Nu a hotărât nimeni asta, dar s-a întâmplat deja. Vânzările scriu ciorne de răspunsuri în ChatGPT, cineva de la contabilitate rezumă contracte cu el, office managerul traduce e-mailurile furnizorilor, iar un programator lipește cod ca să găsească o eroare. ChatGPT la locul de muncă este acum ceva obișnuit în majoritatea echipelor mici, de regulă pe conturi personale și de regulă fără ca cineva să întrebe ce ajunge în el.

Cele două reacții obișnuite sunt interdicția sau ignorarea. Interdicția mută utilizarea pe telefoanele personale, unde nu vedeți nimic. Ignorarea înseamnă că datele clienților, prețurile și documentele interne stau în conturi care nu aparțin firmei. Există o cale de mijloc, iar prima ei jumătate înseamnă pur și simplu să aflați ce se întâmplă. Durează o seară.

De ce ChatGPT la locul de muncă fără reguli devine o problemă

Datele firmei ajung în conturi personale. Când cineva lipește un e-mail de la un client, un contract sau o listă de prețuri într-un cont personal, textul acela trăiește de acum sub contul acelei persoane și sub condițiile pentru consumatori ale furnizorului, nu sub vreun acord semnat de firma dumneavoastră. Semnul: nimeni nu poate spune ce conturi se folosesc și cine le plătește.

Nimeni nu știe ce e sigur de împărtășit. Fără o regulă, fiecare își trage singur linia. Unul nu lipește niciodată nume, altul lipește dosare întregi de clienți. Semnul: când întrebați doi oameni ce nu ar introduce niciodată în ChatGPT, primiți două răspunsuri diferite.

Răspunsurile ajung la clienți neverificate. Asistentul scrie un text fluent și sigur pe el, inclusiv atunci când greșește un preț, un termen de livrare sau un aspect juridic. Dacă un răspuns pleacă fără ca un om să-l citească având faptele la îndemână, greșeala pleacă sub numele dumneavoastră. Semnul: e-mailuri către clienți care nu seamănă deloc cu persoana care le-a trimis.

Cunoștințele pleacă odată cu omul. Prompturile care funcționează, șabloanele, conversațiile utile stau toate în istoricuri personale. Când angajatul pleacă, pleacă și contul, cu tot ce e în el. Semnul: cele mai bune practici din echipă le cunosc doar unul sau doi oameni care le-au descoperit.

Fiecare instrument e ales separat. Unul folosește ChatGPT, altul Gemini, al treilea o extensie de browser care citește fiecare pagină. Fiecare instrument are propriile condiții și propriul acces la datele dumneavoastră. Semnul: nimeni nu are o listă.

Cum vă dați seama care problemă e a dumneavoastră

Este o discuție, nu o anchetă. Oamenii vorbesc de obicei cu plăcere despre felul în care folosesc aceste instrumente, odată ce e clar că nimeni nu va fi pedepsit pentru asta.

  1. Întrebați echipa ce instrumente AI folosește și pentru ce. Faceți o listă scurtă, care poate fi completată și anonim: instrument, sarcină, cont personal sau al firmei. Dacă lista vă surprinde, prima cauză e a dumneavoastră.
  2. Verificați deconturile de cheltuieli și extrasele de card. Abonamentele personale decontate prin cheltuieli arată ce instrumente se folosesc cu adevărat.
  3. Întrebați ce introduc oamenii. Nume și e-mailuri ale clienților, contracte, prețuri, cifre financiare, cod, planuri interne. Orice e personal sau confidențial într-un cont personal este punctul cel mai urgent.
  4. Alegeți cinci texte recente trimise clienților și întrebați cum au fost scrise. Dacă vreunul a plecat redactat de asistent și neverificat, lipsește etapa de verificare.
  5. Căutați extensii de browser și pluginuri. Rugați-i pe oameni să deschidă lista de extensii. Un asistent care poate citi fiecare pagină din browser poate citi și CRM-ul și căsuța de e-mail deschise în acel browser.
  6. Verificați dacă e ceva scris. O politică, un mesaj în chatul echipei, un rând în regulamentul intern. Dacă nu există nimic, toate celelalte probleme decurg din asta.

Soluția, pas cu pas

Întâi ce e mai ieftin. Primii trei pași nu costă nimic și schimbă riscul chiar în aceeași săptămână.

  1. Scrieți o politică de utilizare a AI pentru angajați, de o singură pagină. Instrumentele aprobate, ce conturi, ce nu se introduce niciodată (datele cu caracter personal ale clienților și angajaților, parole și chei de acces, contracte și cifre confidențiale), ce rezultate au nevoie de verificarea unui om înainte să ajungă la client și pe cine întrebați. Limbaj simplu, o singură pagină, afișată acolo unde oamenii o văd.
  2. Spuneți clar că utilizarea AI este permisă. Scopul este ca utilizarea să iasă la vedere, nu să prindeți pe cineva. Oamenii cărora le e teamă că vor fi prinși își ascund utilizarea, iar utilizarea ascunsă este tocmai riscul.
  3. Opriți acum introducerea celor mai sensibile date. Înainte de orice achiziție, stabiliți că, de azi, datele cu caracter personal ale clienților și documentele confidențiale nu ajung în conturi personale. Această singură regulă elimină cea mai mare parte a expunerii.
  4. Treceți la conturi de firmă. Alegeți unul sau două instrumente și cumpărați-le pe firmă, cu un administrator care adaugă și elimină utilizatori. Citiți condițiile furnizorului privind utilizarea datelor în planul pentru firme și comparați-le cu propriile obligații privind protecția datelor înainte să lăsați date sensibile în instrument. Alegerea instrumentelor, configurarea accesului și scrierea împreună a acestor reguli sunt, de obicei, începutul proiectelor noastre de implementare AI în firmă.
  5. Țineți o bibliotecă comună de prompturi și șabloane. Instrucțiunile care funcționează pentru răspunsuri, rezumate și traduceri merg într-un dosar comun, astfel încât cunoștințele rămân în firmă, iar calitatea se uniformizează în toată echipa.
  6. Conectați AI la datele firmei doar prin integrări controlate. Când echipa vrea ca asistentul să folosească istoricul clientului sau datele despre tranzacții, conectați-l prin sistemul care gestionează deja permisiunile, nu copiind exporturi în chaturi. În proiectele noastre de CRM și analiză, asta înseamnă că asistentul vede ce are voie să vadă utilizatorul, și nimic în plus. Aceeași prudență se aplică atunci când un asistent le răspunde direct clienților; am scris despre asta în articolul despre dacă un chatbot AI ar trebui să le răspundă clienților dumneavoastră.
  7. Revizuiți politica la câteva luni. Instrumentele și condițiile se schimbă des. Puneți o dată în calendar pentru actualizarea listei de instrumente aprobate și a regulilor.

Ce măsurați

  • Ponderea utilizării AI pe conturile firmei față de cele personale, din lista echipei, verificată lunar până când utilizarea personală dispare.
  • Textele către clienți verificate de un om înainte de trimitere, prin verificări prin sondaj în fiecare lună.
  • Numărul de instrumente AI diferite în uz, care ar trebui să se restrângă la lista aprobată.
  • Întrebările pe care oamenii le aduc responsabilului de politică, ca semn că politica este citită și are încrederea lor; tăcerea înseamnă de obicei că este ignorată.

Unde intervenim noi

Un proprietar care are o seară la dispoziție și poartă o discuție sinceră poate afla cum folosește echipa AI și poate scrie prima pagină de reguli. Noi aducem ce stă în spatele ei: alegerea instrumentelor potrivite pentru datele dumneavoastră, conturi de firmă cu accese corecte, o politică pe care oamenii o respectă pentru că se potrivește cu munca lor și integrări care conectează AI la datele firmei fără să le copieze de colo-colo. Dacă preferați să începeți cu o privire din afară, ajunge un brief scurt cu instrumentele pe care echipa dumneavoastră le folosește azi.

Întrebări frecvente

Ar trebui să interzicem ChatGPT la locul de muncă?
O interdicție oprește rar utilizarea; o mută pe telefoanele personale, unde vedeți și mai puțin. De obicei e mai sigur să permiteți instrumente aprobate pe conturi ale firmei, cu o regulă scurtă, scrisă, despre ce se poate și ce nu se poate introduce în ele.
Ce ar trebui să cuprindă o politică de utilizare a AI pentru angajați?
Ce instrumente sunt aprobate și pe ce conturi, ce informații nu se introduc niciodată, ce sarcini au nevoie de verificarea unui om înainte ca ceva să ajungă la client, pe cine întrebați când nu sunteți siguri și cine răspunde de politică. Ar trebui să încapă pe o singură pagină, ca oamenii chiar să o citească.
Este sigur să introduc date ale clienților în ChatGPT?
Nu într-un cont personal, fără niciun acord între firma dumneavoastră și furnizor. Pentru un plan pentru firme, citiți mai întâi condițiile furnizorului privind utilizarea datelor și propriile obligații privind protecția datelor. Țineți datele cu caracter personal și cele confidențiale departe de instrument până când configurația a fost verificată exact pentru această utilizare.
Care este diferența dintre un cont ChatGPT personal și unul de firmă?
Contul de firmă aparține firmei: un administrator adaugă și elimină utilizatori, datelor li se aplică condițiile comerciale ale furnizorului, iar istoricul rămâne în firmă când cineva pleacă. Contul personal aparține angajatului, împreună cu tot ce a scris în el.

← Toate articolele