Tekoälyn käyttö työpaikalla ilman sääntöjä: mitä tehdä

Kukaan ei päättänyt sitä, mutta se on jo tapahtunut. Myynti luonnostelee vastauksia ChatGPT:llä, joku taloushallinnossa tiivistää sopimuksia sen avulla, toimistopäällikkö kääntää toimittajien sähköposteja ja kehittäjä liittää sinne koodia löytääkseen virheen. Tekoälyn käyttö työpaikalla on nykyään arkea useimmissa pienissä tiimeissä, yleensä henkilökohtaisilla tileillä ja yleensä ilman, että kukaan on kysynyt, mitä sinne syötetään.

Kaksi tavallista reaktiota ovat kieltäminen ja sivuuttaminen. Kielto työntää käytön henkilökohtaisiin puhelimiin, joissa et näe mitään. Sivuuttaminen tarkoittaa, että asiakastiedot, hinnat ja sisäiset asiakirjat ovat tileillä, joita yritys ei omista. On olemassa keskitie, ja sen ensimmäinen puolisko on yksinkertaisesti selvittää, mitä tapahtuu. Se vie yhden illan.

Miksi tekoälyn käyttö työpaikalla ilman sääntöjä muuttuu ongelmaksi

Yrityksen tiedot päätyvät henkilökohtaisille tileille. Kun joku liittää asiakkaan sähköpostin, sopimuksen tai hinnaston henkilökohtaiselle tilille, teksti on nyt tämän henkilön tunnusten alla ja palveluntarjoajan kuluttajaehtojen alaisena, ei minkään yrityksesi allekirjoittaman sopimuksen alla. Merkki: kukaan ei osaa sanoa, mitä tilejä käytetään tai kuka niistä maksaa.

Kukaan ei tiedä, mitä on turvallista jakaa. Ilman sääntöä jokainen vetää oman rajansa. Yksi ei koskaan liitä nimiä, toinen liittää kokonaisia asiakaskansioita. Merkki: kun kysyt kahdelta ihmiseltä, mitä he eivät koskaan syöttäisi ChatGPT:hen, saat kaksi eri vastausta.

Vastaukset menevät asiakkaille tarkistamatta. Avustaja kirjoittaa sujuvaa ja itsevarmaa tekstiä myös silloin, kun se on väärässä hinnasta, toimitusehdosta tai oikeudellisesta kohdasta. Jos vastaus lähtee ilman, että ihminen on lukenut sen tosiasiat käsillään, virhe lähtee sinun nimissäsi. Merkki: asiakasviestit, jotka eivät kuulosta lähettäjältään.

Osaaminen lähtee ihmisen mukana. Toimivat kehotteet, mallipohjat ja hyödylliset keskustelut ovat henkilökohtaisissa historioissa. Kun työntekijä lähtee, tili ja kaikki sen sisältö lähtevät mukana. Merkki: tiimin parhaat käytännöt tuntee vain se yksi tai pari ihmistä, jotka ne löysivät.

Jokainen työkalu valitaan erikseen. Yksi käyttää ChatGPT:tä, toinen Geminiä, kolmas selainlaajennusta, joka lukee jokaisen sivun. Jokaisella työkalulla on omat ehtonsa ja oma pääsynsä tietoihisi. Merkki: kenelläkään ei ole listaa.

Näin tunnistat, mikä koskee sinua

Tämä on keskustelu, ei tutkinta. Ihmiset kertovat yleensä mielellään, miten he käyttävät näitä työkaluja, kun on selvää, ettei ketään rangaista siitä.

1. Kysy tiimiltä, mitä tekoälytyökaluja he käyttävät ja mihin. Tee siitä lyhyt lista, jonka voi täyttää nimettömästi: työkalu, tehtävä, henkilökohtainen vai yrityksen tili. Jos lista yllättää sinut, ensimmäinen syy koskee sinua.
2. Tarkista kulukorvaukset ja korttiotteet. Henkilökohtaiset tilaukset, jotka korvataan kulukorvauksina, näyttävät, mitä työkaluja oikeasti käytetään.
3. Kysy, mitä he liittävät. Asiakkaiden nimet ja sähköpostiosoitteet, sopimukset, hinnat, taloudelliset luvut, koodi, sisäiset suunnitelmat. Kaikki henkilökohtainen tai luottamuksellinen henkilökohtaisella tilillä on kiireellisin kohta.
4. Valitse viisi tuoretta asiakkaille lähtenyttä tekstiä ja kysy, miten ne kirjoitettiin. Jos jokin niistä lähti avustajan luonnoksena tarkistamatta, tarkistusvaihe puuttuu.
5. Etsi selainlaajennuksia ja lisäosia. Pyydä ihmisiä avaamaan laajennuslistansa. Avustaja, joka voi lukea jokaisen selaimen sivun, voi lukea myös CRM:si ja sähköpostisi samassa selaimessa.
6. Tarkista, onko mitään kirjattu. Ohjeistus, viesti tiimin chatissa, rivi henkilöstöoppaassa. Jos mitään ei ole, kaikki muut ongelmat seuraavat siitä.

Korjaus järjestyksessä

Halvin ensin. Kolme ensimmäistä vaihetta eivät maksa mitään ja muuttavat riskiä jo samalla viikolla.

1. Kirjoita työntekijöille yhden sivun tekoälyohjeistus. Hyväksytyt työkalut, mitkä tilit, mitä ei koskaan syötetä (asiakkaiden ja henkilöstön henkilötiedot, salasanat ja käyttöavaimet, luottamukselliset sopimukset ja luvut), mitkä tuotokset vaativat ihmisen tarkistuksen ennen kuin ne päätyvät asiakkaalle ja keneltä kysytään. Selkeä kieli, yksi sivu, esillä paikassa, jossa ihmiset näkevät sen.
2. Sano selvästi, että tekoälyn käyttö on sallittua. Tavoite on tuoda käyttö näkyville, ei saada ketään kiinni. Kiinnijäämistä pelkäävät piilottavat käyttönsä, ja piilotettu käyttö on se riski.
3. Lopeta arkaluonteisimpien tietojen liittäminen nyt. Ennen mitään hankintoja sovi, että asiakkaiden henkilötiedot ja luottamukselliset asiakirjat pidetään tästä päivästä alkaen poissa henkilökohtaisilta tileiltä. Tämä yksi sääntö poistaa suurimman osan altistumisesta.
4. Siirry yritystileihin. Valitse yksi tai kaksi työkalua ja hanki ne yrityksen nimiin, niin että ylläpitäjä lisää ja poistaa käyttäjiä. Lue palveluntarjoajan yritystilauksen tietojen käyttöä koskevat ehdot ja vertaa niitä omiin tietosuojavelvoitteisiisi, ennen kuin päästät arkaluonteisia tietoja sisään. Työkalujen valinta, käyttöoikeuksien asettaminen ja näiden sääntöjen kirjoittaminen yhdessä on se, mistä tekoälyn käyttöönottoprojektimme yleensä alkavat.
5. Pidä yhteistä kehote- ja mallipohjakirjastoa. Ohjeet, jotka toimivat vastauksissa, tiivistelmissä ja käännöksissä, tallennetaan jaettuun kansioon, jotta osaaminen jää yritykseen ja laatu tasoittuu koko tiimissä.
6. Yhdistä tekoäly yrityksen tietoihin vain hallittujen integraatioiden kautta. Kun tiimi haluaa avustajan käyttävän asiakashistoriaa tai kauppatietoja, yhdistä se järjestelmän kautta, jossa käyttöoikeudet jo ovat, äläkä kopioi vientitiedostoja keskusteluihin. CRM- ja analytiikkaprojekteissamme se tarkoittaa, että avustaja näkee sen, minkä käyttäjä saa nähdä, eikä mitään muuta. Sama varovaisuus pätee, kun avustaja vastaa asiakkaille suoraan; käsittelimme sitä artikkelissa pitäisikö tekoäly chatbotin vastata asiakkaillesi.
7. Käy ohjeistus läpi muutaman kuukauden välein. Työkalut ja ehdot muuttuvat usein. Merkitse kalenteriin päivä, jolloin päivität hyväksyttyjen työkalujen listan ja säännöt.

Mitä mitata

• Yrityksen tileillä tapahtuvan tekoälyn käytön osuus henkilökohtaisiin verrattuna, tiimin listasta, kuukausittain kunnes henkilökohtainen käyttö on loppunut.
• Asiakkaille lähtevät tekstit, jotka ihminen on tarkistanut ennen lähettämistä, pistokokein kuukausittain.
• Käytössä olevien eri tekoälytyökalujen määrä, jonka pitäisi supistua hyväksyttyyn listaan.
• Ohjeistuksen omistajalle esitetyt kysymykset merkkinä siitä, että ohjeistus luetaan ja siihen luotetaan; hiljaisuus tarkoittaa yleensä, että sitä ei noudateta.

Missä me tulemme mukaan

Yrittäjä voi yhden illan ja rehellisen keskustelun avulla selvittää, miten tiimi käyttää tekoälyä, ja kirjoittaa sääntöjen ensimmäisen sivun. Me tuomme sen taustalla olevan järjestelyn: tietoihisi sopivien työkalujen valinnan, yritystilit oikeilla käyttöoikeuksilla, ohjeistuksen, jota ihmiset noudattavat, koska se vastaa heidän työtään, sekä integraatiot, jotka yhdistävät tekoälyn yrityksen tietoihin kopioimatta niitä paikasta toiseen. Jos haluat mieluummin aloittaa ulkopuolisella näkemyksellä, lyhyt brief toimistollemme tiimisi nykyisistä työkaluista riittää.

← Kaikki artikkelit