație relevantă și înregistrați identificatorul rezultat. Scopul este verificarea înregistrării de lucru dorite; examinarea unor elemente selectate nu poate demonstra că fiecare parte a istoricului sau fiecare integrare este corectă.
Pentru perechea fictivă, verificați adresa de e-mail curentă, telefonul pe care îl veți folosi și proprietarul alocat. Deschideți legăturile cu firmele și confirmați că angajatorul actual poartă eticheta Primary. Examinați solicitarea și oferta distincte, precum și activitățile relevante pe care le recunoașteți din istoricul lor, fără a le considera tranzacții duplicate.
Cereți-i colegului responsabil să verifice următoarea acțiune planificată și fiecare referință a contactului folosită de o integrare sau de un raport important. Dacă ceva nu corespunde, întrerupeți activitatea care depinde de acea valoare și investigați împreună cu administratorul. Un export sau un istoric vizibil nu oferă o operațiune de separare după îmbinare.
După ce rezultatul corespunde deciziei convenite, urmăriți cum a intrat această pereche în CRM. Un import, un formular de solicitare sau o integrare poate necesita o regulă mai clară privind situațiile în care creează un contact nou și cele în care actualizează unul existent. Verificările noastre pentru curățarea datelor CRM și integrări pornesc de la această rută de intrare și de la deciziile necesare privind câmpurile; verificările mai ample privind calitatea datelor CRM acoperă probleme care depășesc această pereche individuală.
Ce să măsurați înainte de următoarea curățare
Înregistrați verificările finalizate și întrebările rămase deschise, pentru comparație atunci când analizați următoarea pereche suspectă. Păstrați o notă separată despre sursa candidaților noi. Astfel, persoana responsabilă de proces are ceva concret de investigat, fără a considera scăderea numărului de contacte drept dovada unui rezultat corect.
- Decizii nerezolvate privind câmpurile sau relațiile: înregistrați-le în timpul analizei și verificați dacă le-ați rezolvat pe fiecare înainte de a folosi contactul.
- Verificări nereușite ale rezultatului: consemnați valoarea, eticheta firmei sau legătura greșită, apoi verificați corecția.
- Perechi noi suspecte în funcție de ruta de intrare: comparați candidații noi după modificarea importurilor, formularelor sau integrărilor; investigați ruta când aceștia reapar.
Dacă acel contact alimentează rapoarte de publicitate, întrebați cum se corelează identificatorii contactului, solicitării și vânzării înainte de a considera credibil un total modificat. În măsurarea publicității plătite prin CRM, verificăm explicit aceste relații. Simpla combinare a contactelor nu demonstrează că evenimentele de conversie sau istoricul achiziției au fost reconciliate.
Cum vă putem ajuta
Începem cu perechea suspectă, notăm valorile de care are nevoie echipa și verificăm ce formulare, importuri sau integrări folosesc acel contact. Apoi urmărim ruta care a creat duplicatul. Dacă aveți nevoie de ajutor pentru analizarea acestei rute, descrieți-o într-un brief scurt; nu trimiteți exporturi de contacte sau date de autentificare.
