Tiedät, että yrityksen pitäisi näkyä somessa. Asiakkaat katsovat teidät ennen kuin soittavat, ja tilillä näkyy yhä julkaisu ajalta ennen sesonkia. Kaikki tiimissä ovat samaa mieltä siitä, että asia on tärkeä, eikä kenelläkään ole sitä tuntia. Jos kirjoitit hakuun “ei aikaa somelle”, taustalla on yleensä juuri tämä: julkaiseminen on tehtävä, jolla ei ole omistajaa, valmista materiaalia eikä paikkaa viikossa.
Tavalliset johtopäätökset ovat, että tarvitaan kokoaikainen somettaja, että yrityksen arki on liian tavallista julkaistavaksi tai että somen täytyy odottaa, kunnes kiire hellittää. Useimmiten mikään näistä ei pidä paikkaansa. Aika kuluu muutamaan tiettyyn kohtaan, ja yksi tavallinen viikko riittää näyttämään, mihin.
Miksi somelle ei löydy aikaa
Jokainen julkaisu alkaa tyhjästä ruudusta. Kukaan ei tallenna mitään työn lomassa, joten julkaisupäivänä jonkun täytyy keksiä idea, etsiä kuva ja kirjoittaa teksti kerralla. Se on hitain tapa tehdä julkaisu, ja siksi muutaman minuutin tehtävä vie koko illan ja siirtyy sitten eteenpäin. Merkki: tiimin puhelimet ovat täynnä työkuvia, eikä yksikään päädy tilille.
Kukaan ei omista tehtävää. “Kaikki julkaisevat, kun ehtivät” tarkoittaa, ettei kukaan julkaise. Ilman nimettyä ihmistä ja sovittua päivää some on aina se tehtävä, joka voi odottaa huomiseen. Merkki: kun kysyt, kuka julkaisi viimeksi, tiimin täytyy mennä tarkistamaan.
Jokainen julkaisu odottaa hyväksyntää. Omistaja haluaa nähdä kaiken ennen julkaisua, ja omistaja on yrityksen kiireisin ihminen. Luonnokset jäävät chattiin, kunnes ne ovat vanhentuneita. Merkki: valmiita julkaisuja, joita ei koskaan julkaistu.
Rima on asetettu ison brändin tasolle. Suunniteltu grafiikka, täydellinen valo, uusi kampanjaidea joka viikko. Taso, johon kukaan ei yllä tavallisella viikolla, johtaa siihen, ettei julkaisuja tule lainkaan. Merkki: viimeisimmät julkaisut näyttävät viimeistellyiltä, ja niiden välissä on kuukausia.
Liian monta kanavaa kerralla. Kaikkialla oleminen pilkkoo vähäisen ajan paloiksi, jotka ovat liian pieniä minkään kunnolliseen tekemiseen. Merkki: useita tilejä, kaikki hiljaisia.
Näin tunnistat, mikä teillä on kyseessä
Ota yksi tavallinen viikko ja käy kohdat läpi järjestyksessä. Mikään niistä ei vaadi maksullista työkalua, ja ensimmäinen kohta, joka ei pidä, on yleensä vastaus.
- Selaa omaa puhelintasi. Etsi tämän viikon työstä kuvia, jotka näyttäisivät asiakkaalle jotain: valmis työ, saapuva tuote, ratkaistu ongelma. Jos niitä on useita eikä yhtäkään julkaistu, ongelma ei ole materiaali vaan toimintatapa.
- Kysy, kuka julkaisee ja milloin. Jos vastaus on nimi ja päivä, omistajuus on kunnossa. Jos se on “se, jolla on aikaa”, aloita siitä.
- Etsi luonnokset. Katso tiimin chatista ja jokaisen kanavan luonnoksista julkaisuja, jotka kirjoitettiin mutta joita ei koskaan julkaistu. Jos niitä löytyy, syy on hyväksynnässä.
- Vertaa viimeisimpiä julkaisuja todelliseen viikkoonne. Jos julkaisuissa näkyy asioita, jotka vaativat valokuvaajan tai graafikon, eikä viikkoonne kuulu mitään sellaista, rima on liian korkealla.
- Listaa tilit. Merkitse jokaisesta, mainitsevatko asiakkaat sen koskaan ottaessaan yhteyttä: kysy heiltä tai käy läpi yhteydenottoja koskevat muistiinpanonne. Tilit, joita kukaan ei mainitse, ovat ne, jotka kannattaa laittaa tauolle.
Ei aikaa somelle? Rutiini, joka pysyy
Edullisin ensin. Mikään tästä ei vaadi uutta henkilökuntaa tai budjettia; se vaatii yhden päätöksen ja yhden tunnin viikossa.
- Kerää materiaalia työn lomassa. Tee tiimin puhelimiin yksi yhteinen albumi tai kansio. Kuka tahansa, joka saa työn valmiiksi, purkaa toimituksen tai kuulee asiakkaalta hyvän kysymyksen, lisää kuvan tai yhden rivin muistiinpanon. Se vie hetkellä sekunteja ja säästää myöhemmin koko illan.
- Nimeä yksi omistaja ja yksi viikoittainen hetki. Yksi ihminen, yksi tunti, sama päivä joka viikko. Kaikki muut vain täyttävät kansiota. Sama sääntö pitää tilin hengissä uudelleenkäynnistyksen jälkeen; itse uudelleenkäynnistyksestä kerroimme jutussa näin herätät hiljentyneen Instagram-tilin henkiin.
- Kirjoita viikon julkaisut yhdellä istumalla. Avaa kansio, valitse muutama asia ja kirjoita jokainen julkaisu samaan muotoon: mitä tapahtui, miksi sillä on asiakkaalle merkitystä, mitä asiakas voi tehdä seuraavaksi. Kiinteä muoto poistaa tyhjän ruudun. Lyhyt muistiinpano sävystä – miten puhuttelette asiakkaita, mitä sanoja käytätte ja vältätte – antaa kenelle tahansa tiimissä mahdollisuuden kirjoittaa samalla äänellä; se muistiinpano on osa tekemäämme brändialustaa ja äänensävyä.
- Ajasta ja lopeta. Käytä kanavan omaa ajastustyökalua julkaisujen levittämiseen viikon ajalle. Tunti päättyy, kun julkaisut on ajastettu, ei silloin kun ne ovat täydellisiä.
- Korvaa hyväksyntä säännöillä. Sopikaa kerran, mitä saa julkaista kysymättä – valmiit työt, tuotteet, vastaukset yleisiin kysymyksiin – ja mikä vaatii omistajan – hinnat, reklamaatiot, kaikki nimettyä henkilöä koskeva. Silloin useimmat julkaisut menevät suoraan ulos.
- Varaa muutama minuutti päivässä vastauksiin. Kommentit ja viestit ovat paikka, jossa yhteydenotot alkavat. Tilin omistaja tai tiskin takana oleva käy ne läpi kerran päivässä ja vastaa lyhyesti.
- Pidä yksi kanava. Pysy tilillä, jonka asiakkaat oikeasti mainitsevat, ja anna muiden levätä kiinnitetyn julkaisun kanssa, joka ohjaa sinne. Ota toinen kanava mukaan vasta, kun ensimmäinen pyörii vaivatta.
Jos tunti lipsuu viikosta toiseen, on aika antaa kirjoittaminen ja ajastaminen ulkopuoliselle, kun tiimi jatkaa kansion täyttämistä. Kun hoidamme pienten tiimien somea, yritykselle jäävät kansio ja keskustelut asiakkaiden kanssa; me teemme materiaalista julkaisut ja pidämme aikataulun.
Mitä kannattaa mitata
- Viikot, joina julkaisut tulivat aikataulussa, tarkistettuna kuukausittain; rutiinin pysyminen on tärkeämpää kuin yksittäinen julkaisu.
- Yhteiseen kansioon viikossa lisätyt asiat; tyhjä kansio kertoo tavan lipsumisesta ennen kuin julkaisut loppuvat.
- Kuinka kauan viikoittainen hetki oikeasti kestää, omistajan kirjaamana; sen pitäisi lyhentyä ensimmäisten viikkojen aikana, kun pohja vakiintuu.
- Yhteydenotot, joissa some mainitaan, kysyttynä ensikontaktissa ja laskettuna kuukausittain; se kertoo, onko jäljelle jätetty kanava oikea.
Missä me tulemme mukaan
Pieni tiimi, jolla on yhteinen kansio ja tunti viikossa, pystyy pitämään tilin hengissä ilman ulkopuolista apua, ja juuri siitä tässä rutiinissa on kyse. Me tuomme mukaan rakenteen: julkaisupohjan, sävymuistiinpanon, hyväksyntäsäännöt ja kanavan valinnan, ja kun tunti lipsuu, itse kirjoittamisen ja ajastamisen. Jos haluat, että katsomme tilejänne yhdessä kanssasi, lyhyt projektikuvaus riittää alkuun.
