Sem tempo para redes sociais? Como uma equipa pequena publica

Sabe que a empresa devia publicar. Os clientes procuram-no antes de ligar, e a conta ainda mostra uma publicação de antes da época alta. Toda a equipa concorda que é importante, e ninguém arranja a hora. Se escreveu «sem tempo para redes sociais» num motor de pesquisa, normalmente é isto que está por trás: publicar é uma tarefa sem responsável, sem material preparado e sem lugar na semana.

As conclusões habituais são que é preciso uma pessoa a tempo inteiro para as redes sociais, que o negócio é demasiado comum para ter assunto, ou que as redes sociais têm de esperar até as coisas acalmarem. Quase sempre não é nada disso. O tempo vai para alguns sítios concretos, e basta uma semana normal para perceber quais.

Porque é que não há tempo para as redes sociais

Cada publicação começa com o ecrã em branco. Ninguém guarda nada enquanto o trabalho acontece, por isso no dia de publicar alguém tem de inventar uma ideia, encontrar uma fotografia e escrever o texto ao mesmo tempo. É a forma mais lenta de fazer uma publicação, e é por isso que algo que devia levar minutos come uma noite e acaba adiado. O sinal: os telemóveis da equipa estão cheios de fotografias do trabalho e nenhuma chega à conta.

Não é de ninguém. «Publicamos todos quando podemos» significa que ninguém publica. Sem uma pessoa e um dia definidos, as redes sociais são sempre a tarefa que pode ficar para amanhã. O sinal: quando pergunta quem publicou da última vez, a equipa tem de ir verificar.

Cada publicação espera por aprovação. O dono quer ver tudo antes de sair, e o dono é a pessoa mais ocupada do negócio. Os rascunhos ficam num chat até deixarem de fazer sentido. O sinal: publicações prontas que nunca foram publicadas.

A fasquia é a de uma grande marca. Grafismos desenhados, luz perfeita, uma nova ideia de campanha todas as semanas. Um padrão que ninguém consegue cumprir numa semana real resulta em nenhuma publicação. O sinal: as últimas publicações são muito cuidadas e estão separadas por meses.

Demasiadas plataformas ao mesmo tempo. Estar em todo o lado divide pouco tempo em pedaços pequenos demais para fazer algo bem. O sinal: várias contas, todas paradas.

Como perceber qual é o seu caso

Pegue numa semana normal e siga estes passos por ordem. Nenhum precisa de uma ferramenta paga, e a primeira verificação que falha costuma ser a resposta.

1. Percorra o seu próprio telemóvel. Procure fotografias do trabalho desta semana que mostrariam algo a um cliente: um serviço concluído, um produto a chegar, um problema resolvido. Se houver várias e nenhuma tiver sido publicada, o problema não é o material, é o processo.
2. Pergunte quem publica e quando. Se a resposta for um nome e um dia, a responsabilidade está clara. Se for «quem tiver tempo», comece por aí.
3. Encontre os rascunhos. Procure no chat da equipa e nos rascunhos de cada plataforma publicações escritas e nunca publicadas. As que encontrar apontam para a aprovação.
4. Ponha as últimas publicações ao lado da sua semana real. Se mostram coisas que precisaram de um fotógrafo ou de um designer, e a sua semana não tem nada disso, a fasquia está alta demais.
5. Faça a lista das contas. Para cada uma, anote se os clientes alguma vez a mencionam quando entram em contacto: pergunte-lhes ou reveja as notas dos pedidos. As contas que ninguém menciona são as que convém pôr em pausa.

Uma rotina para quando está sem tempo para redes sociais

Primeiro o mais barato. Nada disto exige pessoal novo nem orçamento; exige uma decisão e uma hora por semana.

1. Recolha material enquanto o trabalho acontece. Crie um álbum ou uma pasta partilhada nos telemóveis da equipa. Quem conclui um serviço, desembala uma entrega ou ouve uma boa pergunta de um cliente acrescenta uma fotografia ou uma nota de uma linha. Leva segundos no momento e poupa a noite inteira depois.
2. Defina um responsável e um horário semanal. Uma pessoa, uma hora, o mesmo dia todas as semanas. Os outros apenas alimentam a pasta. A mesma regra mantém uma conta viva depois de um recomeço; o recomeço em si explicámo-lo em como reativar uma conta de Instagram parada.
3. Escreva as publicações da semana de uma só vez. Abra a pasta, escolha alguns itens e escreva cada publicação com a mesma estrutura: o que aconteceu, porque é que importa ao cliente, o que ele pode fazer a seguir. Uma estrutura fixa acaba com o ecrã em branco. Uma nota curta sobre o tom — como se dirige aos clientes, que palavras usa e quais evita — permite que qualquer pessoa da equipa escreva com uma só voz; essa nota faz parte do trabalho de plataforma de marca e tom de voz que fazemos.
4. Agende e pare. Use o agendador incluído na própria plataforma para distribuir as publicações ao longo da semana. A hora termina quando as publicações estão agendadas, não quando estão perfeitas.
5. Substitua a aprovação por regras. Combinem uma vez o que pode sair sem perguntar — trabalhos concluídos, produtos, respostas a perguntas frequentes — e o que precisa do dono — preços, reclamações, tudo o que diga respeito a uma pessoa identificada. A maioria das publicações passa então a sair diretamente.
6. Reserve alguns minutos por dia para respostas. Os comentários e as mensagens são onde começam os pedidos de contacto. O responsável pela conta, ou quem estiver ao balcão, verifica-os uma vez por dia e responde de forma breve.
7. Fique com uma plataforma. Mantenha a conta que os seus clientes realmente mencionam e deixe as outras descansar com uma nota fixada a remeter para ela. Acrescente uma segunda só quando a primeira funcionar sem esforço.

Se mesmo essa hora continuar a fugir durante semanas, é altura de passar a escrita e o agendamento a alguém de fora, enquanto a equipa continua a alimentar a pasta. Na nossa gestão de redes sociais para equipas pequenas, a empresa fica com a pasta e com as conversas com os clientes; nós transformamos o material em publicações e mantemos o calendário.

O que medir

• Semanas com publicações no dia previsto, verificadas todos os meses; manter a rotina conta mais do que qualquer publicação isolada.
• Itens acrescentados à pasta partilhada por semana; uma pasta vazia mostra que o hábito está a falhar antes de as publicações pararem.
• Quanto dura realmente o horário semanal, anotado pelo responsável; deve encolher nas primeiras semanas, à medida que o modelo se estabiliza.
• Pedidos de contacto que mencionam as redes sociais, perguntado no primeiro contacto e contados todos os meses; diz-lhe se a plataforma que manteve é a certa.

Onde entramos nós

Uma equipa pequena com uma pasta partilhada e uma hora por semana consegue manter uma conta viva sem ajuda externa, e é esse o objetivo desta rotina. O que trazemos é a preparação: o modelo de publicação, a nota de tom, as regras de aprovação e a escolha da plataforma e, quando a hora continua a fugir, a própria escrita e o agendamento. Se quiser que olhemos para as suas contas consigo, basta um breve briefing do projeto para começar.

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