För att slå ihop dubbla kontakter i HubSpot ska ni först bekräfta att posterna tillhör samma person och sedan skriva ned de aktuella värden och företagsrelationer som ni vill behålla. Granska valen innan ni använder Merge och kontrollera den resulterande kontakten mot dem efteråt. HubSpot dokumenterar att poster inte kan delas upp efter en sammanslagning, så en olöst identitetsfråga är ett skäl att avbryta.
Ni kanske ser ett bekant namn två gånger, med olika telefonnummer och olika tilldelade kollegor. Vi börjar med att bestämma vad nästa person som öppnar kontakten behöver se. En mindre kontaktlista kan vänta tills besluten är tydliga.
Varför kan matchande kontakter innehålla olika uppgifter?
Ett matchande namn lämnar flera frågor öppna: om posterna representerar samma person, vilka uppgifter som är aktuella och om vissa relationer hör till tidigare arbete. Ett byte av arbetsgivare kan förklara en annan adress, men det behöver bekräftas. Behandla paret som en fråga som ska utredas innan ni väljer vilken post som ska behållas.
Identitetskopplingen är osäker. En gemensam inkorg eller företagsväxel kan användas av olika personer. Om er enda förklaring är att namnen liknar varandra ska ni be den ansvariga kollegan att verifiera uppgiften via en etablerad kontaktväg och låta posterna vara åtskilda under tiden.
Användbara värden finns i olika poster. Den aktuella kontoägaren kan stå på ett kort medan det godkända telefonnumret finns på det andra. Att välja den senast redigerade posten förbigår frågan om vem som ändrade värdet och varför.
En gammal relation fyller fortfarande en funktion. En tidigare arbetsgivare kan förklara en offert som fortfarande är relevant. Att behålla det sammanhanget och välja den aktuella arbetsgivaren är två separata beslut. Ett gammalt företagsnamn i historiken behöver inte motsvara den företagspost som kollegorna använder för aktuellt arbete.
Enligt HubSpots guide om egenskapshistorik kan ni granska ett värdes ändringar, datum och källor. Använd spåret för att utreda en konflikt och kom sedan överens om det aktuella värdet med den kollega som känner till relationen.
Granska det fiktiva paret innan ni väljer vilken post som blir kvar
I detta påhittade exempel representerar post A den aktuella arbetsrelationen och post B innehåller det föredragna direktnumret. Personen har bekräftat sambandet mellan den gamla och den aktuella adressen och att direktnumret fortfarande är korrekt. Bekräftelserna är antaganden i övningen. Inga kundposter eller aktiva HubSpot-konton har använts.
Kalla A posten för den aktuella arbetsgivaren och B posten för den tidigare arbetsgivaren. Tabellen nedan dokumenterar det avsedda resultatet före någon åtgärd. Utan identitetsbekräftelsen i exemplet ska ni stanna här och låta paret vara åtskilt.
| Objekt | Post A | Post B | Avsett resultat |
|---|---|---|---|
| E-post | Bekräftad aktuell arbetsadress | Bekräftad tidigare arbetsadress | Använd den aktuella adressen för arbetskontakten |
| Telefon | Tidigare kontorsnummer | Bekräftat föredraget direktnummer | Välj direktnumret från B |
| Kontaktägare | Kollegan som hanterar den aktuella förfrågan | Tidigare kontoägare | Behåll den överenskomna ägaren från A |
| Företag | Aktuell arbetsgivare, märkt Primary | Tidigare arbetsgivare, märkt Primary | Den aktuella arbetsgivaren är Primary. Behåll den relevanta historiska kopplingen |
| Affärsrelation | Aktuell förfrågan | Tidigare offert | Granska båda separata affärerna. Ingen sammanslagning av affärer föreslås |
För att slå ihop dubbla kontakter i detta exempel skulle vi välja A som den kontaktpost som ska vara kvar efter sammanslagningen. Det valet lämnar fortfarande telefonkonflikten olöst. HubSpots guide om sammanslagning beskriver hur ni väljer vilka egenskapsvärden som ska behållas och undantag från den vanliga preferensen för primärvärden. Granska därför de fält ni behöver i stället för att anta att varje val följer A.
En association är en länk till en annan post, exempelvis ett företag eller en affär. Etiketten Primary på en företagsassociation anger en roll bland dessa länkar. HubSpot dokumenterar att företaget som är märkt Primary på posten ni behåller får företräde vid en sammanslagning. Den andra företagslänken finns kvar utan etiketten. Kontrollera den faktiska etiketten mot det avsedda resultatet.
Skriv ned vilket kopplat företag som avses och dess roll som Primary. Öppna företagsposten och kontrollera rollen på kontakten. Enbart företagsnamnet räcker inte för att slutföra kontrollen.
Så slår ni ihop dubbla kontakter efter granskningen
Använd vägen via den enskilda posten först när ni har rett ut identiteten, fältvalen och företagsrollerna och vet vad sammanslagningen innebär för kopplat arbete. Be den ansvariga administratören förklara all aktiv automatisering och alla externa referenser som ni är beroende av. Om ett viktigt beroende är oklart ska paret lämnas väntande tills den ansvariga kollegan kan förklara det.
- Dokumentera det överenskomna utgångsläget. Spara de ursprungliga postreferenserna och era avsedda värden i företagets godkända lagring. Om ni exporterar ska ni granska vad filen faktiskt innehåller. HubSpots exportguide skiljer postegenskaper och associationer från aktivitetsexporter. En fil är underlag för jämförelse, inte en fullständig återställningsplan.
- Kontrollera behörighets- och kontovillkoren. Guiden om sammanslagning kräver behörigheten Merge records eller Super Admin. Be någon som redan är behörig att utföra åtgärden om ni saknar behörigheten. HubSpot uppger att beteendet för kontaktidentifieraren (ID) och workflow (automatisering) kan bero på om den offentliga betaversionen Primary ID Preservation är aktiv i kontot. Be administratören att före sammanslagningen dokumentera vilket beteende som gäller här och för integrationer som använder detta kontakt-ID.
- Öppna kontakt A, posten som ni tänker behålla. HubSpots dokumenterade manuella väg är CRM > Contacts, öppna A, välj sedan Actions > Merge och välj B. Vissa konton visar More före CRM. Detta är vägen via en enskild post och är åtskild från dubbletthanteraren.
- Jämför de värden som faktiskt behålls. Använd Set properties to review för att visa relevanta egenskaper och välj sedan Apply. Kontrollera den valda aktuella e-postadressen, telefonnumret och ägaren mot ert beslut. Om ett obligatoriskt värde eller en association kräver en annan behörig redigering ska detta klargöras innan ni fortsätter. Anta inte att dialogrutan har löst det.
- Bekräfta endast det granskade paret. Kontrollera postreferenserna igen och använd sedan Merge när det skriftliga resultatet stämmer överens med de synliga valen. Ha det skriftliga beslutet tillgängligt för kontrollen efteråt. Ett osäkert par kan förbli åtskilt.
Vad bör ni kontrollera på den kombinerade kontakten?
Öppna den resulterande kontakten och jämför den med samma skriftliga beslut. Börja med de fält som någon kommer att använda vid nästa samtal. Kontrollera varje relevant relation separat och dokumentera den resulterande identifieraren. Syftet är att verifiera den avsedda arbetsposten. Granskning av utvalda objekt kan inte fastställa att varje del av historiken eller varje integration är korrekt.
För det fiktiva paret ska ni kontrollera den aktuella e-postadressen, telefonnumret som ska användas och den tilldelade ägaren. Öppna företagslänkarna och bekräfta att den aktuella arbetsgivaren har etiketten Primary. Granska den separata förfrågan och offerten samt relevanta aktiviteter som ni känner igen från deras historik, utan att behandla dem som dubbla affärer.
Be den ansvariga kollegan kontrollera nästa planerade uppföljning och varje kontaktreferens som används av en viktig integration eller rapport. Om något inte stämmer ska arbete som är beroende av värdet pausas medan ni utreder frågan med administratören. En export eller ett synligt historikspår erbjuder ingen funktion för att dela upp den sammanslagna posten.
När resultatet stämmer överens med det överenskomna beslutet ska ni spåra hur paret kom in i CRM-systemet. En import, ett förfrågningsformulär eller en integration kan behöva en tydligare regel för när en ny kontakt skapas och när en befintlig kontakt uppdateras. Våra kontroller av CRM-datarensning och integrationer börjar med den inkommande vägen och de fältbeslut som behövs. De bredare kontrollerna av CRM-datakvalitet omfattar problem utöver detta enskilda par.
Vad ska mätas före nästa rensning?
Dokumentera de kontroller ni har slutfört och de frågor som fortfarande är öppna, så att de kan jämföras när ni granskar nästa misstänkta par. Anteckna separat varifrån nya kandidater kom. Det ger den processansvariga något konkret att utreda, utan att en minskning av antalet kontakter betraktas som bevis för ett korrekt resultat.
- Olösta beslut om fält eller relationer: dokumentera dem under granskningen och kontrollera om ni löste vart och ett innan kontakten används.
- Misslyckade resultatkontroller: logga fel värde, företagsetikett eller länk och kontrollera sedan korrigeringen.
- Nya misstänkta par per inkommande väg: jämför nya kandidater efter ändringar av importer, formulär eller integrationer. Utred vägen om de återkommer.
Om kontakten används i annonseringsrapporter ska ni fråga hur identifierare för kontakt, förfrågan och försäljning hänger samman innan ni litar på en ändrad totalsumma. Vid mätning av betald annonsering genom CRM-systemet kontrollerar vi uttryckligen dessa relationer. Att enbart kombinera kontakter är inte bevis för att konverteringshändelser eller förvärvshistorik har stämts av.
Där kommer vi in
Vi börjar med det misstänkta paret, skriver ned de värden som teamet behöver och kontrollerar vilka formulär, importer eller integrationer som använder kontakten. Sedan spårar vi den väg som skapade dubbletten. Om ni behöver hjälp med att granska vägen kan ni beskriva den i en kort brief. Skicka inte kontaktexporter eller inloggningsuppgifter.
