Du vet att företaget borde synas. Kunderna kollar upp er innan de ringer, och kontot visar fortfarande ett inlägg från före högsäsongen. Alla i teamet håller med om att det är viktigt, men ingen har timmen över. Om du har sökt på “ingen tid för sociala medier” är det oftast detta som ligger bakom: att posta är en uppgift utan ägare, utan färdigt material och utan plats i veckan.
De vanliga slutsatserna är att ni behöver någon som jobbar med sociala medier på heltid, att verksamheten är för vardaglig att posta om eller att sociala medier får vänta tills det lugnar sig. Oftast stämmer ingen av dem. Tiden försvinner på några bestämda ställen, och det räcker med en vanlig vecka för att se vilka.
Varför det inte finns tid för sociala medier
Varje inlägg börjar från en tom skärm. Ingen sparar något medan arbetet pågår, så på postningsdagen måste någon hitta på en idé, leta fram en bild och skriva texten på en gång. Det är det långsammaste sättet att göra ett inlägg, och därför äter något som borde ta några minuter upp en hel kväll och skjuts sedan upp. Tecknet: teamets telefoner är fulla av bilder från jobbet, och ingen av dem hamnar på kontot.
Ingen äger uppgiften. “Vi postar alla när vi hinner” betyder att ingen postar. Utan en utsedd person och en bestämd dag är sociala medier alltid den uppgift som kan vänta till i morgon. Tecknet: när du frågar vem som postade senast måste teamet gå och kolla.
Varje inlägg väntar på godkännande. Ägaren vill se allt innan det publiceras, och ägaren är den mest upptagna personen i företaget. Utkasten blir liggande i en chatt tills de är inaktuella. Tecknet: färdiga inlägg som aldrig publicerades.
Ribban ligger på ett stort varumärkes nivå. Designad grafik, perfekt ljus, en ny kampanjidé varje vecka. En standard som ingen klarar en vanlig vecka blir till inga inlägg alls. Tecknet: de senaste inläggen ser proffsiga ut och ligger månader isär.
För många plattformar samtidigt. Att finnas överallt delar upp en liten mängd tid i bitar som är för små för att göra något ordentligt. Tecknet: flera konton, alla tysta.
Så ser du vilket som gäller för er
Ta en vanlig vecka och gå igenom punkterna i tur och ordning. Inget av det kräver ett betalt verktyg, och den första kontrollen som inte håller är oftast svaret.
- Scrolla i din egen telefon. Leta efter bilder från veckans arbete som skulle visa en kund något: ett färdigt jobb, en produkt som kommer in, ett problem som löstes. Om det finns flera och ingen av dem postades är materialet inte problemet, det är arbetssättet.
- Fråga vem som postar och när. Om svaret är ett namn och en dag är ägarskapet i ordning. Om det är “den som har tid” börjar ni där.
- Leta upp utkasten. Titta i teamets chatt och bland utkasten på varje plattform efter inlägg som skrevs men aldrig publicerades. Hittar du några pekar de på godkännandet.
- Lägg de senaste inläggen bredvid er verkliga vecka. Om inläggen visar sådant som krävde en fotograf eller en formgivare, och er vecka inte innehåller något sådant, ligger ribban för högt.
- Lista kontona. Notera för varje konto om kunderna någonsin nämner det när de hör av sig: fråga dem eller gå igenom era anteckningar om förfrågningar. Konton som ingen nämner är de som ska pausas.
Ingen tid för sociala medier? En rutin som håller
Det billigaste först. Inget här kräver ny personal eller budget; det kräver ett beslut och en timme i veckan.
- Samla material medan arbetet pågår. Skapa ett gemensamt album eller en mapp på teamets telefoner. Den som avslutar ett jobb, packar upp en leverans eller hör en bra fråga från en kund lägger in en bild eller en rad text. Det tar sekunder i stunden och sparar hela kvällen senare.
- Utse en ägare och ett fast pass i veckan. En person, en timme, samma dag varje vecka. Alla andra fyller bara på mappen. Samma regel håller ett konto vid liv efter en omstart; själva omstarten har vi beskrivit i så väcker du liv i ett dött Instagramkonto.
- Skriv veckans inlägg i ett och samma pass. Öppna mappen, välj några saker och skriv varje inlägg efter samma form: vad som hände, varför det spelar roll för kunden, vad kunden kan göra härnäst. En fast form tar bort den tomma skärmen. En kort anteckning om tonen – hur ni tilltalar kunderna, vilka ord ni använder och undviker – gör att vem som helst i teamet kan skriva med samma röst; den anteckningen ingår i vårt arbete med varumärkesplattform och tonalitet.
- Schemalägg, och sluta sedan. Använd plattformens inbyggda schemaläggning för att sprida inläggen över veckan. Timmen tar slut när inläggen är schemalagda, inte när de är perfekta.
- Ersätt godkännande med regler. Kom överens en gång om vad som får publiceras utan att fråga – färdiga jobb, produkter, svar på vanliga frågor – och vad som kräver ägaren – priser, klagomål, allt som rör en namngiven person. Då går de flesta inlägg ut direkt.
- Avsätt några minuter om dagen för svar. Det är i kommentarer och meddelanden som förfrågningar börjar. Kontots ägare, eller den som står i disken, går igenom dem en gång om dagen och svarar kort.
- Behåll en plattform. Stanna på det konto som kunderna faktiskt nämner och låt de andra vila med ett fäst inlägg som hänvisar dit. Lägg till ett andra först när det första går av sig självt.
Om till och med timmen fortsätter att glida i flera veckor är det dags att lämna över skrivandet och schemaläggningen till någon utanför, medan teamet fortsätter att fylla på mappen. När vi sköter sociala medier åt små team behåller företaget mappen och samtalen med kunderna; vi gör om materialet till inlägg och håller schemat.
Vad ni ska mäta
- Veckor med inlägg publicerade enligt schemat, kontrollerat varje månad; att rutinen håller är viktigare än något enskilt inlägg.
- Saker som läggs i den gemensamma mappen varje vecka; en tom mapp visar att vanan glider innan inläggen upphör.
- Hur lång tid veckopasset faktiskt tar, noterat av ägaren; det bör krympa under de första veckorna när mallen sätter sig.
- Förfrågningar som nämner sociala medier, frågat vid första kontakten och räknat varje månad; det visar om plattformen ni behöll är den rätta.
Där vi kommer in
Ett litet team med en gemensam mapp och en timme i veckan kan hålla ett konto vid liv utan hjälp utifrån, och det är hela poängen med rutinen. Det vi bidrar med är upplägget: mallen för inläggen, anteckningen om tonen, reglerna för godkännande och valet av plattform, och när timmen fortsätter att glida, själva skrivandet och schemaläggningen. Om du vill att vi tittar på era konton tillsammans med dig räcker det med en kort projektbeskrivning för att börja.
