Senki nem döntött róla, mégis megtörtént. Az értékesítés a ChatGPT-ben fogalmazza a válaszokat, a pénzügyön valaki szerződéseket foglaltat össze vele, az irodavezető beszállítói leveleket fordít, egy fejlesztő pedig kódot másol be, hogy megtalálja a hibát. A ChatGPT a munkahelyen ma a legtöbb kis csapatban természetes, többnyire magánfiókokon, és többnyire úgy, hogy senki nem kérdezte meg, mi kerül bele.
A két szokásos reakció a tiltás és a figyelmen kívül hagyás. A tiltás a magántelefonokra tolja a használatot, ahol semmit sem látsz. A figyelmen kívül hagyás azt jelenti, hogy ügyféladatok, árak és belső dokumentumok olyan fiókokban vannak, amelyek nem a cégé. Van középút, és az első fele egyszerűen annak kiderítése, mi történik, ami egy estét vesz igénybe.
Miért lesz gond a szabályok nélküli ChatGPT a munkahelyen
A céges adatok magánfiókokba kerülnek. Amikor valaki egy ügyféllevelet, egy szerződést vagy egy árlistát másol be egy magánfiókba, az a szöveg onnantól az illető bejelentkezése alatt és a szolgáltató magánfelhasználói feltételei szerint él, nem egy olyan megállapodás szerint, amelyet a céged aláírt. A jel: senki nem tudja megmondani, mely fiókok vannak használatban, és ki fizeti őket.
Senki nem tudja, mit szabad megosztani. Szabály nélkül mindenki maga húzza meg a határt. Az egyik soha nem ír be neveket, a másik teljes ügyfélaktákat másol be. A jel: ha megkérdezel két embert, mit nem írnának be soha a ChatGPT-be, két különböző választ kapsz.
A válaszok ellenőrzés nélkül mennek ki az ügyfeleknek. Az asszisztens gördülékeny, magabiztos szöveget ír, akkor is, ha téved egy árban, egy szállítási feltételben vagy egy jogi kérdésben. Ha egy válasz úgy megy ki, hogy egy ember nem olvasta el a tényekkel a kezében, a hiba a te neved alatt megy ki. A jel: olyan ügyfélnek szóló levelek, amelyek nem úgy szólnak, mint aki küldte őket.
A tudás az emberrel együtt távozik. A működő promptok, sablonok, hasznos beszélgetések mind magánelőzményekben vannak. Amikor a munkatárs távozik, a fiók és minden, ami benne van, vele megy. A jel: a csapat legjobb gyakorlatait csak az az egy-két ember ismeri, aki rájuk talált.
Minden eszközt külön választanak. Az egyik ChatGPT-t használ, a másik Geminit, a harmadik egy böngészőbővítményt, amely minden oldalt elolvas. Minden eszköznek saját feltételei és saját hozzáférése van az adataidhoz. A jel: senkinek nincs listája.
Hogyan derítsd ki, melyik a tiéd
Ez beszélgetés, nem nyomozás. Az emberek általában szívesen elmondják, hogyan használják ezeket az eszközöket, ha világos, hogy senkit nem büntetnek meg érte.
- Kérdezd meg a csapatot, milyen AI-eszközöket használnak és mire. Legyen ez egy rövid lista, amelyet névtelenül is ki lehet tölteni: eszköz, feladat, magán- vagy céges fiók. Ha a lista meglep, az első ok a tiéd.
- Nézd át a költségelszámolásokat és a kártyakivonatokat. A költségtérítéssel visszafizetett magánelőfizetések megmutatják, mely eszközök vannak valóban használatban.
- Kérdezd meg, mit másolnak be. Ügyfélnevek és e-mail-címek, szerződések, árak, pénzügyi adatok, kód, belső tervek. Bármilyen személyes vagy bizalmas adat magánfiókban a legsürgősebb pont.
- Válassz ki öt friss, ügyfeleknek szóló szöveget, és kérdezd meg, hogyan készültek. Ha bármelyik asszisztens által fogalmazva és ellenőrzés nélkül ment ki, hiányzik az ellenőrzési lépés.
- Keress böngészőbővítményeket és pluginokat. Kérd meg az embereket, hogy nyissák meg a bővítménylistájukat. Egy asszisztens, amely a böngésző minden oldalát olvassa, ugyanabban a böngészőben a CRM-edet és a postafiókodat is olvassa.
- Nézd meg, le van-e írva bármi. Szabályzat, egy üzenet a csapatcsatornában, egy sor a kézikönyvben. Ha semmi nincs, minden más probléma ebből következik.
A megoldás, sorrendben
A legolcsóbb van elöl. Az első három lépés semmibe nem kerül, és még azon a héten csökkenti a kockázatot.
- Írj egyoldalas AI-használati szabályzatot a munkavállalóknak. Jóváhagyott eszközök, milyen fiókokkal, mi nem kerülhet bele soha (az ügyfelek és a munkatársak személyes adatai, jelszavak és hozzáférési kulcsok, bizalmas szerződések és számok), mely kimeneteket kell egy embernek ellenőriznie, mielőtt az ügyfélhez érnek, és kit lehet kérdezni. Egyszerű nyelven, egy oldalon, kitűzve oda, ahol látják.
- Mondd ki egyértelműen, hogy az AI használata megengedett. A cél az, hogy a használat a nyilvánosság elé kerüljön, nem az, hogy bárkit rajtakapj. Aki fél, hogy rajtakapják, eltitkolja a használatot, és az eltitkolt használat a kockázat.
- Állítsd le most a legérzékenyebb bemásolást. Még minden vásárlás előtt állapodjatok meg, hogy az ügyfelek személyes adatai és a bizalmas dokumentumok mától nem kerülnek magánfiókokba. Ez az egy szabály megszünteti a kitettség nagy részét.
- Térjetek át céges fiókokra. Válassz egy-két eszközt, és vásárold meg a cég nevére, egy adminisztrátorral, aki hozzáadja és eltávolítja az embereket. Olvasd el a szolgáltató adatfelhasználási feltételeit az üzleti csomagra, és vesd össze őket a saját adatvédelmi kötelezettségeiddel, mielőtt érzékeny adatokat engedsz be. Az eszközök kiválasztása, a hozzáférések beállítása és ezeknek a szabályoknak a közös megírása rendszerint így indítja AI-bevezetési projektjeinket.
- Tartsatok közös prompt- és sablonkönyvtárat. A válaszokhoz, összefoglalókhoz és fordításokhoz bevált utasítások egy közös mappába kerülnek, így a tudás a cégnél marad, és a minőség kiegyenlítődik a csapatban.
- Az AI-t csak ellenőrzött integrációkon keresztül kösd össze a céges adatokkal. Ha a csapat azt szeretné, hogy az asszisztens használja az ügyfélelőzményeket vagy az üzletek adatait, azon a rendszeren keresztül kösd be, amely már kezeli a jogosultságokat, ne exportok chatbe másolásával. CRM- és analitikai projektjeinkben ez azt jelenti, hogy az asszisztens azt látja, amit a felhasználó láthat, és semmi többet. Ugyanez az óvatosság érvényes, ha egy asszisztens közvetlenül az ügyfeleknek válaszol; erről abban a cikkben írtunk, hogy válaszoljon-e AI chatbot az ügyfeleidnek.
- Néhány havonta nézd át a szabályzatot. Az eszközök és a feltételek gyakran változnak. Tegyél be egy dátumot a naptárba, hogy frissítsd a jóváhagyott eszközök listáját és a szabályokat.
Mit mérj
- Az AI-használat mekkora része fut céges fiókon a magánfiókok helyett, a csapatlista alapján, havonta átnézve, amíg a magánhasználat el nem tűnik.
- Az ügyfeleknek szóló szövegek, amelyeket küldés előtt ember ellenőrzött, havi szúrópróbával.
- A használatban lévő különböző AI-eszközök száma, amelynek a jóváhagyott listára kell zsugorodnia.
- A kérdések, amelyekkel az emberek a szabályzat gazdájához fordulnak, annak jeleként, hogy a szabályzatot olvassák és bíznak benne; a csend általában azt jelenti, hogy figyelmen kívül hagyják.
Hol lépünk be mi
Egy tulajdonos egy estével és egy őszinte beszélgetéssel kideríti, hogyan használja a csapat az AI-t, és megírja a szabályok első oldalát. Mi a mögötte álló rendszert hozzuk: az adataidhoz illő eszközök kiválasztását, céges fiókokat megfelelő hozzáférésekkel, egy szabályzatot, amelyet az emberek betartanak, mert illeszkedik a munkájukhoz, és integrációkat, amelyek másolgatás nélkül kötik össze az AI-t a céges adatokkal. Ha inkább egy külső nézőponttal kezdenél, elég egy rövid brief arról, milyen eszközöket használ ma a csapatod.
