Du ved, at virksomheden burde være synlig. Kunderne slår jer op, før de ringer, og kontoen viser stadig et opslag fra før højsæsonen. Alle i teamet er enige om, at det er vigtigt, men ingen har timen. Hvis du har søgt på “ingen tid til sociale medier”, er det som regel det, der ligger bag: opslag er en opgave uden ejer, uden færdigt materiale og uden plads i ugen.
De sædvanlige konklusioner er, at I har brug for en fuldtidsansat til sociale medier, at forretningen er for almindelig til at poste om, eller at sociale medier må vente, til der bliver roligere. Som regel passer ingen af dem. Tiden forsvinder et par bestemte steder, og én almindelig uge er nok til at se hvilke.
Hvorfor der ikke er tid til sociale medier
Hvert opslag starter fra en tom skærm. Ingen gemmer noget, mens arbejdet foregår, så på opslagsdagen skal nogen finde på en idé, finde et billede og skrive teksten på én gang. Det er den langsomste måde at lave et opslag på, og derfor æder noget, der burde tage få minutter, en hel aften og bliver så udskudt. Tegnet: teamets telefoner er fulde af billeder fra arbejdet, og ingen af dem når frem til kontoen.
Ingen ejer opgaven. “Vi poster alle sammen, når vi kan” betyder, at ingen poster. Uden en navngiven person og en fast dag er sociale medier altid den opgave, der kan vente til i morgen. Tegnet: når du spørger, hvem der postede sidst, skal teamet først tjekke efter.
Hvert opslag venter på godkendelse. Ejeren vil se alt, før det går ud, og ejeren er den travleste person i virksomheden. Udkastene ligger i en chat, til de er forældede. Tegnet: færdige opslag, der aldrig blev udgivet.
Barren ligger på et stort brands niveau. Designet grafik, perfekt lys, en ny kampagneidé hver uge. En standard, som ingen kan nå i en almindelig uge, ender med slet ingen opslag. Tegnet: de seneste opslag ser professionelle ud og ligger måneder fra hinanden.
For mange platforme på én gang. At være alle steder deler en lille mængde tid op i stykker, der er for små til at gøre noget ordentligt. Tegnet: flere konti, som alle er stille.
Sådan ser du, hvilken der gælder jer
Tag én almindelig uge, og gå punkterne igennem i rækkefølge. Ingen af dem kræver et betalt værktøj, og det første tjek, der ikke holder, er som regel svaret.
- Scroll gennem din egen telefon. Kig efter billeder fra ugens arbejde, som ville vise en kunde noget: en færdig opgave, en vare der ankommer, et problem der blev løst. Hvis der er flere, og ingen blev postet, er materialet ikke problemet; det er arbejdsgangen.
- Spørg, hvem der poster og hvornår. Hvis svaret er et navn og en dag, er ejerskabet i orden. Hvis det er “den, der har tid”, så start der.
- Find udkastene. Kig i teamets chat og blandt kladderne på hver platform efter opslag, der blev skrevet og aldrig udgivet. Finder du nogen, peger de på godkendelsen.
- Læg de seneste opslag ved siden af jeres virkelige uge. Hvis opslagene viser ting, der krævede en fotograf eller en designer, og jeres uge ikke indeholder noget af det, ligger barren for højt.
- Skriv kontiene op. Notér for hver konto, om kunderne nogensinde nævner den, når de henvender sig: spørg dem, eller gennemgå jeres noter om henvendelser. Konti, som ingen nævner, er dem, der skal sættes på pause.
Ingen tid til sociale medier? En rutine, der holder
Det billigste først. Intet her kræver nye medarbejdere eller et budget; det kræver én beslutning og én time om ugen.
- Saml materiale, mens arbejdet foregår. Opret et fælles album eller en mappe på teamets telefoner. Den, der gør en opgave færdig, pakker en levering ud eller hører et godt spørgsmål fra en kunde, lægger et billede eller en linje tekst ind. Det tager sekunder i øjeblikket og sparer hele aftenen senere.
- Udpeg én ejer og ét fast tidsrum om ugen. Én person, én time, samme dag hver uge. Alle andre fylder bare mappen op. Samme regel holder en konto i live efter en genstart; selve genstarten har vi beskrevet i sådan genopliver du en død Instagram-konto.
- Skriv ugens opslag i én og samme omgang. Åbn mappen, vælg et par ting, og skriv hvert opslag efter samme form: hvad der skete, hvorfor det betyder noget for kunden, hvad kunden kan gøre nu. En fast form fjerner den tomme skærm. En kort note om tonen – hvordan I tiltaler kunderne, hvilke ord I bruger og undgår – gør, at alle i teamet kan skrive med samme stemme; den note er en del af vores arbejde med brandplatform og tone of voice.
- Planlæg, og stop så. Brug platformens indbyggede planlægning til at fordele opslagene over ugen. Timen slutter, når opslagene er planlagt, ikke når de er perfekte.
- Erstat godkendelse med regler. Aftal én gang, hvad der må gå ud uden at spørge – færdige opgaver, produkter, svar på almindelige spørgsmål – og hvad der kræver ejeren – priser, klager, alt om en navngiven person. Så går de fleste opslag direkte ud.
- Sæt et par minutter af om dagen til svar. Det er i kommentarer og beskeder, at henvendelser begynder. Kontoens ejer, eller den der står ved disken, tjekker dem én gang om dagen og svarer kort.
- Behold én platform. Bliv på den konto, som kunderne faktisk nævner, og lad de andre hvile med et fastgjort opslag, der henviser dertil. Tilføj en anden først, når den første kører uden besvær.
Hvis selv timen bliver ved med at skride i flere uger, er det tidspunktet at overlade skrivningen og planlægningen til nogen udefra, mens teamet bliver ved med at fylde mappen. Når vi står for sociale medier for små teams, beholder virksomheden mappen og samtalerne med kunderne; vi gør materialet til opslag og holder planen.
Hvad I skal måle
- Uger med opslag udgivet efter planen, tjekket hver måned; at rutinen holder, betyder mere end noget enkelt opslag.
- Ting lagt i den fælles mappe hver uge; en tom mappe viser, at vanen skrider, før opslagene stopper.
- Hvor lang tid det ugentlige tidsrum reelt tager, noteret af ejeren; det bør blive kortere over de første uger, efterhånden som skabelonen sætter sig.
- Henvendelser, der nævner sociale medier, spurgt ved første kontakt og talt op hver måned; det viser, om den platform, I beholdt, er den rigtige.
Hvor vi kommer ind
Et lille team med en fælles mappe og én time om ugen kan holde en konto i live uden hjælp udefra, og det er hele pointen med rutinen. Det, vi bidrager med, er opsætningen: skabelonen til opslag, noten om tonen, reglerne for godkendelse og valget af platform, og når timen bliver ved med at skride, selve skrivningen og planlægningen. Hvis du vil have os til at kigge på jeres konti sammen med dig, er en kort projektbeskrivelse nok til at komme i gang.
