Wiedzą Państwo, że firma powinna publikować. Klienci sprawdzają Państwa w sieci, zanim zadzwonią, a na koncie wciąż wisi post sprzed sezonu. Wszyscy w zespole zgadzają się, że to ważne, i nikt nie ma na to godziny. Jeśli wpisali Państwo w wyszukiwarkę „brak czasu na social media”, zwykle kryje się za tym jedno: publikowanie to zadanie bez właściciela, bez gotowego materiału i bez miejsca w tygodniu.

Typowe wnioski brzmią tak: trzeba zatrudnić osobę na pełen etat do social mediów, firma jest zbyt zwyczajna, żeby o niej pisać, albo social media muszą poczekać, aż zrobi się spokojniej. Najczęściej żaden z nich nie jest prawdziwy. Czas ucieka w kilka konkretnych miejsc, a jeden zwykły tydzień wystarczy, żeby zobaczyć, w które.

Skąd się bierze brak czasu na social media

Każdy post zaczyna się od pustego ekranu. Nikt niczego nie odkłada w trakcie pracy, więc w dniu publikacji ktoś musi naraz wymyślić temat, znaleźć zdjęcie i napisać tekst. To najwolniejszy sposób tworzenia posta i dlatego coś, co powinno zająć kilka minut, zjada cały wieczór, a potem zostaje przełożone. Objaw: telefony zespołu są pełne zdjęć z pracy, a żadne nie trafia na konto.

Łańcuch czterech kroków pokazujący, jak ginie post: praca codziennie daje coś do pokazania, dzień publikacji zaczyna się od pustego ekranu, temat, zdjęcie i tekst szuka się naraz, post przesuwa się o kolejny tydzień; pierwsza strzałka jest przerwana
Czas ginie, zanim zacznie się pisanie. Gdy materiał odkłada się w trakcie pracy, dzień publikacji nie zaczyna się od zera.

Nikt za to nie odpowiada. „Wszyscy publikujemy, kiedy możemy” oznacza, że nikt nie publikuje. Bez konkretnej osoby i konkretnego dnia social media zawsze są zadaniem, które może poczekać do jutra. Objaw: na pytanie, kto ostatnio coś opublikował, zespół musi to sprawdzić.

Każdy post czeka na akceptację. Właściciel chce zobaczyć wszystko przed publikacją, a to najbardziej zajęta osoba w firmie. Szkice leżą na czacie, aż się zdezaktualizują. Objaw: gotowe posty, które nigdy nie zostały opublikowane.

Poprzeczka zawieszona jak dla dużej marki. Projektowane grafiki, idealne światło, co tydzień świeży pomysł na kampanię. Standard, którego nikt nie spełni w prawdziwym tygodniu, kończy się brakiem postów. Objaw: ostatnie posty wyglądają dopracowanie i dzielą je miesiące.

Za dużo platform naraz. Obecność wszędzie dzieli niewielką ilość czasu na kawałki zbyt małe, żeby cokolwiek zrobić dobrze. Objaw: kilka kont i wszystkie milczą.

Jak rozpoznać, który problem dotyczy Państwa

Proszę wziąć jeden zwykły tydzień i przejść przez te kroki po kolei. Żaden nie wymaga płatnego narzędzia, a pierwszy test, który nie wypada dobrze, zwykle jest odpowiedzią.

  1. Przejrzeć własny telefon. Szukamy zdjęć z pracy z tego tygodnia, które coś pokazałyby klientowi: skończone zlecenie, przyjazd towaru, rozwiązany problem. Jeśli jest ich kilka i żadne nie zostało opublikowane, problemem nie jest materiał, tylko proces.
  2. Zapytać, kto publikuje i kiedy. Jeśli odpowiedź to imię i dzień, z odpowiedzialnością wszystko w porządku. Jeśli brzmi „ktokolwiek ma czas”, od tego trzeba zacząć.
  3. Odszukać szkice. Warto zajrzeć do czatu zespołu i do wersji roboczych na każdej platformie w poszukiwaniu postów napisanych, ale nieopublikowanych. Każdy znaleziony wskazuje na akceptację.
  4. Zestawić ostatnie posty z prawdziwym tygodniem. Jeśli posty pokazują rzeczy, które wymagały fotografa albo grafika, a w Państwa tygodniu niczego takiego nie ma, poprzeczka wisi za wysoko.
  5. Spisać konta. Przy każdym warto zanotować, czy klienci kiedykolwiek o nim wspominają, gdy się kontaktują: wystarczy ich zapytać albo przejrzeć notatki z zapytań. Konta, o których nikt nie wspomina, można zawiesić.

Rutyna na czas, gdy doskwiera brak czasu na social media

Od najtańszych kroków. Nic tu nie wymaga nowych ludzi ani budżetu; potrzebna jest jedna decyzja i jedna godzina w tygodniu.

  1. Zbierać materiał na bieżąco. Wystarczy jeden wspólny album lub folder na telefonach zespołu. Kto kończy zlecenie, rozpakowuje dostawę albo słyszy dobre pytanie klienta, dodaje zdjęcie lub jednozdaniową notatkę. W danej chwili to kilka sekund, a później oszczędza cały wieczór.
  2. Wyznaczyć jedną osobę i jeden stały termin. Jedna osoba, jedna godzina, ten sam dzień co tydzień. Wszyscy pozostali tylko zasilają folder. Ta sama zasada utrzymuje konto przy życiu po wznowieniu; samo wznowienie opisaliśmy w tekście o tym, jak ożywić martwe konto na Instagramie.
  3. Napisać posty na cały tydzień za jednym posiedzeniem. Otworzyć folder, wybrać kilka rzeczy i każdy post napisać według tego samego schematu: co się wydarzyło, dlaczego to ważne dla klienta, co może zrobić dalej. Stały schemat usuwa problem pustego ekranu. Krótka notatka o tonie — jak zwracamy się do klientów, jakich słów używamy, a jakich unikamy — pozwala każdemu w zespole pisać jednym głosem; taka notatka to część pracy nad platformą marki i tonem komunikacji.
  4. Zaplanować i skończyć. Wbudowanym w platformę harmonogramem rozłożyć posty na cały tydzień. Godzina kończy się, gdy posty są zaplanowane, a nie gdy są idealne.
  5. Zastąpić akceptację zasadami. Raz ustalić, co może wyjść bez pytania — skończone prace, produkty, odpowiedzi na częste pytania — a co wymaga właściciela — ceny, reklamacje, wszystko o konkretnej osobie. Większość postów wychodzi wtedy od razu.
  6. Zostawić kilka minut dziennie na odpowiedzi. Komentarze i wiadomości to miejsce, gdzie zaczynają się zapytania. Osoba odpowiedzialna za konto albo ta, która akurat obsługuje klientów, sprawdza je raz dziennie i odpowiada krótko.
  7. Zostać przy jednej platformie. Zostajemy na koncie, o którym klienci faktycznie wspominają, a pozostałe odpoczywają z przypiętą informacją, która do niego kieruje. Drugie dokładamy dopiero wtedy, gdy pierwsze działa bez wysiłku.
Pięć ponumerowanych kroków tygodniowej rutyny publikowania: zespół wrzuca zdjęcia i notatki do wspólnego folderu, jedna osoba otwiera go w stałym terminie, pisze posty według jednego szablonu, planuje je, a potem codziennie odpowiada na komentarze
W kalendarzu trzeba wpisać tylko cotygodniowy termin osoby odpowiedzialnej. Reszta zespołu po prostu zasila folder w trakcie zwykłej pracy.

Jeśli nawet ta godzina przepada tydzień po tygodniu, to moment, żeby oddać pisanie i planowanie komuś z zewnątrz, a zespół niech dalej zasila folder. W naszym prowadzeniu social mediów dla małych zespołów firma zachowuje folder i rozmowy z klientami; my zamieniamy materiał w posty i pilnujemy harmonogramu.

Co mierzyć

  • Tygodnie z postami opublikowanymi zgodnie z planem, sprawdzane co miesiąc; utrzymanie rutyny znaczy więcej niż pojedynczy post.
  • Liczba rzeczy dodanych do wspólnego folderu w każdym tygodniu; pusty folder pokazuje, że nawyk słabnie, zanim posty przestaną się pojawiać.
  • Ile naprawdę trwa cotygodniowy termin, notowane przez osobę odpowiedzialną; w pierwszych tygodniach czas powinien się skracać, w miarę jak szablon się utrwala.
  • Zapytania, w których pojawiają się social media, sprawdzane przy pierwszym kontakcie i liczone co miesiąc; to pokazuje, czy platforma, przy której Państwo zostali, jest właściwa.

Gdzie wchodzimy my

Mały zespół ze wspólnym folderem i jedną godziną w tygodniu może utrzymać konto przy życiu bez pomocy z zewnątrz i właśnie o to chodzi w tej rutynie. My wnosimy ustawienie całości: szablon posta, notatkę o tonie, zasady akceptacji i wybór platformy, a gdy godzina wciąż przepada — samo pisanie i planowanie. Jeśli chcą Państwo, żebyśmy razem przyjrzeli się Państwa kontom, na początek wystarczy krótki brief projektu.

Najczęstsze pytania

Ile czasu mała firma potrzebuje na social media?
Mniej, niż się wydaje, jeśli materiał zbiera się w ciągu tygodnia. Planujemy jeden stały termin w tygodniu na pisanie i planowanie postów oraz kilka minut dziennie na odpowiedzi; ten termin skraca się, gdy zespół zaczyna używać jednego szablonu posta.
Czy można prowadzić firmowe social media bez social media managera?
Tak, jeśli odpowiada za nie jedna osoba, a reszta zespołu tylko wrzuca zdjęcia i notatki do wspólnego folderu. Nie działa model, w którym każdy publikuje, kiedy akurat ma czas.
Co publikować w małej firmie, gdy nie dzieje się nic nowego?
Codzienną pracę: skończone zlecenie, dostawę, pytanie klienta, sposób wykonania albo naprawy czegoś. Klienci rzadko widzą tę stronę firmy, więc dla nich to nowość.
Lepiej publikować rzadziej czy zrobić sobie przerwę?
Wolniejszy, ale stały rytm jest lepszy niż zrywy, po których zapada cisza. Milczące konto każe odwiedzającym zastanawiać się, czy firma jeszcze działa; regularne, nawet powolne, takich pytań nie budzi.

← Wszystkie artykuły